Gestió bàsica de l’inventari

La gestió de l’inventari de Square et proporciona les eines bàsiques per mantenir un recompte exacte de les existències que tens a la col·lecció d’articles. Per als articles amb l’inventari activat, el recompte d’existències s’actualitzarà en funció de les vendes registrades des del TPV Square.

Nota: tot i que el recompte d’existències es pot gestionar des de l’aplicació de TPV Square, els avisos de nivell baix d’existències es gestionen des del Tauler de control en línia.

Assegura’t que fas servir la última versió de l’aplicació de Square en un dispositiu compatible.

Activa la gestió de l’inventari

Accions sobre les existències

Les accions sobre les existències et permeten modificar els nivells d’existències i indicar-ne els motius. Per exemple, pots afegir o eliminar existències i indicar-ne els motius com ara existències rebudes, recompte d’inventari, danys, robatori, pèrdua i devolucions.

Gestiona l’inventari per articles

Amb la funció d’inventari activada, pots rebre avisos al Tauler de control quan hi hagi poques existències o articles exhaurits i d’aquesta manera sabràs quan cal tornar a fer una comanda i reposar-los.

Al Tauler de control en línia de Square:

1. Ves a Articles i comandes > Col·lecció d’articles al Tauler de control de Square.

2. Selecciona un article de la llista.

3. Per modificar l’inventari per variant d’article, fes clic a la fila de la variant.

4. A Acció sobre les existències, escriu el motiu de la modificació de les existències.

   •  Si selecciones Existències rebudes o Devolució d’existències, la quantitat introduïda a la secció Afegeix existències se sumarà al recompte.

   • Si selecciones Recompte d’inventari, es mostrarà la quantitat actual d’existències. Escriu aquesta quantitat nova a la secció Existències disponibles per actualitzar-la.

   • Si selecciones Dany, Robatori, Pèrdua, apareixerà Elimina existències perquè puguis introduir el nombre d’unitats afectades. La quantitat introduïda es deduirà automàticament del recompte d’existències actual per al punt de venda que correspongui.

5. Activa els avisos: selecciona el botó Avís de nivell baix d’existències i introdueix una quantitat. Si les existències baixen per sota del llindar establert, es generarà un avís.

6. Fes clic a Fet > Desa per confirmar la modificació.

Des de l’aplicació de TPV Square:

1. Toca Més a la barra de navegació de la part inferior de la pantalla i selecciona Articles > Tots els articles.

2. Crea o selecciona’n un.

3. Introdueix una quantitat d’existències a la informació de l’article o toca Preus, mides o SKU per afegir existències a un article amb diverses variants.

4. Per ajustar les existències, toca la quantitat d’existències, selecciona un motiu i introdueix la quantitat nova.

5. Desa.

També pots anar directament al pas 3 prement de manera continuada un producte de la graella d’articles de l’aplicació.

Nota:

• si tens diversos punts de venda, tot el que té a veure amb l’inventari funciona de manera independent per a cada punt de venda, sigui a l’hora de crear-lo, de modificar-lo o de fer-ne un seguiment.

• També pots actualitzar la configuració d’avisos de l’inventari en qualsevol moment des de Notificacions per correu electrònic al Tauler de control en línia de Square.

Ajustos d’existències unitàries al Tauler de control de Square

Les existències que rebis sovint poden estar en unitats diferents de les que es fan servir per vendre l’article. Per exemple, les ampolles de vi es poden rebre en caixes, però es venen per ampolles. Pots crear un valor unitari personalitzat per a les ampolles perquè les caixes rebudes també es puguin mostrar com a ampolles a l’inventari. Tingues en compte que les conversions d’unitats no es poden crear ni actualitzar al TPV. Si vols incloure més d’una unitat personalitzada, has de crear-les a la secció Unitats abans d’anar a Variants per fer els ajustos d’existències. 

Variant única:

1. A la pestanya Article del Tauler de control de Square, ves a Col·lecció d’articles i selecciona’n un que vulguis modificar.

2. Desplaça’t cap avall fins a Variants i fes clic a la que vulguis modificar.

3. A la pantalla emergent Modifica la variant, selecciona el menú desplegable Gestiona les existències > Acció sobre les existències.

4. Tria el motiu de la modificació de les existències entre Existències rebudes, Recompte de l’inventari, Danys, Pèrdua, Robatori i Devolució d’existències i introdueix el nombre d’unitats.

5. Per acabar, fes clic a Fet > Desa.

Variants múltiples:

1. A la pestanya Article del Tauler de control de Square, ves a Col·lecció d’articles i selecciona’n un que vulguis modificar.

2. Desplaça’t cap avall fins a Variants i fes clic a la que vulguis modificar.

3. A la pantalla emergent Modifica la variant, selecciona el menú desplegable Gestiona les existències > Acció sobre les existències.

4. Tria el motiu del canvi entre Existències rebudes, Recompte de l’inventari, Danys, Pèrdua, Robatori i Devolució d’existències.

5. Es mostraran els diversos tipus d’unitat que has creat per a aquest l’article (per exemple, caixa, ampolla, copa), selecciona la unitat que vols canviar i introdueix-ne la quantitat.

6. Per acabar, fes clic a Fet > Desa.

Per saber com fer-ho en altres dispositius, consulta l’article Crea i gestiona els articles des de l’aplicació de Square.

Marca els articles com a exhaurits

Encara que no facis un seguiment de l’inventari, pots marcar un article o una variant d’article com a exhaurit si ja no es pot vendre.

