Importer des articles en masse dans le Tableau de bord Square
À propos de l’importation en masse d’articles
Si vous souhaitez ajouter plusieurs articles à votre catalogue en une seule fois, vous pouvez utiliser l’outil d’importation d’articles de Square pour effectuer des ajouts ou des modifications en masse à votre catalogue à l’aide d’une feuille de calcul. La fonctionnalité d’importation est utile si vous avez un grand catalogue d’articles, plutôt que de saisir ou de mettre à jour manuellement les articles un par un. L’outil d’importation peut être utilisé pour télécharger votre catalogue pour la première fois, pour y apporter des modifications ou pour le transférer vers un autre compte Square.
Avant de commencer
Vous pouvez importer en masse des articles dans le Tableau de bord Square par le biais d’un navigateur Web sur un ordinateur portable ou de bureau.
Si vous utilisez l’outil d’importation pour apporter des modifications à un catalogue d’articles existant, nous vous recommandons d’exporter une copie de votre catalogue et d’enregistrer un fichier distinct avant de continuer. De cette façon, vous pourrez toujours revenir au catalogue antérieur si vous rencontrez des problèmes ou si vous perdez des informations.
Étape 1. Télécharger le modèle de votre catalogue
Lorsque vous téléchargez votre modèle de catalogue d’articles, le fichier est formaté en texte et non en chiffres. Si vous souhaitez utiliser le modèle pour exécuter des fonctions avec des nombres, vous devez appliquer un format numérique au fichier téléchargé.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et cliquez sur Articles.
- Cliquez sur le menu déroulant Actions, puis sur Exporter le catalogue.
- Cliquez sur Catalogue vierge à importer pour télécharger le modèle.
- Cliquez sur Exporter pour télécharger le modèle. Le fichier Excel (.xlsx) est alors automatiquement téléchargé sur votre bureau.
- Ouvrez le fichier téléchargé. Le nom du fichier est « template-AAAA-MM-JJ-XXXX.xlsx ».
- Consultez les instructions en haut du fichier et le texte donné en exemple au-dessus de chaque champ de colonne avant de commencer la modification.
Avant d’exporter votre catalogue, mettez à jour vos filtres en fonction des articles que vous souhaitez exporter. L’exportation contient uniquement les articles que vous visualisez actuellement.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et cliquez sur Articles.
- Cliquez sur le menu déroulant Actions, puis sur Exporter le catalogue.
- Choisissez d’exporter tous les articles ou les articles correspondant aux filtres appliqués.
- Choisissez entre un format de fichier Excel ou CSV (nous vous recommandons fortement de télécharger le format Excel [.xlsx]).
- Cliquez sur Exporter. Une feuille de calcul est alors téléchargée sur votre ordinateur.
Étape 2. Transférer des articles entre deux comptes Square (facultatif)
Cette étape ne concerne que les vendeurs Square qui souhaitent transférer des articles entre des comptes Square. Si ce n’est pas votre intention, passez directement à l’étape 3.
Si vous avez créé un nouveau compte Square et que vous souhaitez transférer des articles d’un compte Square existant vers un nouveau compte, l’outil d’importation/exportation peut être utilisé, mais des étapes supplémentaires sont nécessaires.
Une fois que vous avez téléchargé votre fichier Excel, vous devez y apporter quelques modifications avant de transférer vos articles vers votre deuxième compte.
Supprimer les jetons spécifiques à un point de vente
Les jetons sont des étiquettes uniques créées par Square pour chaque variante d’article. Pour transférer des articles dans un nouveau compte, le champ du jeton doit être vide.
Ne supprimez pas la colonne entière. La colonne « Jeton » et son en-tête sont nécessaires pour réussir l’importation.
Modifier les noms spécifiques à un point de vente
Si votre nouveau compte contient différents noms de points de vente, vous devrez mettre à jour les noms des points de vente dans les en-têtes spécifiques aux points de vente pour qu’ils correspondent aux nouveaux noms des points de vente. Si vous n’utilisez pas la gestion des stocks, la plupart des valeurs des cellules peuvent être vides, et vous pouvez les laisser vides.
Si le compte à partir duquel vous copiez les données contient :
plus de points de vente que le nouveau compte, vous n’avez pas besoin de supprimer les colonnes supplémentaires spécifiques au point de vente. Les colonnes supplémentaires seront ignorées.
moins de points de vente que le nouveau compte, vous devez ajouter le nombre manquant de colonnes spécifiques au point de vente. La seule colonne spécifique au point de vente que tous les points de vente doivent avoir est la colonne « Point de vente activé ». Les autres colonnes spécifiques au point de vente sont facultatives.
