ネットショップ（ECサイト）の運営には、お客さまへのメール送信が欠かせません。実店舗のような対面のやりとりがない分、ネットショップでは「注文が確認できた」「商品を発送した」などのタイミングで、お客さまにメールで状況をお知らせします。
ネットショップの業務効率化のためには、メールの文章を毎回書くのでなく、繰り返し使えるテンプレートを前もって作成しておくことがポイントです。そこで、ネットショップ運営で必ず使用するメールの書き方や例文に加え、自動送信メールの活用法なども紹介します。
目次
- ネットショップ運営に必要なメールの基本フォーマット
- ネットショップ運営に必要なメールと例文5種
- メールの自動送信機能があるネットショップ作成サービスを選ぼう
- その他に用意しておきたいメールテンプレート
- Squareのネットショップでメールが自動送信される5つのタイミンク
ネットショップ運営に必要なメールの基本フォーマット
ネットショップから送るメールのおおまかな構成は以下の通りです。
- 件名
- ヘッダー（冒頭のあいさつ）
- 本文（メールの用件・本題）
- フッター（ショップの情報）
各項目が実際のメールのどの部分を指しているか、以下の例で確認してみましょう。
メールの共通項目
どのメールにも共通して記載されるのは、ショップの情報をメール末尾に記したフッター（署名）の部分です。さまざまな状況に応じたメールテンプレートを用意するより先に、フッターを作成しておきましょう。
メールサービスによっては、フッターを設定するとすべてのメールに同じフッターが適用されるものもあります。どのメールでも同じフッターが使われていると統一感が出て、他店との差別化もできます。
フッターを作ろう
フッターには、ショップの情報を記載します。フッターを作る際に意識したいことは次の5点です。
- ショップ名を入れる
- 問い合わせ先情報を漏れなく入れる（住所、電話番号、メールアドレス、ネットショップのURL、SNSやブログへのリンクなど）
- 定休日や営業時間などを入れる
- メール本文と区別するために、装飾ラインなどを活用する
- （自動送信の場合）自動送信メールであることを明記する
上の5点に加えて、メールに心当たりがない人に向けた連絡先を用意しておくと、誤送信を発見しやすくなります。以下はフッターの例文です（【 】の括弧は外して活用してください）。
※このメールは【ネットショップ名】をご利用いただいた方に自動配信しております。
‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥
■ 【ネットショップ名】
【URLを貼り付ける】
メールアドレス：
電話番号：
ご注文は24時間受け付けております。
当店の定休日は◯曜日です。
お問い合わせについては、通常2営業日以内にご連絡いたします。
■■ 最新情報はブログで配信しています。
【URLを貼り付ける】
■■■ 【ネットショップ名】公式SNS
Facebook：
Instagram：
Twitter：
ご不明な点などございましたら、いつでもお気軽にお問い合わせください。
‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥
※本メールにお心当たりがない場合は、お手数ですが
下記のメールアドレスまでご連絡ください。
xxx@xxx.co.jp
件名で意識したいこと
受信者がメールを開封するかどうかは、件名次第です。必ず読んでもらえるメールにするために、次の4点に気をつけましょう。
- 送信元を明らかにするために「ネットショップ名」を必ず入れる
- 全体は20〜25文字程度で、用件を簡潔に示す
- 全体の文字数のうち、ネットショップ名は10文字以内に収める
- メールソフト内の「送信者の表示名」も日本語で正しく設定する
ヘッダーで意識したいこと
ヘッダーとは、本文の冒頭から数行のあいさつや名乗りに相当する部分のことで、用件の前置きとなるものです。フッターのように同じ文面を使い回すことは難しいかもしれませんが、どのメールでも次の2点を意識して書きます。
- ショップ名を入れる
- 4行以内にまとめる
お客さまに好印象を持ってもらうためには、次の点も意識しましょう。
- 担当者の名前を入れる
- 用件を伝える前に、時候のあいさつやショップの独自性が感じられる文章を挟む
こうすることで、ネットショップ担当者の人間味や丁寧さが伝わり、親しみを感じてもらいやすくなります。
ネットショップ運営に必要なメールと例文5種
フッターの作成を済ませたら、メール本文を作成しましょう。ネットショップメール例文を5種、ご紹介します。
1. 注文確認メール
