Gestió de la col·lecció d’articles i el cost unitari
El seguiment del cost unitari només està disponible amb una subscripció a Square per a comerços. Si encara no tens cap subscripció, pots registrar-te per gaudir d’una prova gratuïta de 30 dies.
Nota: ara mateix, Square per a comerços no s’integra amb Bigcommerce.
Un cop t’hi hagis registrat, abans de poder aprofitar els informes disponibles amb Inventari Plus, has d’establir un cost unitari per a cada article de la col·lecció. Hi ha tres maneres d’establir el cost unitari: mitjançant la importació en grup en línia, manualment mitjançant l’editor d’articles del Tauler de control de Square en línia o rebent comandes.
Nota: el seguiment de les existències i incloure un cost unitari per a les variants d’articles garantirà que a partir d’ara els informes reflecteixin amb precisió el cost dels productes venuts, els beneficis i el marge de beneficis; tanmateix, per corregir els ajustos històrics d’existències, hauràs d’anar al registre de l’historial al tauler de control en línia de Square.
Consulta les preguntes freqüents sobre els informes de Comerços o obtén més informació sobre com s’està actualitzant l’històric d’ajustos.
Un cop s’hagi establert un cost unitari, quedarà guardat per a futures comandes de compra i ajustos manuals d’existències, com ara existències rebudes, reposades o recomptes que s’ajusten.
Importa o exporta la col·lecció d’articles per dur a terme accions en grup sobre l’inventari, les SKU i els costos unitaris des del Tauler de control en línia de Square. Per començar, hauràs de descarregar la nostra plantilla Excel o CSV.
Exporta la col·lecció
El fitxer d’exportació inclou tots els articles, costos unitaris i inventari a tots els punts de venda.
Tingues en compte que:
El format de fitxer Excel (.xlsx) es recomana per a la majoria dels usuaris. El format Excel és compatible amb tots els editors de fulls de càlcul moderns, com ara Microsoft Excel, Apple Numbers i els fulls de càlcul de Google.
La plantilla del fitxer Excel té el format de text, no de números. Si vols fer servir el fitxer de la col·lecció d’articles exportats per fer funcions de números, has de canviar el fitxer a un format de números.
Per exportar una còpia de la col·lecció:
Ves a Articles al Tauler de control en línia de Square > Articles.
Fes clic a Accions > Exporta a dalt de tot a la dreta > Confirma l’exportació.
Selecciona entre Excel (.xlsx) o format CSV. Es descarregarà un full de càlcul a l’ordinador.
| Camp Exporta un fitxer | Descripcions |
|---|---|
| Testimoni | El Tauler de control de Square emplenarà aquest testimoni automàticament. Si estàs important un article nou, deixa aquest camp en blanc. Si estàs modificant articles, no canviïs el testimoni. |
| Nom de l’article | Pot incloure números, lletres i símbols. Màxim: 128 caràcters. |
| Descripció | Pot incloure números, lletres i símbols. 1024 caràcters com a màxim. |
| Categoria | Pot incloure números, lletres i símbols. Màxim: 128 caràcters. |
| SKU | Cada variant ha de tenir assignat una SKU única. |
| Nom de la variant | Pot incloure números, lletres i símbols. Màxim: 128 caràcters. |
| Unitat i precisió | Tipus d’unitat i precisió (decimals). |
| Preu | Xifres. Ha de ser 0,00 $ o superior (un preu fix ha de ser un nombre positiu). També pots deixar el camp en blanc o escriure-hi Variable per indicar que es tracta d’un preu variable. |
| Cost unitari actual | Xifres. En el cas que hi hagi diversos proveïdors associats a una variant, pots seleccionar un cost unitari predeterminat. Aquest és el que s’exportarà. |
| Cost unitari nou | Xifres. Fes canvis a la variant del cost unitari per article. |
| Activat [Nom del punt de venda] | Sí o No. Això farà que l’article sigui visible a punts de venda concrets. Si només tens un punt de venda i veus aquesta columna, procura marcar Sí a tots els articles. |