Étape 3. Modifier la feuille de calcul du catalogue d’articles
Pour modifier votre fichier Excel (.xlsx), nous vous recommandons d’utiliser la version la plus récente du tableur.
- Modifiez les colonnes du modèle en fonction des informations de vos articles. Lorsque vous modifiez le modèle :
- Vous ne pouvez pas créer ou modifier un type d’unité ou une précision d’unité à partir d’une feuille de calcul Excel. Vous avez seulement la possibilité de sélectionner l’une des unités existantes dans le menu déroulant de la cellule.
- Ne modifiez jamais les données de la colonne « Jeton ».
- Ne réorganisez pas et ne supprimez pas les colonnes. Si vous modifiez les colonnes, une erreur se produira lorsque vous importerez le catalogue dans votre Tableau de bord.
- Si vous laissez le champ Catégorie vide, l’article apparaîtra comme « Sans catégorie » dans le catalogue d’articles du Tableau de bord. Si vous réimportez un article existant qui appartient déjà à une catégorie et que vous laissez le champ « Catégorie » vide, il ne sera pas supprimé de la catégorie existante à laquelle il appartient.
- Toutes les nouvelles valeurs saisies dans la colonne « Catégorie » créeront de nouvelles catégories dans le catalogue d’articles du Tableau de bord.
- Si vous laissez le champ Prix vide ou si vous saisissez le mot « Variable », un article à prix variable sera créé.
- Si vous laissez le champ Groupe de modificateurs vide, l’option sera désactivée par défaut. Inscrivez la valeur « Oui » dans le champ « Groupe de modificateurs » pour appliquer un modificateur spécifique à un article.
- Toute modification apportée à la colonne Nouvelle quantité d’un article remplacera la quantité actuelle de cet article. Si vous indiquez zéro dans la colonne « Nouvelle quantité », la quantité en stock de cet article pour ce point de vente sera définie sur zéro.
- Vous pouvez définir le prix, la quantité en stock ou la disponibilité d’un point de vente spécifique dans les colonnes « Point de vente ».
- Les articles qui utilisent le format de texte enrichi auront des balises HTML incluses dans les descriptions des articles dans le fichier exporté (les balises HTML sont de petits morceaux de code, tels que « </p> » et « </br> »).
- Quand vous avez terminé les modifications de votre catalogue d’articles, enregistrez le fichier Excel sur votre ordinateur.
Les informations suivantes ne s’appliquent que si vous importez des articles dans un fichier CSV, pas dans un fichier Excel (.xlsx).
Vous ne pouvez pas créer ni modifier un type d’unité ou une précision d’unité à partir de votre fichier CSV. Si vous utilisez un fichier CSV, vous devez saisir manuellement l’unité et la précision. Veillez à saisir le nom complet du type d’unité et la précision. N’utilisez pas d’abréviations, sinon la cellule renverra une erreur.
Même si vous pouvez importer les données CSV dans une feuille de calcul, si votre catalogue d’articles contient des SKU, n’ouvrez pas directement le fichier CSV, car certains tableurs modifient les SKU de manière inattendue. Dans ce cas, il peut arriver que les zéros initiaux soient supprimés ou convertis dans un autre format.
Si votre fichier CSV comporte des SKU, ouvrez les données dans Microsoft Excel ou Google Sheets pour vous assurer qu’il n’y a pas d’erreurs dans votre fichier.
Avec l’outil d’importation d’articles de Square, vous pouvez ajouter ou supprimer des articles dans plusieurs catégories ou sous-catégories. Pour ce faire :
Ajoutez un article à plusieurs catégories dans la colonne « Catégories » en séparant les catégories par une virgule.
Par exemple, vous pouvez ajouter un article appelé « Chemise à logo » à deux catégories : « Nouveautés » et « Chemises ». Pour ce faire, il vous suffit de saisir Nouveautés, Chemises.
| Nom de l’article | Catégories |
|---|---|
| Chemise à logo | Nouveautés, chemises |
Ajoutez un article à une sous-catégorie dans la colonne « Catégories » en incluant la hiérarchie de sa catégorie à l’aide du symbole « supérieur à » (« > »).
Vous pouvez par exemple ajouter un article appelé « Casquette de baseball » à une sous-catégorie d’accessoires pour femme appelée « Chapeaux et bonnets ». Il vous suffit de saisir Femme > Accessoires > Chapeaux et bonnets.
| Nom de l’article | Catégories |
|---|---|
| Casquette de baseball | Femmes > Accessoires > Chapeaux et bonnets |
Vous pouvez ajouter des articles à plusieurs catégories, même si une ou plusieurs d’entre elles sont des sous-catégories.