お客さまからの注文が入ったことを確認できた時点でネットショップから送信するのが、注文確認メールです。注文確認メールの本文には、次の4点の情報を含めます。
- 注文受付の確定
- 今後の流れ（注文のキャンセル期限など）
- 商品の出荷・到着予定（配達日時をお客さまが指定不可の場合）
- 注文番号・注文詳細
以下は例文です（【 】の括弧は外して活用してください）。
▼件名
ご注文ありがとうございます（【ネットショップ名】）
▼本文
【購入者の氏名】様
このたびは、【ネットショップ名】をご利用いただき誠にありがとうございます。
【ネットショップ名】の【担当者名】です。
以下の内容でご注文を承りました。
ご注文内容にお間違いがないかご確認ください。
【ご注文内容の変更について】
当店では、本メールの送信日を含む◯日以内にご連絡をいただいた場合のみ
キャンセル・変更を承っております。
【商品の出荷について】
お届け日時をご指定いただいているお客さま：
ご指定いただいた日時に商品が到着するよう準備を進めてまいります。
お届け日時をご指定いただいていないお客さま：
営業日の◯時までに入金確認ができた注文は、最短で当日中に出荷いたします。
ご注文が集中した場合は出荷が遅延することもございます。
あらかじめご了承くださいませ。
【注文番号】xxxxxx
■お客さま情報
──────────────
お名前：
ご住所：
電話番号：
メールアドレス：
お支払い方法：
お支払い期限：
ポイント利用：
※お支払い期限までにご入金が確認できなかった場合は、
ご注文をキャンセルさせていただきます。何卒ご了承ください。
──────────────
■配送先・商品情報
──────────────
お名前：
ご住所：
電話番号：
お届け希望日：
お届け希望時間帯：
配送会社：
──────────────
■商品詳細
──────────────
商品名：
商品番号：
商品価格（税込）：
数量：
小計（税込）：
──────────────
■総合計
──────────────
商品代金 計：
送料 計：
ポイントお値引き：
‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥
総合計：
──────────────
今後の流れは、お支払い方法ごとに異なります。
以下を必ずご確認ください。
【クレジットカード決済・代金引換・後払いを選択いただいた方】
発送の準備をいたします。
商品発送が完了しましたら、メールにてお知らせいたします。
もうしばらくお待ちください。
【銀行振込を選択いただいた方】
ご購入いただいた商品のお振込み先をご案内いたします。
お買い上げ総合計金額を、以下の口座にお振込いただくようお願いいたします。
ーーーーー
店番：XXXXX
預金種類：XXXXXX
口座番号：XXXXXX
口座名義：XXXXXX
ーーーーー
ご入金が確認でき次第、商品を発送いたします。
ご不明な点などはお気軽にお問い合わせください。
今後とも【ネットショップ名】をよろしくお願いいたします。
2. 入金確認メール
購入画面でそのまま決済をせず、銀行振込やコンビニ払いなどの支払い方法を選択したお客さまには、入金確認ができたらメールでお知らせしましょう。入金確認のメールには「入金のお礼」と「今後の流れ」の2点を必ず入れます。
以下、例文です（【 】の括弧は外して活用してください）。
▼件名
ご入金を確認いたしました（【ネットショップ名】）
▼本文
【購入者の氏名】様
このたびは、【ネットショップ名】をご利用いただきまして誠にありがとうございます。
【ネットショップ名】の【担当者名】です。
本日ご入金を確認いたしました。
お忙しいなか、ありがとうございました。
これより商品発送の準備を進めてまいります。
発送の完了次第、伝票番号と合わせて
改めてメールでお知らせいたします。
ご不明な点などがございましたら、お気軽にご連絡ください。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
3. 発送完了メール
ネットショップから商品の発送が完了したことをお知らせするのが、発送完了メールです。発送完了メールでは、必ず次の2点を伝えます。
商品の追跡が可能な伝票番号と、配送状況確認用のURL
万が一商品に不具合などがあった場合の手順
以下の例文を参考に発送完了メールを送りましょう（【 】の括弧は外して活用してください）。
▼件名
商品を発送いたしました（【ネットショップ名】）
▼本文
【購入者の氏名】様
このたびは、【ネットショップ名】をご利用いただきまして誠にありがとうございます。
【ネットショップ名】の【担当者名】です。
