Configura els calendaris de l’equip
Informació sobre els calendaris de l’equip
Amb Torns Square, pots establir la disponibilitat, afegir torns i publicar calendaris per a tu i per a tot el personal.
La disponibilitat fa referència als dies i les hores en què pot treballar un empleat. En general, és recurrent i independent de les sol·licituds puntuals de dies lliures. Per exemple, la disponibilitat d’un empleat podria indicar que pot treballar de dilluns a divendres, de 10:00 a 21:00.
Un torn és el període de temps durant el qual un empleat treballa en un càrrec determinat. El calendari de torns inclou diversos estats dels torns, com ara programat, en curs o completat. Pots assignar diversos torns a un empleat en una mateixa jornada laboral.
Abans de començar
Algunes funcions avançades del seguiment de les hores i de la gestió de torns només estan disponibles amb una subscripció al pla Plus de Torns, com ara la gestió del temps lliure, l’intercanvi de torns, el seguiment de les hores extres i l’agrupació de les propines.
Pots gaudir de franc de les funcions bàsiques de programació i de seguiment de les hores amb la versió gratuïta de Torns Square per a un màxim de cinc empleats.
Pots aplicar un màxim de tres torns al dia per empleat. Les sol·licituds de temps lliure aprovades es bloquejaran a l’hora de crear el calendari. Consulta més informació sobre com Gestiona les sol·licituds del calendari.
Per configurar el calendari, hauràs d’afegir com a mínim un empleat. Consulta més informació sobre com Afegeix i gestiona empleats.
Estableix la disponibilitat dels empleats
Quan afegeixis els empleats, assegura’t que la seva disponibilitat sigui precisa i estigui al dia. Pots fer que els empleats estableixin la seva disponibilitat des de l’aplicació de Square per a equips o al Tauler de control de Square. També pots configurar-la al Tauler de control de Square.
Els titulars de comptes i els empleats amb els permisos corresponents poden gestionar la disponibilitat del personal a través del Tauler de control de Square.
- Inicia la sessió al Tauler de control de Square i ves a Personal > Programació > Disponibilitat.
- Al menú desplegable, selecciona el punt de venda. Si cal, pots seleccionar diversos punts de venda per consultar els torns i la disponibilitat en tots. En aquest cas, el càlcul total d’hores s’actualitzarà per incloure les dades dels que hagis seleccionat.
- A la fila d’un empleat, selecciona + per obrir la pàgina de disponibilitat per a un dia concret.
- Activa l’opció Disponible tot el dia si l’empleat està disponible durant tot l’horari comercial programat, o bé introdueix una Hora d’inici i una Hora de finalització per especificar quan ho estarà.
- Per afegir més disponibilitat, selecciona Afegeix disponibilitat.
- Per repetir la mateixa disponibilitat per a altres dies de la setmana, selecciona els dies corresponents a la secció Repeteix el.
- Selecciona Desa.
Els empleats poden configurar la seva disponibilitat des de l’aplicació de Square per a equips. Cadascun té un màxim de quatre blocs de disponibilitat.
- A la pestanya Inici de l’aplicació de Square per a equips, selecciona Jo.
- Selecciona Disponibilitat.
- Selecciona el dia de la setmana que vulguis modificar i s’obrirà la pantalla Afegeix disponibilitat.
- Canvia el que vulguis i selecciona Desa els canvis.
Afegeix torns als empleats
Un cop hagis configurat la disponibilitat de l’equip, podràs començar a assignar torns a cada empleat per crear-ne els horaris.
Inicia la sessió al Tauler de control de Square i ves a Personal > Programació > Calendari.
Selecciona l’horari i els punts de venda al menú desplegable. Si en consultes diversos alhora, el càlcul total d’hores s’actualitzarà per incloure tots els que hagis seleccionat.
Selecciona Tots els empleats del menú desplegable per filtrar empleats o càrrecs específics.
A la fila d’un empleat, selecciona + per obrir la pantalla Afegeix un torn per a un dia concret.
Comprova que l’empleat, el càrrec i les dates siguin correctes i introdueix una Hora d’inici i una Hora de finalització. Si l’empleat que has seleccionat no està disponible o té disponibilitat parcial per a aquell dia, es mostrarà una nota amb aquesta informació.
Afegeix una nota opcional i selecciona un color per associar-lo amb l’empleat al calendari. Els empleats poden consultar les notes quan reben el seu calendari per correu electrònic.
Si vols repetir el mateix torn un altre dia de la setmana, selecciona els dies al menú desplegable Repeteix el torn.
Selecciona Desa.
Repeteix els passos per a cada empleat fins que acabis el calendari.
Afegeix torns disponibles
Si no pots cobrir un torn en concret i vols oferir-lo a tots els empleats associats amb un càrrec específic, pots afegir torns disponibles des del Tauler de control de Square.
Inicia la sessió al Tauler de control de Square i ves a Personal > Programació > Calendari.
Selecciona l’horari i el punt de venda corresponents als menús desplegables. Pots seleccionar diversos punts de venda per consultar els torns i la disponibilitat de tots ells. Si en consultes diversos alhora, el càlcul total d’hores s’actualitzarà per incloure tots els que hagis seleccionat.
A la fila Torns disponibles, selecciona + per obrir la pantalla Afegeix un torn per a un dia concret.
Comprova que el càrrec i les dates siguin correctes i introdueix una Hora d’inici i una Hora de finalització.
Afegeix una nota opcional i selecciona un color per associar-lo amb el torn disponible del calendari. Les notes per als torns disponibles només es mostren a la persona que crea el calendari i no als empleats.
Si et cal repetir el mateix torn un altre dia de la setmana, selecciona els dies al menú desplegable Repeteix el torn.
Selecciona Desa. Repeteix els passos anteriors per als dies que vulguis afegir un torn disponible.
Publica i imprimeix el calendari
Pots publicar i imprimir el calendari des del Tauler de control de Square.
Inicia la sessió al Tauler de control de Square i ves a Personal > Programació > Calendari.
Quan acabis de crear el calendari, selecciona Publica.
Dona una ullada al resum per saber el nombre total d’empleats que treballaran, el nombre total de torns i el nombre total d’hores, i selecciona si vols Notificar només els empleats afectats o Notificar tots els empleats.
Selecciona Publica el calendari.
Els empleats rebran una notificació per correu electrònic amb el calendari, que podran consultar des de l’aplicació de Square per a equips.
Un cop hagis publicat el calendari, podràs imprimir-ne una còpia.
Inicia la sessió al Tauler de control de Square i ves a Personal > Programació > Calendari.
Selecciona … > Imprimeix.