| Quantitat actual a [Nom del punt de venda] | Xifres. Si fas servir Gestió de l’inventari, es tracta de la quantitat actual de l’article, definida a partir de les existències. Els canvis en aquest camp s’ignoren durant la importació. |
| Nova quantitat* a [Nom del punt de venda] | Xifres. Si fas servir Gestió de l’inventari, introdueix el recompte actual d’existències aquí. Aquest nou recompte substituirà el recompte existent. |
| S’han activat els avisos per nivell d’existències a [Nom del punt de venda] | Si fas servir Gestió de l’inventari, pots configurar un sistema de Sí o No per rebre notificacions dels avisos d’existències per als articles seleccionats. |
| Notificacions per recompte d’existències a [Nom del punt de venda] | Xifres. Si fas servir Gestió de l’inventari i tens els avisos activats, es tracta de la quantitat a partir de la qual rebràs una notificació. |
| Preu a [Nom del punt de venda] | Xifres. |
| Impost [Nom de l’impost] | Si has creat un impost, marca Sí o No per aplicar-lo a l’article. |
Nota sobre el camp Quantitat nova: assegura’t d’introduir el recompte d’existències nou en aquesta columna. Si introdueixes el recompte d’existències nou al camp Quantitat actual, les existències no s’actualitzaran.
Nota sobre els tipus d’unitats: no podràs crear nous tipus d’unitats mitjançant la importació. Per crear un tipus d’unitat i configurar-ne la precisió, ves a la pestanya Unitats del tauler de control en línia de Square.
Identifica i modifica els costos unitaris no registrats
Pots determinar els costos unitaris no registrats exportant la col·lecció d’articles. A la columna amb la capçalera Cost unitari actual, les variants sense un cost unitari definit quedaran en blanc.
Si transfereixes els articles des d’un altre sistema de TPV o d’inventari a Square, has de convertir qualsevol format de fitxer que tinguis al fitxer de la col·lecció d’articles de Square, que és exclusiu del teu compte.
Nota: cal la capçalera o la primera fila del fitxer de la plantilla. No has de canviar cap dels noms de columna ni suprimir cap columna.
Per actualitzar els costos unitaris:
Actualitza la plantilla de la col·lecció d’articles amb els costos unitaris a la columna Costos unitaris nous.
Ves a Articles al Tauler de control de Square > fes clic a Accions > Importa.
Arrossega el fitxer Excel o CSV actualitzat al quadre de càrrega (o fes clic a Carrega des de l’ordinador) > fes clic a Accions > Importa.
Quan actualitzes els costos unitaris des de la col·lecció d’articles, les variants d’article s’actualitzen de manera que les futures accions d’existències i vendes reflecteixen els costos unitaris nous. Tanmateix, si ja has rebut, reposat o tornat a comptar articles sense introduir un cost unitari, ves al Historial.
Modifica les variants d’article i el cost unitari en grup:
Al Tauler de control de Square, ves a Articles.
Selecciona totes les variants d’un article marcant la casella a la part superior de la taula o selecciona un subconjunt de variants d’article. Un cop seleccionades les variants, fes clic al camp i introdueix el preu nou.
Fes clic a Modifica el preu o bé a Modifica el cost unitari per fer canvis.
Fes clic a Aplica a les variants.
Fes clic a Desa.
Nota:
* En aquests moments, només es poden modificar les variants en bloc, sense incloure-hi el preu dels articles de la col·lecció d’articles.
* La modificació en bloc només es pot fer des del Tauler de control de Square.
* En aquests moments, només pots modificar en bloc el preu i el cost unitari.
Identifica i actualitza els costos unitaris que falten per a l’historial de modificacions
Un cop tinguis costos unitaris associats a les variants d’articles a la col·lecció, veuràs l’opció Resol els costos unitaris en bloc per fer ajustos al Historial.
