Guía fiscal para empleadores Square de California
Acerca de la información fiscal de empleadores de California
Con Square, puedes administrar la nómina, pagar tus impuestos y adelantarte al cumplimiento para enfocarte en administrar tu negocio. Esta guía está destinada solo a los impuestos de tu estado. Es importante tener en cuenta que las leyes varían según la jurisdicción y esta guía no intenta abordar todas las jurisdicciones o impuestos federales; por ejemplo, los condados o ciudades a menudo tienen requisitos que difieren de las leyes federales y estatales.
Antes de comenzar
Para registrarte a Nómina Square en California, debes proporcionar tu número de Cuenta de impuestos estatales sobre la nómina de empleador (número del Departamento del Desarrollo del Empleo, EDD). Necesitamos esta información para hacer pagos de impuestos y declaraciones en tu nombre.
La forma más fácil de obtener un número de EDD es inscribirse en línea en el Portal de servicios electrónicos para negocios del Departamento del Desarrollo del Empleo. Si se te solicita que ingreses un agente de nómina, selecciona No. Debes registrarte para tu número de EDD como si no tuvieras un agente de nómina. Una vez que te hayas inscrito correctamente, recibirás un número de EDD para tu negocio. Alternativamente, puedes llamar al EDD de lunes a viernes de 8:00 a. m. a 5:00 p. m., hora del Pacífico al 888-745-3886, para hablar con un miembro del personal.
Si ya creaste una cuenta, pero todavía no has presentado una declaración de impuestos estatales sobre la nómina, puedes obtener rápidamente el número del EDD llamando al 888-745-3886.
Si vas a cambiar de proveedor a Nómina Square (o has presentado declaraciones de impuestos estatales sobre la nómina anteriormente), tu número de EDD estará en tus formularios de impuestos trimestrales previamente presentados. Puedes encontrar tu número de EDD en el formulario DE-9 o DE-9c (es un número de ocho dígitos que sigue este formato: XXX-XXXX-X).
Si no localizas tu número de EDD, pero conoces la información para iniciar sesión con los servicios electrónicos de tu EDD, podrás encontrar tu número de EDD al iniciar sesión en el Sitio web de EDD.
Detalles de impuestos de nómina de California
Nómina Square procesa lo siguiente según la frecuencia a continuación a estas agencias estatales.
Departamento del Desarrollo del Empleo de California (EDD)
Cupón de depósito de impuestos sobre la nómina (DE 88): presentado bisemanal, mensualmente o trimestralmente
Declaración de contribución trimestral e informe de salarios (DE 9): presentado trimestralmente
Declaración trimestral de contribución e informe de continuación de salarios (DE 9C): presentado trimestralmente
Informe de nuevos empleados (DE 34): presentado por nuevo empleado
Efectuar pagos de impuestos retenidos del estado de California
Para realizar pagos del impuesto estatal de California, debes estar registrado en el Departamento de Desarrollo del Empleo de California (EDD, por sus siglas en inglés) y tener un número de cuenta del empleador de California. Puedes realizar pagos de impuestos en línea. Puedes realizar pagos de impuestos en línea.
Para pagar en línea, inscríbete con el Departamento de Desarrollo del Empleo para obtener una cuenta de servicios electrónicos. Una vez que tengas la cuenta, puedes realizar pagos y declaraciones desde tu cuenta de servicios electrónicos. Visita Sitio web de EDD para obtener más información.
Ya no se aceptan declaraciones por correo. Visita Sitio web de EDD para obtener más información. Para obtener más información sobre los pagos de impuestos de California, visita el Sitio web de EDD o llama al 1-888-745-3886.
Declaraciones de impuestos del seguro de desempleo en California
Las declaraciones y los pagos del impuesto del seguro de desempleo se combinan con otros informes y pagos del impuesto sobre la nómina. Los informes y los pagos vencen el último día del mes siguiente a la finalización del trimestre calendario (p. ej.: el 30 de abril para el primer trimestre). Los pagos de impuestos de retención, a diferencia de los pagos de impuestos del seguro de desempleo, pueden vencer con más frecuencia que trimestralmente.
Declaración en línea: Utiliza los servicios electrónicos para negocios del EDD para realizar la declaración, y paga los impuestos adeudados mediante una transferencia electrónica de fondos (EFT, por sus siglas en inglés) o una tarjeta de crédito.
