Qu’est-ce que la tenue des livres?

Le présent article ayant un but éducatif, il n’a pas valeur d’avis juridique, financier ou fiscal. Pour obtenir des conseils précis concernant votre entreprise, veuillez communiquer avec un professionnel.

Le maintien de finances d’entreprise équilibrées implique la prise en compte de chacune de vos transactions financières. Ces informations sont non seulement essentielles à des fins fiscales, mais elles permettent également d’assurer la visibilité de la trésorerie de votre entreprise. Plus vos registres sont précis et à jour, plus il est facile de gérer les finances de votre petite entreprise.

Les dossiers financiers doivent être tenus à jour quotidiennement. Mais la plupart des petites entreprises n’ont ni le temps ni les ressources nécessaires pour tenir elles-mêmes ces registres. C’est pourquoi elles font souvent appel à un comptable ou à un logiciel de comptabilité automatisé pour documenter leurs transactions et maintenir leurs livres à jour.

Sans une tenue des comptes appropriée, les entreprises peuvent se retrouver vulnérables face à des problèmes de conformité fiscale ou à des zones grises dans leur flux de trésorerie.

Exemples de tâches de tenue des comptes

La tenue des comptes est un élément essentiel de la gestion financière d’une entreprise. Et cette discipline englobe un large éventail de tâches différentes. Dans le cadre de ses responsabilités, un teneur de livres peut être amené à :

• tenir un registre de toutes les transactions financières

• gérer les flux bancaires d’une entreprise et réconcilier ses comptes commerciaux

• gérer les comptes clients et les comptes fournisseurs

• gérer la paie de l’entreprise

• surveiller la dépréciation des actifs de l’entreprise

• aider les comptables à préparer les rapports et les états financiers

• saisir les données et collaborer à la préparation des déclarations de revenus

Les teneurs de livres peuvent également contribuer à l’amélioration du processus comptable en utilisant un logiciel basé dans le nuage pour automatiser et rationaliser les tâches de tenue de comptes.

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Quelle est la différence entre tenue des comptes et comptabilité?

Votre petite entreprise utilise déjà les services d’un comptable, alors a-t-elle vraiment besoin d’un teneur de livres? Si les termes « comptabilité » et « tenue de livres » sont souvent utilisés de manière interchangeable, la définition d’un comptable est différente de celle d’un teneur de livres.

Le travail d’un teneur de livres consiste à effectuer le suivi des transactions financières quotidiennes des clients de l’entreprise. Le comptable, quant à lui, gère plutôt toutes les facettes de la situation financière. Les comptables travaillent souvent en collaboration avec les teneurs de livres, analysant et examinant les données qu’ils inscrivent dans les livres comptables d’une entreprise au cours d’un exercice donné.

Questions fréquentes au sujet de la tenue de livres

Qu’est-ce que le système de comptabilité en partie double?

Les personnes qui ne sont pas familières avec la discipline de la comptabilité ne connaissent peut-être pas la signification de termes tels que « partie simple » et « partie double ».

La comptabilité en partie double repose sur le principe selon lequel toute transaction comporte deux parties : un crédit d’un côté et un débit de l’autre. Par exemple, si une petite entreprise contracte un prêt de 10 000 $, celui-ci sera enregistré deux fois dans un système en partie double. Un crédit de 10 000 $ sera porté à l’actif tandis qu’un débit de 10 000 $ sera porté au passif.

Dois-je embaucher un comptable à l’interne ou externaliser cette tâche?

Plusieurs options s’offrent aux entreprises en ce qui a trait à la tenue de livres. Elles peuvent embaucher leur propre équipe interne, externaliser cette fonction à une société tierce ou adopter un mode hybride entre les deux.

Du personnel en interne vous offrira une disponibilité et une aide immédiates lorsque vous en aurez besoin. Cependant, vous devez vous attendre à ce que vos frais généraux soient plus élevés une fois leur salaire et leur cotisation de retraite pension pris en compte. L’externalisation, en revanche, peut s’avérer beaucoup plus rentable et mieux adaptée aux besoins des PME.

Une autre approche consiste à utiliser un logiciel de comptabilité automatisé et à confier à une personne ou à une petite équipe la responsabilité de sa mise en œuvre, parallèlement aux tâches auxquelles ces personnes sont déjà affectées.

Puis-je tenir ma propre comptabilité?

Il peut être plus rentable pour les micro-entreprises et les entreprises individuelles de tenir leur propre comptabilité tout en faisant aussi appel à un comptable pour certains dossiers. Il existe de nombreux cours de comptabilité gratuits qui peuvent permettre aux PME de s’initier à cette discipline.

Grâce aux logiciels de gestion automatisée, il peut être facile d’intégrer des tâches comptables de base à vos opérations commerciales existantes.