Envoyer et gérer des factures sur votre application Solution PDV Square
Factures Square est disponible directement depuis l’application Solution PDV Square. Demandez le paiement de biens ou de services, configurer les paiements récurrents, recherchez vos clients par leur nom, encaissez un paiement partiel ou intégral en personne et envoyez même des rappels lorsqu'une facture est en souffrance, le tout depuis votre appareil mobile ou votre tablette.
Avant de commencer, assurez-vous que l’L’application Square est à jour pour utiliser cette fonctionnalité.
Remarque : Si vous avez des employés, ils devront permission activéeGérer et créer des factures pour envoyer des factures à partir de l’application Solution PDV Square.
Créer des factures depuis l’application Solution PDV Square
Appuyez sur Plus dans la barre de navigation au bas de votre écran et sélectionnez Factures dans le menu de navigation > Créer une facture.
Appuyez sur Ajouter un client > créer un nouveau client ou ajoutez-en un à partir de votre répertoire. Ajoutez des destinataires supplémentaires et demandez une adresse d’envoi si nécessaire.
Sélectionnez les Articles à ajouter à la facture. Appuyez sur Ajouter un autre article pour apply a service charge à la facture. Remarque : Les frais de service par défaut peuvent être créés à partir de l'onglet Compte et paramètres de votre Tableau de bord Square en ligne. Sinon, vous pouvez mettre en place des frais de service variables, qui vous permettent de spécifier le montant ou le pourcentage exact au moment de la constitution du panier.
Sous Calendrier des versements, choisissez un calendrier de versements, optez pour demander un acompte ou échelonner le paiement de la facture.
Choisissez de rendre la facture récurrente ou unique, et sélectionnez l'échéance de la facture et quand l'envoyer. Ajoutez une date de vente ou de service facultative, si nécessaire.
Indiquez le Mode de paiement accepté pour cette facture.
Ajoutez les Détails de la facture, tels que l’intitulé et le numéro de facture, ainsi qu’un message personnalisé, puis appuyez sur Enregistrer.
Si vous souhaitez ajouter une pièce jointe, vous pouvez choisir d’ajouter une photo à partir de votre appareil mobile, de prendre une photo ou de joindre un fichier PDF.
Si nécessaire, ajoutez Square Contracts à votre facture. Remarque : Les contrats peuvent être ajoutés aux factures depuis des appareils iOS et Android. Cependant, les contrats peuvent uniquement être modifiés depuis votre tableau de bord Square en ligne pour le moment.
Appuyez sur Continuer pour choisir votre mode de communication et ajouter des Rappels de paiement.
Une fois tous les détails de la facture complétés, appuyez sur Envoyer la facture.
Remarque : Les paramètres de facturation par défaut peuvent être consultés et modifiés dans votre Tableau de bord Square en ligne ou dans l’application Factures Square (uniquement sur appareils iOS).
Vos clients peuvent payer les factures Square en utilisant carte de paiement pris en charge, Apple Pay ou Google Pay. Les factures payées apparaîtront dans vos transactions dans l'application et votre votre Tableau de bord Square en ligne sous Transactions.
Convertir automatiquement les estimations en factures
Avec Square Invoices Plus, vous pouvez choisir de convertir automatiquement votre estimation en facture une fois que votre client l'a acceptée ou d'enregistrer la facture en tant que brouillon pour l'envoyer ultérieurement. Si vous choisissez de convertir automatiquement les estimations en factures, l'intitulé et la description de la facture resteront identiques à ceux de l'estimation, et le client pourra effectuer le paiement une fois qu'il aura accepté cette dernière.
Pour activer la fonctionnalité de conversion automatique :
Connectez-vous à votre application Factures Square.
Créez une estimation.
À l’étape Détails, activez l’option Convertir automatiquement l’estimation en facture lorsque le client l’accepte.
Vous pourrez faire enregistrer la facture convertie automatiquement comme brouillon, ou l’envoyer automatiquement au client.
Lorsqu'une estimation est convertie automatiquement en facture, la facture convertie utilisera le même mode d'envoi que l'estimation. Ainsi, si une estimation est envoyée par SMS, la facture convertie automatiquement sera également envoyée par SMS.
Remarque : Les commerçants peuvent fixer des rappels pour les échéances de paiement d’une estimation, mais ces rappels ne seront pas envoyés tant que l’estimation n’aura pas été convertie en facture. Toutes les dates sont relatives à la date à laquelle l’estimation est convertie en facture et envoyée. Aucun rappel ne sera émis pour les factures envoyées par SMS.
Ajouter des pièces jointes à des factures
Lorsque vous créez une facture, sélectionnez Ajouter une pièce jointe.
Choisissez une photo dans votre galerie photos ou prenez-en une.
Modifier le nom d’une image si nécessaire et appuyez sur Télécharger.
Pour ajouter d’autres pièces jointes, retournez à la première étape.
Appuyez sur Envoyer.
