支払調書は確定申告に必要？企業向けに提出義務や書き方も解説

※本記事の内容は一般的な情報提供のみを目的にして作成されています。法務、税務、会計等に関する専門的な助言が必要な場合には、必ず適切な専門家にご相談ください。

フリーランスを含む個人事業主のなかには、確定申告に備えてクライアントから送られてきた「支払調書」を大切に保管している人も多いのではないでしょうか。その一方で、「支払調書は何のための書類なのか」「支払調書を送ってくれる企業と、送ってくれない企業があるのはなぜなのか」などの疑問を抱いたこともあるかもしれません。

実は支払調書は、フリーランスの確定申告に必要な書類ではなく、企業が税務署に提出するために作成するものです。ここでは、企業とフリーランスそれぞれに向けて「支払調書」の基礎知識をわかりやすく解説します。

支払調書とは

支払調書とは、依頼に対する報酬や料金を「支払った側」（クライアント）が作成し、税務署に提出する法定調書の一つです。生命保険の一時金や不動産の使用料などさまざまな形式の法定調書がありますが、フリーランスの人や個人事業主が受け取る支払調書は「報酬、料金、契約金及び賞与の支払調書」と呼ばれます¹。

支払調書は法律で提出が義務づけられています。支払側（クライアント）はこの書類を出すことで、次の2点を税務署に報告します。

報酬の支払先（誰に支払ったのか）
報酬に対する源泉徴収額（いくら支払ったのか）

税務署は提出された支払調書をもとに、支払いを受けた側（フリーランスや個人事業主）が税金を正しく申告しているかどうかを確認します。

源泉徴収票との違い

源泉徴収とは、報酬額からあらかじめ税金を差し引いて、支払側が納税する仕組みのことです。源泉徴収にかかわる法定調書には、ほかにも「給与所得の源泉徴収票」¹があります。

源泉徴収票は、企業が従業員に対して交付する義務のある書類で、支払った給与や源泉徴収額のほか、社会保険料をはじめさまざまな控除額が記載されています²。企業に勤めた経験がある人は、受け取った記憶があるかもしれません。

一方、支払調書は上述のとおり、業務委託先に支払った報酬について税務署に報告する書類であり、源泉徴収票とは対象や提出先が異なります。たとえば期の途中で企業を退職してフリーランスになった人のもとには、元の勤務先から源泉徴収票、今のクライアントから支払調書が届く場合があります。

支払先への交付義務

支払調書を支払先であるフリーランスや個人事業主に送付する義務はありません。しかし、確定申告書類の作成時に、内容を支払調書とつき合わせて確認するフリーランスの人も多いため、所得税の確定申告が始まる2月中旬より前に届くよう手配するクライアントが多いようです。

税務署への提出義務と範囲

支払調書の提出が求められるのは、源泉徴収が発生する報酬・料金に限られます。主な対象は次のとおりです³。

原稿、デザイン、イラスト、写真、通訳、講演などに対する報酬のうち、同一人への年間支払金額合計が5万円を超えるもの
弁護士、税理士、会計士、社会保険労務士などへの報酬のうち、同一人への年間支払金額合計が5万円を超えるもの
保険外交員や集金人などへの報酬のうち、同一人への年間支払金額合計が50万円を超えるもの
テレビやラジオへの出演、俳優、演出などへの報酬のうち、同一人への年間支払金額合計が5万円を超えるもの
広告宣伝のための賞金のうち、同一人への年間支払金額合計が50万円を超えるもの

ただし、源泉徴収の対象にならない報酬でも、支払調書の発行が必要なケースがあります。不安な場合は税務署やクライアントに確認しておきましょう。

【企業向け】「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」の書き方

この章では、支払調書を作成する企業が押さえておきたいポイントを見ていきます。

支払調書の発行タイミング

源泉徴収した税金は、翌月10日までに納付するというのが支払側のやるべきことです⁴。そのうえで、1年分の支払状況を支払調書としてまとめて、法定調書合計表とともに翌年の1月31日までに税務署に提出することが決まっています³。

つまり、報酬を支払った企業側は翌年1月31日に間に合わせるように支払調書を作成します。フリーランスに送付する場合も同じタイミングが一般的です。ただし、繰り返しにはなりますが、報酬の支払先（フリーランスや個人事業主）に対する支払調書の送付は必須ではありません。あくまで、義務とされているのは税務署への提出です。