Vous pouvez par exemple ajouter un article appelé « Casquette de baseball » à deux catégories : (1) « Nouveautés » et (2) une sous-catégorie d’accessoires pour femme appelée « Chapeaux et bonnets ». Il vous suffit de saisir Nouveautés, Femme > Accessoires > Chapeaux et bonnets.
| Nom de l’article | Catégories |
|---|---|
| Casquette de baseball | Nouveautés, Femmes > Accessoires > Chapeaux et bonnets |
Pour ajouter l’article Casquette de baseball à la fois à une catégorie parente et à une sous-catégorie, vous pourriez écrire Femmes > Accessoires, Femmes > Accessoires > Chapeaux et bonnets.
| Nom de l’article | Catégories |
|---|---|
| Casquette de baseball | Femme > Accessoires, femme > Accessoires > Chapeaux et bonnets |
Si le nom de votre catégorie comprend une virgule ou un symbole « supérieur à », utilisez la barre oblique inverse (« \ ») directement devant la virgule ou le symbole « supérieur à » comme symbole d’échappement afin que l’outil d’importation sache que le symbole fait partie du nom de la catégorie.
Comprendre la catégorie de rapport
Les ventes de votre article seront attribuées à sa catégorie de rapport dans le rapport sur les ventes par catégorie. Un article ne peut avoir qu’une seule catégorie de rapport.
Si vous importez un article pour lequel l’option « Catégorie de rapport » est définie et que vous laissez le champ « Catégories » vide, ce dernier inclura également la catégorie de rapport de l’article dans les futures exportations du catalogue d’articles.
Si vous importez un article avec une catégorie et que vous laissez le champ « Catégorie de rapport » vide, l’article n’aura pas de catégorie de rapport après son importation. En effet, Square ne définit pas automatiquement une catégorie de rapport pour les articles créés ou modifiés via la feuille de calcul d’importation.
Assurez-vous de préciser dans la colonne « Catégories » les catégories devant être utilisées comme catégorie de rapport de l’article dans la colonne « Catégorie de rapport » du modèle d’importation si vous souhaitez que les ventes de l’article soient attribuées à une catégorie dans le rapport « Ventes par catégorie ».
| Nom de l’article | Catégories | Catégorie de rapport |
|---|---|---|
| Pull à logo | Nouveautés, Pulls |
Les futures exportations du catalogue d’articles montreront que l’article n’a pas de catégorie de rapport définie.
| Nom de l’article | Catégories | Catégorie de rapport |
|---|---|---|
| Pull à logo | Nouveautés, Pulls |
Étape 4. Télécharger le catalogue d’articles modifié
Une fois les modifications du fichier terminées, vous pouvez importer la feuille de calcul dans votre Tableau de bord Square pour mettre à jour votre catalogue d’articles. Avant de télécharger le fichier modifié :
Vérifiez que les colonnes obligatoires suivantes apparaissent bien dans le fichier Excel (.xlsx) ou CSV : nom de l’article, nom de la variante, description et SKU. Si vous disposez de plusieurs points de vente, la colonne « [Nom du point de vente] activé » est également requise.
Assurez-vous que la colonne « Taxe » contient bien le format d’en-tête requis ; le pourcentage de la taxe doit être précisé entre parenthèses dans l’en-tête. Par exemple : « taxe de vente (7 %) ».
Pour télécharger le catalogue d’articles modifié :
Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Articles.
Cliquez sur le menu déroulant Actions, puis cliquez sur Importer le catalogue.
Glissez-déposez le fichier modifié dans la zone de téléchargement ou cliquez sur Parcourir les fichiers pour sélectionner votre feuille de calcul. Cliquez sur Suivant.
Vous devez ensuite faire correspondre les colonnes du document et les attributs de l’article. Remarque : si vous n’avez pas modifié le nom des colonnes du fichier téléchargé depuis Square, les attributs de produit devraient être automatiquement alignés. Confirmez que chaque attribut d’article est aligné sur la bonne colonne, puis cliquez sur Suivant.
Le processus d’importation peut nécessiter quelques minutes. Si vous ne recevez pas de message d’erreur, alors l’importation du catalogue d’articles a abouti.
Si l’importation échoue, il est probable que votre fichier contienne des erreurs qui doivent être corrigées avant de pouvoir procéder au téléchargement. Si votre fichier comporte des erreurs, vous pouvez choisir d’accepter les mises à jour automatiques pour corriger le fichier, ou d’apporter des corrections manuelles à votre fichier et de le télécharger à nouveau.
Articles connexes
Résoudre les problèmes liés à l’importation du catalogue d’articles
Consulter les rapports sur les articles, les catégories et les ventes avec modifications