Tingues en compte que, si a un article li falta un cost unitari, hauràs d’actualitzar cada variant de la col·lecció d’articles abans de poder resoldre en bloc els costos no registrats al Registre de l’historial.
Per començar:
Inicia la sessió a la col·lecció d’articles al Tauler de control de Square per confirmar que cada variant d’article té un cost unitari associat.
Un cop hagis comprovat que cada variant d’article té un cost unitari associat, ves a la pestanya Historial.
Selecciona Resol els costos unitaris > Resol els costos.
Quan selecciones Mostra les accions d’existències, veuràs cada ajust històric que no tingui un cost unitari associat.
Quan modifiques un ajust històric, el cost unitari de tots els altres ajustos mostrarà el cost unitari nou d’aquest article en concret.
No podràs actualitzar en bloc els costos unitaris de les variants que hagis eliminat de la col·lecció d’articles. Per actualitzar els ajustos històrics d’una variant eliminada, hauràs d’actualitzar el cost unitari de cada variant de l’Historial.
Pots consultar més informació sobre actualitzar el cost unitari dels ajustos històrics.
Modifica el fitxer CSV
Tot i que pots importar les dades CSV a un full de càlcul, si la teva col·lecció d’articles conté SKU, no obris el fitxer CSV directament, ja que alguns editors de fulls de càlcul modificaran els SKU de manera inesperada. Concretament, poden eliminar els 0 inicials (per exemple, 0012345 es convertirà en 12345) o fer la conversió a notació científica (per exemple, 12345678999 passarà a 1,2346E+10). Si el CSV conté SKU, segueix aquests passos per garantir que no hi hagi errors als fitxers CSV:
Importa dades CSV a Microsoft Excel
Crea un full de càlcul nou a Microsoft Excel.
Al menú principal, selecciona Arxiu i després Importa.
Selecciona l’opció Fitxer CSV i fes clic a Importa.
Tria el fitxer CSV que has exportat des de la Col·lecció d’articles i fes clic a Obtén dades.
-
Apareixerà l’assistent d’importació:
Fes clic a Següent.
Comprova que només estigui marcat el delimitador «Coma» i, a continuació, fes clic a Següent.
Desplaça’t fins a la columna SKU i canvia el format de dades de la columna a Text. A continuació, prem Finalitza.
Tria l’opció Full nou i prem D’acord per completar la importació.
Importa dades CSV a Google Spreadsheets
Si importes les existències per primera vegada amb Square per a comerços, l’acció d’entrada de les existències es reflectirà com a Rebudes. Si ja has importat la col·lecció d’articles anteriorment, l’entrada es considerarà com un Recompte.
Nota: en funció de si l’entrada d’existències es considera una recepció o un recompte, l’informe del cost dels productes venuts (COGS) ho reflectirà de diferent manera. El fet de rebre existències no afectarà el cost dels productes venuts. Tanmateix, els recomptes que modifiquin les existències a l’alça augmentaran el COGS (disminució) i els recomptes que ajustin les existències a la baixa es trauran del COGS (increment). Si només t’interessa veure el benefici i el marge de benefici dels articles venuts (és a dir, sense incloure-hi els recomptes), pots aplicar el filtre Vendes.
Per començar:
Crea un full de càlcul nou a Google Drive.
Al menú principal, selecciona Arxiu i després Importa.
Selecciona la pestanya Puja i tria el fitxer CSV que has exportat des de la Col·lecció d’articles.
Un cop pujat el fitxer, s’obrirà la finestra emergent Importa un fitxer. Procura marcar No a l’opció Converteix els textos en números i dates.
Fes clic a Importa per completar la importació.
Puja la Col·lecció d’articles
Abans de començar, tingues en compte que l’actualització dels costos unitaris mitjançant la pujada en bloc només funciona un cop, quan configures per primera vegada la col·lecció d’articles amb Square per a comerços.