Al Tauler de control en línia de Square:

1. Ves a Articles i comandes > Articles al Tauler de control de Square.

2. Selecciona els articles o les variants d’articles que vols marcar com a exhaurits.

3. Fes clic a Modifica les dades de la variant > Gestiona les existències.

4. Activa o desactiva l’opció Marca com a exhaurit al punt de venda i online.

5. Fes clic a Fet.

Des de l’aplicació de TPV Square:

1. Toca Més a la barra de navegació de la part inferior de la pantalla i selecciona Articles > Tots els articles.

2. Selecciona els articles o les variants d’articles que vols marcar com a exhaurits.

3. A la pantalla Modifica l’article, toca les variants per obrir la pantalla Modifica la variant.

4. Activa o desactiva l’opció Marca com a exhaurit en aquest punt de venda.

5. Toca Fet > Desa.

Nota: d’aquesta manera, també es marcarà l’article o la variant com a exhaurit a Vendes en línia Square.

Programa una reposició automàtica

Pots programar que els articles marcats com a Exhaurits es reposin de manera automàtica. Tria un dia i una hora específics o bé el tancament de la jornada laboral per actualitzar l’inventari.

Per programar una reposició automàtica:

1. Al Tauler de control de Square, ves a Articles i comandes  > Articles  >  Col·lecció d’articles.

2. Selecciona l’article que vols programar.

3. A Variants, fes clic a Recompte d’existències. Nota: si no hi ha existències, pot ser que al recompte s’indiqui amb el valor Cap o un guió.

4. S’obrirà la finestra Modifica la variant. A Gestiona les existències, activa l’opció Marca com a exhaurit i Tria quan vols tornar a posar-lo a la venda.

5. Pots optar per mantenir la reposició programada per al final del dia feiner o fer servir el selector de dates per triar una data i una hora personalitzades.

6. Selecciona Fet > Desa.

Un cop hagis programat l’hora de la reposició automàtica, es mostrarà la icona d’un calendari a la línia Existències, a sota de les variants de l’article.

Nota: el tancament del dia es basa en l’horari comercial que hagis establert. Per modificar-lo, ves a la pàgina Compte i configuració > Negoci > Punts de venda.

Activa l’inventari en bloc

Pots activar la gestió de l’inventari a partir d’un fitxer en format Excel (.xlsx) o CSV:

1. Ves a la Pestanya Col·lecció d’articles i fes clic a Accions > Importa la col·lecció.

2. Fes clic a Importa l’inventari i tria Modifica la col·lecció d’articles o Reemplaça la col·lecció d’articles > Següent.

3. Selecciona Descarrega la nostra plantilla (el fitxer conté tota la teva col·lecció d’articles).

4. Obre’l i afegeix l’inventari per articles a la columna Quantitat nova. Desa el fitxer a l’ordinador com a document d’Excel (.xlsx) o CSV.

5. Arrossega’l i deixa’l anar a la finestra Importa l’inventari i fes clic a Puja.

Nota: ara per ara, no es pot activar i gestionar l’inventari des de l’aplicació de Square, només es pot fer des del Tauler de control.

Gestiona articles individuals de l’inventari

1. Ves a la Col·lecció d’articles.

2. Per consultar els articles exhaurits i amb poques existències de totes les categories, selecciona Totes les categories o Tot l’inventari a l’extrem superior esquerre.

3. Fes clic en un article per modificar la quantitat que hi ha En existències. Fes clic a Gestiona els avisos i l’inventari d’articles per augmentar-ne o disminuir-ne la quantitat.

4. Per gestionar els avisos d’existències, marca la casella Avís i configura’n el llindar. Si les existències arriben o baixen per sota d’aquesta quantitat, es generarà un correu electrònic sobre l’estat de les existències.

5. Fes clic a Desa.

Gestiona l’inventari en bloc

L’eina d’importació et permet descarregar un informe de l’inventari actual i modificar-ne les quantitats en bloc. Aquesta funció és especialment útil per afegir existències noves a l’inventari i verificar la quantitat de productes que tens ara.

Per baixar un informe de l’inventari o actualitzar-lo en bloc:

1. Fes clic a Accions > Importa la col·lecció.

2. Tria Modifica la col·lecció d’articles o Substitueix la col·lecció d’articles > Següent.

3. Fes clic a Descarrega la nostra plantilla per baixar l’informe actual de l’inventari en format Excel (.xlsx) o CSV.

4. En aquest informe, actualitza els valors de Llindar de l’avís i Quantitat nova i desa el fitxer a l’ordinador. No modifiquis cap altra columna per evitar problemes a l’hora de pujar el fitxer.

5. Arrossega i deixa anar el fitxer desat a la finestra Importa l’inventari i fes clic a Puja.

6. Un cop s’hagi acabat de pujar el fitxer, fes clic a Confirma la importació per validar els canvis.

7. Fes clic a Fet.

8. Selecciona Exporta l’inventari al menú desplegable per baixar, desar, imprimir aquesta informació i tenir-la arxivada.

Fes un seguiment de l’inventari des del TPV Square

Quan registres una venda amb l’aplicació de Square, les existències de l’inventari disminueixen automàticament per reflectir el recompte d’articles actualitzat.

El fet que hi hagi articles exhaurits, no impedeix que puguis completar-ne la venda amb el TPV Square. L’inventari s’actualitzarà al Tauler de control de Square per mostrar qualsevol article exhaurit, però sempre podràs registrar aquestes vendes.

Inventari de components