商品の発送が完了いたしました。
商品が到着しましたら、お早めに内容をご確認ください。
お届け内容に誤りや不備がないかなどをご確認のうえ
お気づきの点がございましたら、お手数をおかけいたしますが、
◯日以内にxxx@xxx.jpまで、メールにてご連絡ください。
■ お荷物の出荷情報
──────────────
お届け先お名前：
お届け先ご住所：
お届け先電話番号：
お届け日：
お届け時間帯：
配送会社：
お問い合わせ伝票番号：
──────────────
▼配送状況は下記よりご確認ください。
【配送会社のURLを貼り付ける】
※配送状況が登録されるまでに時間がかかる場合がございます。
内容が反映されていない場合は、少し時間を空けて再度ご確認ください。
お届け日時の変更をご希望の場合は、配送会社へ直接お問い合わせください。
このたびは【ネットショップ名】にてご注文いただき誠にありがとうございました。
またのご利用を心よりお待ち申し上げております。
4. フォローメール
ネットショップの商品がお客さまの手元に届いた後に、感想を聞くのがフォローメールです。ネットショップのリピーターを増やすために、商品レビューを投稿してくれたお客さまにクーポンコードをプレゼントするなどの特典を用意しておくのも良い方法です。
以下、フォローメールの例文です（【 】の括弧は外して活用してください）。
▼件名
【クーポンプレゼント】お届けした商品の感想をお聞かせください（【ネットショップ名】）
▼本文
【購入者の氏名】様
先日は【ネットショップ名】をご利用いただきありがとうございました。
【ネットショップ名】の【担当者名】です。
お届けした商品はいかがでしたでしょうか？
よろしければ、気に入っていただけた点やご要望など
【購入者の氏名】様のご意見をお聞かせください。
▼レビューはこちらからご投稿いただけます。
【URLを貼り付ける】
商品レビューをご投稿いただいた方には、
次回のお買い物にご利用いただける20％オフのクーポンを差し上げます。
ぜひこの機会にレビューを投稿いただけますと幸いです。
ご不明な点、お気づきの点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
それでは【購入者の氏名】様のまたのご利用を心よりお待ち申し上げております。
5. お問い合わせ対応メール
個別対応が必要なメールの例として、お客さまからのお問い合わせへの返信が挙げられます。すべてのお問い合わせに対してテンプレートを用意するのは難しいものの、以下の例文を参考に、状況に応じてアレンジしてみましょう（【 】の括弧は外して活用してください）。
▼件名
お問い合わせありがとうございます（【ネットショップ名】）
▼本文
【お客様の氏名】様
この度は、ギフト包装についてお問い合わせいただきありがとうございます。
【ネットショップ名】の【担当者名】と申します。
ご質問の無料ギフト包装について、当店では以下のような記念日向けの包装紙とカード（定型文のみ）をご用意しています。
・誕生日
・母の日
・父の日
なお、その他のギフト包装につきましては有料にて承っております。
包装紙の柄や手数料は以下からご確認いただけます。
【専用ページのURLを貼り付ける】
さらに詳しい情報が必要な場合などはお気軽にお尋ねください。
今後とも、【ネットショップ名】をよろしくお願いいたします。
メールの自動送信機能があるネットショップ作成サービスを選ぼう
メールでの連絡業務を効率化するためには、ネットショップ作成サービスに「メール自動送信機能」が付随しているかどうかを確認しておくといいでしょう。状況に応じたメール送信を自動化し、省力化に役立つ機能です。
自動でなく、お客さまの注文内容を逐一確認して1通ずつ手動でメールを送ると、次のようなリスクが懸念されます。
- お客さまへの連絡の遅延
- メールの送信漏れ・誤送信の発生
- 対応品質の不均質
注文確認や発送完了のメールがなかなか届かないと、「購入手続きがきちんとできていなかったのかもしれない」とお客さまを不安にさせてしまうかもしれません。ネットショップにおける迅速なコミュニケーションは、「安心してショッピングができる」という信頼を生み、リピート利用の可能性を高めます。
リピーターを増やすためにも、注文から発送までにの業務軽減のためにも、ネットショップ作成サービスのメール自動送信機能の有無は押さえておきたいところです。
その他に用意しておきたいメールテンプレート
ネットショップの運営において使用頻度が高いメールの種類と例文、その運用方法について理解したところで、その他のメールを送信するケースについても考えてみましょう。使用頻度は低いものの、テンプレートを用意しておくと便利なメールが5種類あります。