Per pujar el recompte d’inventari:
Ves a Articles al Tauler de control de Square
Fes clic a Accions > Importa a l’extrem superior dret de la pàgina.
Selecciona Modifica la col·lecció d’articles per afegir articles nous i actualitzar els existents, o bé Reemplaça la col·lecció d’articles per eliminar tots els articles existents i substituir-los pels articles que hagis pujat.
Fes clic a Següent > Descarrega la nostra plantilla. Selecciona si vols descarregar la plantilla en format d’Excel (.xlsx), cosa que recomanem a la majoria d’usuaris, o CSV.
Nota: si el navegador que fas servir és Safari, hauràs de fer clic amb el botó dret a l’enllaç Descarrega la nostra plantilla i desar el fitxer a l’ordinador.
Obre el fitxer catàleg-AAAA-MM-DD-XXXX.xlsx o .csv que s’ha desat a l’ordinador al pas 4 amb Excel (.xlsx) o un altre programa de fulls de càlcul.
Nota: quan modifiquis el fitxer d’Excel, et recomanem que facis servir la versió més recent del teu programa de fulls de càlcul.
-
Omple les columnes de la plantilla amb la informació de l’article. Quan modifiquis la plantilla, tingues en compte aquests consells:
El Cost unitari actual és només un valor de referència. Únicament el Cost unitari nou modificarà el cost al Tauler de control.
No canviïs res a la columna Testimoni ni eliminis les columnes buides.
Tot canvi que es faci a la columna Nova quantitat substituirà la quantitat actual de l’article. Si poses un 0 a la columna Nova quantitat, el recompte d’existències d’aquest article per a aquest punt de venda es posarà a 0.
Si deixes el camp Categoria en blanc, l’article es quedarà Sense categoria.
Els valors nous que s’identifiquin a la columna Categoria crearan categories noves.
Si deixes el camp del preu en blanc o hi escrius Variable, crearàs un article de preu variable.
Si deixes el camp del modificador en blanc, es desactivarà el modificador per defecte. Posa una Y a la columna del conjunt de modificadors corresponent si vols aplicar un modificador concret a un article.
Nota: pots assignar un preu, un recompte d’existències o una disponibilitat determinada específicament a un punt de venda. Per fer-ho, defineix els valors a les columnes d’aquell punt de venda. Per exemple, si poses un preu a la columna Preu al punt de venda 2, només s’assignarà a aquest punt de venda.
Desa el fitxer d’Excel (.xlsx) o CSV que has modificat a l’ordinador.
Arrossega i deixa anar el fitxer d’Excel (.xlsx) o CSV a l’àrea per pujar fitxers o fes clic a Selecciona-ho des del teu ordinador > Puja.
Revisa els canvis i fes clic a Confirma la importació per pujar la nova col·lecció d’articles.
-
Se’t demanarà que alineïs els atributs bàsics del producte de Square amb les columnes importades del teu fitxer d’Excel (.xlsx) o CSV. Si no has canviat els noms de les columnes al fitxer que has descarregat des de Square, els atributs del producte haurien de coincidir automàticament. Revisa les assignacions del fitxer amb relació als atributs del producte i fes-hi els canvis necessaris.
El fitxer d’Excel (.xlsx) o CSV ha de tenir les columnes següents: nom de l’article, nom de la variant, descripció, SKU. Si tens més d’un punt de venda, també cal activar la columna [nom del punt de venda].
La columna Impostos també requereix un format d’encapçalament específic. Els noms de la columna Impostos han d’incloure el valor del percentatge d’impostos entre parèntesis dins de la capçalera. Per exemple: Impost - Vendes (7 %).
Fes clic a Confirma per pujar els canvis.
Un cop facis clic a Confirma la importació, ja no podràs tornar a la versió anterior de la col·lecció d’articles.
Aquí t’expliquem com resoldre problemes amb el Fitxer CSV.