Aunque no haya pagado salarios durante el trimestre, debe presentar la declaración de los formularios DE 9 y DE 9C. Revisa el casillero Sin nómina en el Ítem A del Formulario DE 9 y en el Ítem C del Formulario DE 9C; luego, firma y envía por correo ambos informes. Si realizarás pagos de salarios en el próximo año, notifica al EDD por escrito o revisa el casillero Fuera de negocio/informe final en el Ítem B del Formulario DE 9 y en el Ítem D del Formulario DE 9C. Te enviarán una carta confirmando que tu cuenta ha sido desactivada.
Para obtener más información sobre los impuestos estatales de desempleo, comunícate con el Departamento de Desarrollo Laboral de California al 888-745-3886 o visita el sitio web del Departamento de Desarrollo Laboral de California.
Modificar declaraciones de impuestos duplicadas en California
El Departamento de Desarrollo del Empleo de California (EDD) te permite corregir cualquier declaración de nómina incorrecta de Formularios DE9 y DE9C enviados anteriormente mediante el envío del Formulario DE 9ADJ, Contribución trimestral y ajuste salarial. A continuación se incluyen algunas pautas generales para completar la enmienda de tu declaración:
- Inicia sesión en el sitio web del EDD para hacer la presentación de manera electrónica o descarga el Formulario DE 9ADJ para enviarlo por correo.
- Obtén una copia de los Formularios DE9 y DE9C que se presentaron originalmente. Esto es necesario para la sección “Cantidades originales reportadas”.
- Sigue las instrucciones del EDD para completar el Formulario DE 9ADJ.
- Envía tu declaración completada en línea o envíala a la dirección en el formulario.
Presenta tu Formulario DE 9ADJ con el Departamento de Trabajo lo antes posible para evitar sanciones o comisiones innecesarias por no declarar tus salarios e impuestos. Si tienes alguna pregunta, comunícate con el Centro de Asistencia al Contribuyente del EDD al 1-888-745-3886 o visita su sitio web.
Agrega tu tasa de impuestos del Seguro de desempleo del estado de California a Nómina Square
Para localizar los impuestos del seguro de desempleo (SUI) de tu estado, inicia sesión en el Sitio web de EDD. Si eres un nuevo empleador, recibirás tu tasa de impuesto después de que completes el registro en línea con el EDD.
Si bien Nómina Square te asistirá con la verificación de tus tasas de impuestos todos los trimestres, debido a que proporcionaste un número del Departamento del Desarrollo del Empleo (EDD) válido, tú eres responsable de asegurar que las tasas de impuestos se reflejen con precisión en el Panel de Datos Square:
Tasa del seguro de desempleo del estado (SUI)
Tasa del impuesto por capacitación para el empleo (ETT)
La Tasa del seguro de discapacidad del estado (SDI) es fija para todos los empleadores, por lo que Nómina Square actualizará tu SDI según la tasa anual fijada por el EDD del estado de California. comunícate con atención al cliente de Square si necesitas actualizar tus tarifas.
Inscríbete en el programa de jubilación de CalSavers
CalSavers es el programa de ahorros para retiro de California que permite que los empleados elegibles aporten de manera automática una parte de sus cheques de pago a una cuenta personal de jubilación IRA Roth. Los empleadores pueden registrarse en CalSavers directamente a través del estado para ofrecer este beneficio a sus empleados de forma gratuita. CalSavers es un programa de retiro voluntario para empleados.
Todos los empleadores de California deben dar a los empleados acceso a CalSavers, a menos que ofrezcan un plan de retiro patrocinado por la empresa, como un plan 401(k) mediante la integración de terceros de Nómina Square con Guideline. Obtén más información sobre cómo configura los beneficios 401(k) con Guideline.
Si los empleados deciden ingresar al programa CalSavers, los empleadores pueden establecer una deducción de beneficios de su perfil de nómina del equipo para retener los montos del aporte de sus cheques de pago. Para suscribirte a CalSavers, sigue estos pasos:
Inicia sesión en el Panel de Datos Square, selecciona Personal y nómina > Equipo y selecciona el nombre de un empleado.
Selecciona Agregar beneficio > Crear nuevo.
Ingresa un nombre para el plan tal como deseas que aparezca en los talones de pago del empleado, por ejemplo, CalSavers o IRA Roth. No puedes editar el nombre del beneficio.
Selecciona IRA Roth como tipo de beneficio para el programa CalSavers.
Especifica los detalles de las deducciones del empleado, como el método de cálculo y las deducciones hasta la fecha. Si seleccionas Porcentaje de ingreso disponible, el aporte se calculará como un porcentaje del salario bruto menos impuestos u otras deducciones antes de impuestos. Si un empleado desea deducir el 5% de su salario bruto, recomendamos calcular e ingresar el monto manualmente en el ajuste Monto en dólares para una mayor precisión.
