Créer et gérer des options avec Rendez-vous Square
Avec les options, vous pouvez créer et vendre une série de services ou de cours prépayés qui peuvent être échangés par vos clients. Lorsqu’un client réserve l’un des services ou cours inclus, Square appliquera automatiquement la valeur totale de cette réservation au moment du passage en caisse. Vous pouvez suivre l’activité des options de vos clients à partir de leur profil dans le répertoire de clients. Pour utiliser des options, vous devez avoir un abonnement Rendez-vous Square Plus ou Premium. Si vous passez à Rendez-vous Square Gratuit ou si vous annulez votre abonnement, vous perdrez l’accès à cette fonctionnalité.
Les options présentent actuellement certaines limites :
Les options ne peuvent être créées que via le Tableau de bord Square.
Les pourboires ne sont pas pris en charge pour un rendez-vous payé avec des options via l’application Solution PDV Rendez-vous Square. Vous pouvez ajouter des pourboires aux rendez-vous payés avec des options via le Tableau de bord Square. Les pourboires peuvent également être ajoutés à la vente initiale d’options via l’application Solution PDV Rendez-vous Square.
Les options ne peuvent être utilisées que pour des rendez-vous concernant un seul service. Si plusieurs services ou articles de vente au détail sont inclus dans le rendez-vous au moment du passage en caisse, les options ne s’appliqueront pas.
Créer des options
Pour créer des options, vous devez d’abord créer les services ou les cours que vous souhaitez inclure. Découvrez comment démarrer avec Rendez-vous Square. Pour créer des options :
À partir de votre Tableau de bord Rendez-vous Square en ligne, accédez à Catalogue, puis cliquez sur Options > Créer des options.
À partir de l’écran Créer des options, ajoutez les détails des options, tels que leur nom et leur description.
Dans Éléments inclus, sélectionnez les services et les cours à inclure. S’il existe plusieurs variantes pour un service, ne sélectionnez que les variantes que vous souhaitez inclure dans les options.
Une fois tous les détails des options ajoutés, cliquez sur Enregistrer.
Remarque : la date d’expiration des options ne peut être supérieure à un an à compter de l’achat.
Gérer les options
Vous pouvez gérer, afficher, modifier et supprimer vos options depuis votre Tableau de bord Square.
Pour afficher et modifier les options existantes :
- Accédez à Articles, puis cliquez sur Options.
- Cliquez sur n’importe quelles options pour accéder à l’écran Afficher les options.
Vous pouvez modifier la plupart des attributs d’options. Les modifications s’appliqueront aux options achetées dans le passé et à l’avenir. Les modifications de prix ne s’appliqueront qu’aux ventes futures.
Remarque : une fois des options créées, il ne sera pas possible de modifier les éléments inclus dans ces dernières, comme la quantité, les services et les cours. La date d’expiration des options ne sera pas non plus modifiable. Si vous souhaitez modifier des options existantes, vous devez en créer de nouvelles.
Pour supprimer des options existantes :
- Accédez à Articles, puis cliquez sur Options.
- Cliquez sur n’importe quelles options pour accéder à l’écran Afficher les options.
- Depuis l’écran Afficher les options, cliquez sur Actions.
- Cliquez sur Supprimer.
- Cliquez sur Supprimer les options pour confirmer vos modifications.
Remarque : lorsque des options sont supprimées, les clients les ayant achetées pourront continuer à les utiliser avec tous les détails et restrictions qu’elles contenaient à l’origine.
- Accédez au Répertoire de clients, puis cliquez sur Répertoire.
- Cliquez sur un client pour afficher ses options.
- À partir du profil du client, accédez à Options.
- Cliquez sur … > Afficher l’historique pour voir quand les options ont été achetées, chaque réservation où les options ont été utilisées, ainsi que toute modification manuelle apportée à la quantité restante et à la date d’expiration des options.
- Cliquez sur … > Modifier les éléments inclus pour augmenter ou diminuer manuellement la quantité restante. Cliquez sur Reporter la date d’expiration pour décaler la date d’expiration des options.
Remarque : à partir du profil du client, vous pouvez uniquement consulter les options achetées par un client, leur date d’expiration et les crédits restants. Vous ne pouvez pas consulter l’historique, ni modifier les éléments inclus ou la date d’expiration.
Vendre des options
- À partir de votre Tableau de bord Square en ligne, accédez au Répertoire de clients, puis cliquez sur Répertoire.
- Choisissez un client à qui vendre des options.
- À partir du profil du client, accédez à la section Options, puis cliquez sur Vendre des options.
- Depuis l’écran Ajouter un article ou un montant, cliquez sur les options que vous souhaitez vendre.
- Sélectionnez un mode de paiement et terminez la transaction normalement.
Remarque : vous pouvez également vendre des options en accédant à Paiements > Terminal virtuel. Cliquez sur Encaisser le paiement, puis sur Vente par article.
- Dans l’application Solution PDV Rendez-vous Square, accédez à Passage en caisse.
- Appuyez sur Options, puis sélectionnez des options à ajouter au panier.
- À partir de l’écran Vente en cours, appuyez sur Ajouter un client.
- Choisissez un client à ajouter à la vente, puis appuyez sur Encaisser pour finaliser la transaction.
Pour vendre des options avec Vente en ligne Square, vous devez d’abord avoir un site Vente en ligne Square. Découvrez comment démarrer avec Vente en ligne Square.
- À partir de votre Tableau de bord Square en ligne, accédez à Articles > Options, puis cliquez sur les options que vous souhaitez vendre.
- Accédez à la section Lieu de vente, puis activez l’option pour le site Vente en ligne Square.