入金督促メール
期限までに入金が確認できなかったお客さま に送り、入金を促します。
お詫びメール
ネットショップ側のミスや事故などに対して、謝罪が必要な機会は突発的に発生します。次のような事態で慌てないために、お詫びメールの文例を用意しておきましょう。
- 欠品・在庫切れ
- 間違った商品の発送
- 配送の遅延
- 不良品
- メールの誤配信
お詫びメールのポイントは、お客さまが被った不便や不快感に寄り添って真摯に謝罪し、代案や原因を分かりやすく説明することです。
注文キャンセルメール
注文を受け付けたものの、在庫切れ・入荷未定などの状況で商品を用意できず、お客さまの注文をキャンセルしなくてはいけないこともあります。「注文を自動キャンセルさせていただきます」というメールを送り、決済状況や返品対応などについて説明します。
キャンペーンメール
ネットショップが開催するセールやポイントアップなどのマーケティング施策について、キャンペーン告知のメールを送るとより多くのお客さまの利用が期待できます。「キャンペーン開始」メールの他、「キャンペーン終了まであと◯日」といったメールで購買を促進することも可能です。
カゴ落ちメール
お客さまが商品をカートに入れたまま購入せずにネットショップを離れる「カゴ落ち」状態に対して、「商品がカートに入ったままです」と知らせる購買促進メールをカゴ落ちメールといいます。状況に応じて、割引クーポンなどを発行することも効果的です。
Squareのネットショップでメールが自動送信される5つのタイミング
ビジネス向けプラットフォームのSquareの「Square オンラインビジネス」でネットショップを作成すると、メール自動送信機能が付随しているので、ショップ運営の作業負担をぐっと減らせます。Squareは無料プランなら初期費用・月額利用料金はかからず、ネットショップの売上額は最短翌営業日に振り込まれます。
Squareのネットショップの自動送信メールは文面を自由に編集可能で、次のようなタイミングでの自動送信を設定できます。
1. お客さまが購入を完了
お客さまが購入手続きを完了すると、注文確認メールが自動で送信されます。お届け先の住所や注文した商品など、注文内容の詳細は自動でメールに反映されるので、送信者が手入力する必要はありません。
2. 商品を発送
商品発送後、注文内容のステータスを「発送済み」に更新すると自動で送信されます。
3. 商品の払い戻し、商品の購入をキャンセル
管理画面から、(1)商品の払い戻し処理を行った場合、(2)商品の購入をキャンセルした場合に自動で送られます。
4. お客さまが商品を購入し、一定時間が経過（※）
商品レビュー機能を有効にすると、商品購入から一定期間が経過してから、お客さまに商品レビューをリクエストするフォローメールが送信されます。
5. カゴ落ち（※）
お客さまがカートに商品を追加したものの、購入を完了しないまま買い物を中断した（カゴ落ち）場合にメールが自動で送信されます。
※有料の「プロフェッショナルプラン」から利用できます。Square オンラインビジネスの料金プランはこちらからご確認ください。
このように高頻度で発生するメール送信を自動化すれば、他の業務にかける時間を確保しやすくなります。
Squareのネットショップでの自動送信メールの使い方について、詳しくはこちらから確認してください。
この記事では、ネットショップの運営に必要なメールについて紹介しました。お客さまから運営者の顔が見えないネットショップでも、メールで迅速・適切なコミュニケーションを図ることで、安心してショッピングを楽しんでもらうことができます。
メール関連業務を軽減するには、あらかじめ例文やテンプレートを用意し、ネットショップ作成サービスのメール自動送信機能を活用することが有効です。ぜひ本記事で紹介した例文をネットショップの業務効率化に役立ててみましょう。
Squareのブログでは、起業したい、自分のビジネスをさらに発展させたい、と考える人に向けて情報を発信しています。お届けするのは集客に使えるアイデア、資金運用や税金の知識、最新のキャッシュレス事情など。また、Square加盟店の取材記事では、日々経営に向き合う人たちの試行錯誤の様子や、乗り越えてきた壁を垣間見ることができます。Squareブログ編集チームでは、記事を通してビジネスの立ち上げから日々の運営、成長をサポートします。
執筆は2020年1月6日時点の情報を参照しています。2024年6月17日に一部情報を更新しています。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。