Si deseas que los aportes no superen un monto específico en dólares en un año calendario, haz clic en Agregar límite en el campo Límite de deducción e ingresa el monto en dólares de límite. Encontrarás más información sobre los límites de aportes a CalSavers en las Preguntas frecuentes de CalSavers.
Selecciona Guardar.
Si creas una deducción manual, los empleadores deben enviar el monto de aporte de cada cheque de pago a CalSavers en el transcurso de 7 días desde la deducción del cheque de pago del empleado participante. Nómina Square no completará este pago en nombre de los empleados ni de los empleadores. Obtén más información sobre esto en el Sitio web de CalSavers.
Ley de licencia por enfermedad pagada de California
A partir del 1 de julio de 2015, se le debe ofrecer a los empleados, por lo menos, tres días (de 24 horas) de licencia por enfermedad por año, con la opción de pasar al año siguiente los días que no fueron usados el presente año, permitiendo una acumulación total de al menos 48 horas (seis días).
Califican todos los empleados de California que trabajan más de 30 días al año, incluidos los empleados a medio tiempo y temporales. Los empleados tienen derecho a usar los días de licencia por enfermedad acumulados, 90 días después de haber comenzado a trabajar.
Los empleadores pueden ofrecer el beneficio de licencia por enfermedad en una de dos maneras:
Ofrecer de manera gradual por lo menos una hora de licencia por enfermedad remunerada por cada 30 horas trabajadas o
Ofrecer a todos los empleados el pago de licencia por enfermedad mínimo (tres días) al principio de cada año.
El pago por enfermedad se basa en la tarifa por hora regular del empleado. Los empleadores también deben mostrar cuántos días de licencia por enfermedad tienen disponibles los empleados en su talón de pago o en un documento emitido el mismo día de su cheque de pago.
Esta ley estatal no se anticipa a las ordenanzas locales.
Para cumplir con los nuevos requerimientos y con los ya existentes, aquí tienes una lista de lo que deberás preparar:
Proporciona una copia escrita de tu política de licencia por enfermedad a los empleados al momento de la contratación.
Pon un póster explicando tu política de licencia por enfermedad.
Brinda por lo menos tres días (de 24 horas) de licencia por enfermedad remunerada a cada empleado elegible por año.
Muestra cuántos días de licencia por enfermedad tiene disponible un empleado, ya sea en su talón de pago o en un documento emitido el mismo día de su cheque de pago.
Mantén registros de horas ganadas y usadas por un período de tres años.
Obtén más información sobre la ley de licencia por enfermedad remunerada del Estado de California en el Sitio web del Departamento de Relaciones Industriales de California.
Si tiene preguntas específicas sobre los requisitos laborales y salariales, ponte en contacto con el EDD por correo a AB1522@dir.ca.gov o a las oficinas de tu gobierno local. Asegúrate de consultar a un profesional sobre las ordenanzas locales que pueden aplicar para tu negocio.
La función de licencia por enfermedad de Nómina Square te permite configurar una política de licencia por enfermedad y hacerle seguimiento desde el Panel de Datos Square. El saldo de la licencia por enfermedad de su empleado se muestra en los talones de pago, lo que le permite realizar un seguimiento. Obtén más información sobre cómo configurar las políticas de permisos con goce de sueldo y licencias por enfermedad.
Este Rastreador de licencia por enfermedad puede ayudarte a hacer seguimiento de las horas de baja por enfermedad remuneradas de tus empleados.
Para comenzar a usar el rastreador de licencia por enfermedad:
- Ve a la pestaña Rastreador de licencia por enfermedad e ingresa los nombres de todo el personal en la fila 3.
- Cada vez que hagas la nómina, llena la columna Período de pago con el período que corresponda e ingresa los números de horas (incluidas las horas extras) trabajadas por cada empleado durante el período.
- El total se actualizará automáticamente. No dudes en agregar filas y columnas adicionales cuando te quedes sin espacio.
- Cuando el empleado use su licencia por enfermedad, ingresa las horas en la fila Total de licencia por enfermedad usada. El saldo se actualizará automáticamente con el número de horas que le quedan.
- Asegúrate de publicar o compartir esta información. Debes mostrar cuántos días de licencia por enfermedad tiene disponible un empleado, ya sea en su talón de pago o en los problemas de documentos el mismo día de su cheque de pago.