Gestiona les Factures Square en línia
Amb Factures Square, pots enviar factures digitals, grups recurrents o pressupostos des de qualsevol lloc, ja sigui per correu electrònic, missatge de text o manualment. Pots anar controlant quines factures s’han pagat quines i no, enviar recordatoris i acceptar pagaments, així com configurar els paràmetres de les factures, tot en temps real.
Hi ha diverses accions que pots dur a terme a la secció de Factures del Tauler de control en línia de Square per ajudar-te a gestionar millor les factures.
Modifica, cancel·la o arxiva factures
- Ves a Factures al Tauler de control de Square en línia.
- Fes clic a ••• al costat de la factura que vulguis.
- Fes clic a Modifica per actualitzar els detalls de la comanda.
Per cancel·lar una factura:
- Selecciona la factura i fes clic a ••• > Cancel·la.
- Tria notificar els destinataris que la seva factura s’ha cancel·lat i després fes clic a Cancel·la la factura.
Nota: aquesta acció no es pot desfer.
Per cancel·lar un grup de facturació recurrent:
- Selecciona la factura.
- Fes clic a ••• > Finalitza el grup > Confirma.
Quan confirmis, ja no s’enviaran factures d’aquest grup. Qualsevol factura pendent seguirà sent vàlida.
Si una factura ja s’ha pagat, no la pots cancel·lar o eliminar del teu historial de pagaments, però en pots tramitar un reembossament per equilibrar la teva comptabilitat. Si reembosses una factura que contingui una quantitat amb decimals, hauràs de reembossar la totalitat de l’article.
Per motius de seguretat, Square pot cancel·lar una factura de manera ocasional si hi ha hagut massa intents fallits de pagar-la. Pots duplicar la factura cancel·lada i tornar-la a enviar al client. Verifica la identitat del client, ja que ha estat l’emissor de la targeta, i no Square, qui ha denegat les transaccions. Més informació sobre possibles estafes i com acceptar targetes de pagament amb seguretat.
Pots moure factures, incloses les que s’han cancel·lat o les que no s’han pagat, a un arxiu a part, perquè et sigui més fàcil tenir-ho tot més ben organitzat i puguis ocultar les factures antigues o menys rellevants. Per fer-ho, fes clic a ••• al costat de la factura que vols arxivar i fes clic a Arxiva.
Per consultar les factures arxivades, fes clic a Totes les factures i selecciona Arxiu al menú desplegable.
Nota: arxivar una factura no afectarà les mètriques dels informes ni els recordatoris d’aquella factura.
Filtra les factures
Pots filtrar i consultar les factures segons el seu estat al Tauler de control en línia de Square i a l’aplicació de TPV Square. Als filtres hi trobaràs, entre altres:
| Filtre | Descripció |
|---|---|
| Enviada | Factures sense pagar, endarrerides, reembossades, cancel·lades i amb errors |
| Pendent | Factures sense pagar, endarrerides i no entregades |
| Pagada | Totes les factures que s’han pagat i reembossat total o parcialment |
| Pendent de pagament | Estat temporal que s’aplica a una factura que està en procés de cobrar-se. |
| Programada | Inclou les properes factures recurrents que encara no s’han enviat, així com les factures programades normals. |
| Esborranys | Esborranys de factura que encara no s’han enviat ni programat |
| Filtre de factures recurrents | Descripció |
| Actiu | Grups recurrents actius amb factures programades |
| Finalitzat | Grups recurrents amb totes les factures programades enviades, o un grup que s’hagi finalitzat manualment |
| Esborranys | Els esborranys de factures recurrents que encara no s’han enviat ni programat |
Configuració de les factures
Pots gestionar alguns paràmetres de les factures al Tauler de control en línia de Square i a l’aplicació de Factures Square.
Amb el pla Plus de Factures Square, pots personalitzar les factures amb plantilles de factura o establir una plantilla predeterminada per fer servir cada vegada que creïs una factura nova. Les plantilles emplenen automàticament les dades de la factura. Amb cada plantilla única, pots fer el següent:
- Personalitzar les dades bàsiques: afegeix un títol a la factura i un missatge per al client.
- Desar un missatge personalitzat predeterminat: afegeix a la factura les condicions del servei, la política de cancel·lació, la política de devolucions o qualsevol altre missatge personalitzat al camp Missatge.
- Triar les opcions de pagament: tria les opcions de pagament predeterminades per a les factures, com ara els mètodes que acceptes, si es pot fer servir una targeta desada per pagar una factura Square i l’opció de deixar propina.
- Afegir notes a articles concrets: afegeix l’article, selecciona Personalitza i ves a la secció Nota. Assegura’t de fer clic a Desa un cop hagis seleccionat el preu i els impostos i hi hagis afegit la nota.
- Compartir la factura: tria com enviaràs la factura als clients (per correu electrònic o manualment). També pots programar que s’enviïn recordatoris de pagament al client.
- Afegir camps personalitzats: pots afegir un camp personalitzat a la factura (com ara condicions del servei, política de cancel·lació, política de devolucions o un missatge personalitzat) i triar-ne la ubicació dins la plantilla.
Pots gestionar la imatge corporativa de les factures, la gestió de l’inventari i la configuració de Gestió d’equips des del Tauler de control en línia de Square.
Si fas servir algun producte de Personal Square, també pots permetre que els empleats creïn factures online. Per fer-ho, comprova que el permís Accés a les factures estigui activat.
Ajusta la configuració predeterminada per als pressupostos nous. Pots modificar-ne el títol, el missatge, el mètode d’enviament o les opcions d’enviament i venciment. Aquesta configuració es pot anul·lar en pressupostos concrets.
A Notificacions, pots optar per rebre una notificació a l’aplicació o per correu electrònic cada vegada que una factura o un pressupost es consulti, s’enviï, s’actualitzi, es pagui o es cancel·li, així com quan s’enviï un recordatori de la factura.
Nota: qualsevol canvi que facis al Tauler de control en línia de Square es reflectirà als dispositius mòbils. Només els comptes amb permisos de propietari i administrador rebran notificacions automàtiques i per correu electrònic.
Registra el pagament d’una factura
- Ves a Factures des del Tauler de control en línia de Square.
- Selecciona ••• > Accepta un pagament.
- Afegeix un import i un mètode de pagament.
- Selecciona Cobra.
Si el client vol pagar la factura en persona, pots acceptar el pagament a través de TPV Square. Consulta com pots
acceptar pagaments de les factures a través de l’aplicació de TPV Square.
Si reps un pagament d’una factura fora de Factures Square, pots marcar la factura com a Pagada al Tauler de control en línia de Square. Per fer-ho:
- Ves a Factures des del Tauler de control en línia de Square.
- Selecciona la factura.
- Selecciona ••• > Afegeix un pagament.
- A Mètode, selecciona Registra el pagament.
- Tria el tipus de pagament i selecciona Confirma.
Nota: quan es registra una factura, no s’aplica cap comissió per transacció.
Envia i gestiona recordatoris
Consulta l’informe de factures pendents
A Informes, pots:
Consultar una llista dels clients amb factures pendents.
Consultar l’import total que et deuen entre tots els clients.
Filtrar i cercar un client en concret.
Consultar quants dies fa que està vençuda cada factura.
Enviar recordatoris als clients perquè paguin l’import pendent.
Aplicar filtres per consultar la llista de factures pendents d’algun client en concret.
Això t’ajudarà a controlar el flux de caixa i veure qui et deu diners i quants, tot des d’un sol lloc.
També pots descarregar els informes com a fitxer CSV. Per fer-ho, selecciona Exporta i se’t descarregarà un fitxer a l’ordinador.