支払調書の記載項目

支払調書に含まれる項目は以下のとおりです⁵。

支払いを受ける人：支払先の住所または所在地、氏名または名称、マイナンバーまたは法人番号を記載
区分：原稿料、弁護士報酬など支払いの名目を記載
細目：原稿料などの場合は支払い回数、弁護士報酬は関与した事件名などを記載
支払金額：その年中に支払いが確定した金額を記載（支払調書作成日に支払いが完了しない分は内書きの段に記載）
源泉徴収税額：源泉徴収される税額を記載（支払調書作成日に未徴収の分は内書きの段に記載）
摘要：支払いを受ける人が源泉徴収税の猶予を受けた場合、源泉徴収の免除証明書を提出した場合、あるいは法律上源泉徴収の必要がない場合などにその旨を記載。また、広告宣伝のために支払った賞金が金銭以外の場合もその詳細を書いておく
支払者：支払者の住所または所在地、氏名または名称、マイナンバーまたは法人番号を記載

マイナンバーの記載

上記の項目のなかで特に注意したいのがマイナンバーです。「支払いを受ける人」が個人の場合、法定調書にマイナンバーを記載することが法律で定められています。支払先（フリーランスや個人事業主）からマイナンバーの提供を受けられない場合は空欄のままでかまいませんが、記載がない理由を税務署から確認される可能性があります。そのため、支払先に対してマイナンバーの提出を求めた記録を残しておき、税務署から問い合わせがあったときにその旨を明らかにできるよう備えておきましょう。なお、本人に送付する支払調書には、マイナンバーの記載は不要です。

支払調書の提出方法

支払調書は、次の方法で作成・提出できます⁶。

1.e-Taxソフトで作成・提出：パソコンにインストールして使う「e-Taxソフト」と、ブラウザで使える「e-Taxソフト（WEB版）」の2種類があります。「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」はどちらにも対応しており、作成から提出までシステム上で完結できます

2.Excelで作成し、CDやDVDで提出：提出枚数が大量の場合は、Excelで入力したデータをCDやDVDに保存して提出することが可能です。作成例は国税庁のウェブサイトを参考にしてください

3.認定クラウドサービスを通じて作成・提出：「認定特定電子計算機による申請等の開始（変更）届出書」を所轄の税務署長に提出した事業者は、認定クラウド上で作成し、そのデータへのアクセス権を税務署長に付与することで提出できます⁷

4.手書きあるいはパソコンで作成し、郵送あるいは窓口で提出：国税庁のウェブサイトで用意されている手書き用、入力用のフォーマット使って作成し、書面で税務署に提出することも可能です

なお、基準年（前々年）に提出する枚数が100枚を超えた場合、提出方法は上記の1～3に限られます。この基準は2027年には30枚に引き下げられる予定です。つまり、2025年に提出する支払調書が30枚以上となる場合、2027年は書面で提出することはできません⁸。

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【フリーランス向け】確定申告と支払調書

ここからはフリーランスの人や個人事業主向けに、確定申告と支払調書の考え方について

確定申告時の提出義務はない
支払調書は何に使う？
支払調書が手元に届かないときはどうすればいいのか？

という点について解説します。

支払調書の添付は必要ない

勘違いすることが多いのが、「支払調書は、確定申告の際に提出しなくてはならない」という点です。ちなみに、給与所得者が手にする「源泉徴収票」は確定申告作成時には欠かせない書類です。支払調書にも源泉徴収額が書かれているので源泉徴収票と同様の扱いをすると思われがちですが、支払調書はすでにクライアントが税務署に提出しているので、確定申告の際に添付する必要はありません。

なくしたり見当たらなかったりしたら焦るかもしれませんが、「届いたら必ず保管しておかなくてはいけない」という重要度の高い書類ではありません。

支払調書が届いたら

では、支払調書が手元に届いても意味はないのかというと、そうではありません。たいていのクライアントは、支払調書を送付してくれます。その内容を確認し、自分が付けている帳簿と照らし合わせることで、報酬額と源泉徴収額を正しく把握ができます。

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支払調書が届かないときは

どうしても支払調書が欲しい場合は、クライアントにお願いして送付してもらうこともできます。フリーランスへの送付は義務ではないので、送ってもらえない場合もあるかもしれませんが、必須書類ではないため、手元になくても問題はありません。

源泉徴収額がわからずに入力できないという場合は、その旨を問い合わせれば金額を教えてもらえるはずです。

まとめ

支払調書は、企業がフリーランスに支払った報酬に対する源泉徴収額を、税務署に報告するための書類です。支払者は要件を正しく理解し、期限までにきちんと提出することが求められます。一方、フリーランスにとっては、あくまでも参考にする書類です。「届いたけど捨ててしまった」とか「いつまでもクライアントが送ってくれない」という場合でも特に問題はないため、安心してよいでしょう。

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執筆は2020年1月21日時点の情報を参照しています。2025年3月11日に記事の一部を更新しました。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。Photography provided by, Unsplash