- Pour ajouter les options à votre site, accédez à votre Tableau de bord Vente en ligne Square, puis cliquez sur En ligne > Modifier le site.
Remarque : lorsqu’un client achète des options sur votre site, Square l’associe automatiquement au dossier client correspondant dans votre répertoire de clients. Si aucun dossier client correspondant n’existe, Square en créera un nouveau.
Pour vendre des options avec les liens de paiement Square, vous devez d’abord avoir un site Vente en ligne Square. Découvrez comment démarrer avec Vente en ligne Square.
- À partir de votre Tableau de bord Square en ligne, accédez à Articles > Options, puis sélectionnez les options que vous souhaitez vendre.
- Accédez à la section Liens de paiement, puis activez l’option Créer un lien de paiement ou un bouton d’achat.
- Cliquez sur Enregistrer pour confirmer les modifications apportées à vos options.
- Ouvrez à nouveau les options, puis accédez à la section Liens de paiement.
- Cliquez sur Copier pour afficher les options de partage pour le lien de paiement.
Remarque : lorsqu’un client achète des options avec un lien de paiement, Square l’associe automatiquement au dossier client correspondant dans votre répertoire de clients. Si aucun dossier client correspondant n’existe, Square en créera un nouveau.
Utiliser des options
- Dans votre Tableau de bord Rendez-vous Square en ligne, cliquez sur Calendrier.
- Accédez au rendez-vous ou au cours pour lequel vous souhaitez utiliser des options.
- À partir d’un rendez-vous, cliquez sur Encaisser un paiement. Si le client a des options applicables, ces dernières seront automatiquement appliquées.
- Pour les cours, ajoutez la personne de votre choix à un cours. Si ce client a des options applicables, ces dernières s’afficheront telles qu’elles ont été appliquées à l’écran Choisir un mode de paiement.
- Si le montant total de la transaction est ramené à 0 € avec l’option, choisissez Autre comme type de paiement, puis cliquez sur Enregistrer le paiement pour finaliser la transaction.
- Si le montant total de la transaction est supérieur à 0 €, cliquez sur Enregistrer le paiement pour finaliser la transaction normalement.
- Dans l’application Solution PDV Rendez-vous Square, accédez à Calendrier.
- Accédez au rendez-vous ou au cours pour lequel vous souhaitez utiliser des options.
- Pour un rendez-vous, appuyez sur Vérifier et passer en caisse. Si le client a des options applicables, ces dernières seront automatiquement appliquées.
- Pour les cours, ajoutez la personne de votre choix à un cours. Si ce client a des options, il vous sera demandé si vous souhaitez les appliquer à cette réservation.
- Si le montant total de la transaction est ramené à 0 € avec l’option, appuyez sur Encaisser, puis sur Enregistrer le paiement à l’écran suivant.
- Si le montant total de la transaction est supérieur à 0 €, appuyez sur Encaisser pour finaliser la transaction normalement.
Avant que les clients puissent utiliser des options à partir de votre page de réservation, vous devez d’abord activer la réservation en ligne dans votre Tableau de bord Rendez-vous Square en ligne en accédant à Réservation en ligne > Canaux.
- Les clients peuvent alors accéder à vos pages de réservation en ligne pour réserver un rendez-vous ou un cours.
- À partir de la page Passage en caisse, vos clients peuvent se connecter ou saisir leur numéro de téléphone et choisir une option de connexion lorsqu’ils y sont invités.
- Si votre client possède des options valides qui s’appliquent au service ou au cours réservé, elles seront automatiquement appliquées à la transaction.
Remarque : votre client doit avoir effectué au moins une réservation en ligne en utilisant le même numéro de téléphone pour que les options apparaissent comme disponibles.
Questions fréquentes
Si vous passez à une version inférieure ou annulez votre abonnement, vous n’aurez plus accès à la création de nouvelles options, à la vente et à l’acceptation de ces dernières en guise paiement d’un rendez-vous ou d’une réservation de cours.
Les options peuvent être vendues via votre tableau de bord Square en ligne ou votre application Solution PDV Rendez-vous Square.
Si vos clients prennent leurs rendez-vous en ligne et que vous n’exigez pas de prépaiement pour les réservations en ligne, ils peuvent continuer à réserver comme ils le faisaient auparavant. Une fois que vous avez pris le rendez-vous sur le Tableau de bord Rendez-vous Square, vous verrez que le crédit d’options est automatiquement appliqué au service couvert.
Pour émettre le remboursement d’options achetées :
- Depuis votre Tableau de bord Square en ligne, accédez à Transactions.
- Cliquez sur la transaction correspondant aux options achetées, puis cliquez sur Rembourser.
- À partir de l’écran Rembourser, vous pouvez choisir de Rembourser les articles ou de Rembourser un montant.
- Pour rembourser la valeur totale des options, cliquez sur Rembourser les articles. Sélectionnez tous les articles, puis cliquez sur Rembourser les articles.
- Pour rembourser un montant spécifique, cliquez sur Rembourser un montant. Après avoir choisi le mode de remboursement, ainsi que le montant et le motif de ce dernier, cliquez sur Rembourser.
Pour rembourser un cours payé avec des options :
- Dans votre Tableau de bord Rendez-vous Square en ligne, cliquez sur Calendrier.
- Cliquez sur le cours > le nom de la personne y participant, puis cliquez sur Retirer du cours.
- À partir de l’écran Retirer du cours, mettez à jour les notifications de réservation des clients.
- Mode de remboursement. Si la réservation du cours a été payée avec des options, le nom de ces dernières apparaîtront en tant que mode de remboursement.