Remarque : Pour les fichiers image et les PDF, vous pouvez télécharger un maximum de 10 fichiers d’une taille totale ne dépassant pas 25 Mo. Vous pouvez télécharger des fichiers de type PDF, PNG et JPG.
| N’utilisez pas cette fonctionnalité pour télécharger des renseignements médicaux personnels, des contenus illégaux ou des contenus qui enfreignent les Conditions d’utilisation. Les contenus que vous téléchargez pourront être étudiés et utilisés par Square en vue de contester une rétrofacturation. |
Accepter des paiements de factures depuis l’application Solution PDV Square
Vous pouvez utiliser l’application Solution PDV Square pour finaliser les factures envoyées depuis l’application ou depuis votre Tableau de bord.
Appuyez sur Plus dans la barre de navigation au bas de votre écran et sélectionnez Factures dans le menu de navigation.
Cliquez sur la facture de votre liste ou apprenez à créer une facture sur votre appareil mobile > appuyez sur Ajouter un paiement.
Glissez, insérez ou passez la carte de votre client, débitez une carte enregistrée ou sélectionnez un autre mode de paiement (espèces, carte cadeau, chèque ou autre).
L’écran final Facture payée s’affiche une fois le paiement finalisé.
Votre client recevra automatiquement une confirmation de paiement à l’adresse e-mail ou au numéro de téléphone (si vous avez choisi de la partager manuellement) associé à sa facture.
Les pourboires ne seront disponibles que s'ils ont été activés lors de la création de la facture. Les paramètres Pourboires de la Solution PDV Square n’ont pas d’incidence sur les factures.
Remarque : Les paiements de facture ne prennent pas en charge les signatures sur papier. Toutes les signatures de cartes se feront sur l’écran de l’appareil, même si le paramètre Signature sur l’appareil est désactivé.
Modifier, renvoyer ou annuler des factures à partir de l’application Solution PDV Square
Appuyez sur Plus dans la barre de navigation au bas de votre écran et sélectionnez Factures dans le menu de navigation.
Appuyez sur la facture de votre liste que vous souhaitez modifier.
Appuyez sur Modifier dans le coin supérieur droit ou Annuler la facture au bas de l’écran.
Effectuez les modifications nécessaires, puis appuyez sur Renvoyer.
Confirmez ou modifiez la liste des destinataires mis en copie de la facture afin de déterminer qui sera informé des modifications et des annulations de facture.
Remarque : Vous pouvez rechercher des factures et des estimations en fonction de plusieurs champs, comme le nom du client, son adresse e-mail, son numéro de téléphone ou l’intitulé du document. Consultez la liste complète des options de recherche dans notre Centre d’assistance.
Partager une facture avec votre appareil mobile
Vous pouvez partager votre facture directement depuis votre appareil mobile. Pour ce faire :
Ouvrez l’application Solution PDV Square et appuyez sur Plus > Factures.
Appuyez sur Créer une facture.
Dans le champ d’envoi, appuyez sur Envoyer la facture par e-mail, Partager par SMS ou Partager l’URL manuellement.
Remplissez la facture, puis appuyez sur Créer.
Vous retrouverez également un bouton de partage de lien dans une facture existante. Copiez le lien URL de la facture au bas de l’écran des détails de la facture pour le partager depuis votre appareil mobile.
Remarque : Il n’est pour l’instant pas possible d’imprimer une facture à partir d’un navigateur sur appareil mobile.
Ajouter des rappels automatiques aux factures depuis l’application Solution PDV Square
Lorsque vous créez une facture, remplissez tous les champs pertinents, que ce soit les données de facturation, les articles, le calendrier des versements ou le mode de paiement.
Appuyez sur Continuer.
Cliquez sur Rappels de paiement.
Modifiez les options par défaut. Sélectionnez Ajouter un rappel pour ajouter une autre option.
Remplissez et programmez votre facture ou envoyez-la.
L’envoi des rappels cesse dès lors que la facture est payée.
Remarque : Si une facture est envoyée par SMS, les rappels automatiques ne seront pas envoyés à vos clients. Les rappels automatiques s’appliquent uniquement aux factures envoyées manuellement ou par e-mail.
Envoyer un rappel pour une facture depuis l’application Solution PDV Square
Appuyez sur Plus et sélectionnez Factures dans le menu de navigation.
Dans votre liste, appuyez sur la facture pour laquelle vous souhaitez envoyer un rappel. Si vous avez des difficultés à trouver une facture en particulier, vous pouvez effectuer une recherche en utilisant plusieurs filtres.
Faites défiler jusqu’au bas des détails de la facture et appuyez sur Envoyer un rappel.
Dupliquer une facture depuis l’application Solution PDV Square
Appuyez sur Plus et sélectionnez Factures dans le menu de navigation.
Appuyez sur la facture de votre liste que vous souhaitez dupliquer. Utilisez des filtres pour réduire la liste de factures.
Faites défiler la page jusqu’aux détails de la facture et appuyez sur le bouton Dupliquer.
Une page comportant la nouvelle facture reprenant les détails précédents s’affiche. Modifiez les sections au besoin, puis appuyez sur Envoyer.