Configura Nómina Square
Acerca de Nómina Square
Registrarte en Nómina Square es fácil y rápido, aun si cambias los servicios de nómina a mediados de año. No es necesario que proceses pagos ni uses otros servicios de Square para usar Nómina Square.
Los suscriptores de Nómina Square pueden acceder a la versión gratuita de Turnos Square, que incluye registros de horas, programación de turnos y seguimiento de propinas. Además, los suscriptores de Nómina no tienen el límite de cinco miembros del equipo para el uso de las funciones gratuitas de Turnos Square. Puedes agregar tantos miembros del equipo como necesites.
Antes de comenzar
Puedes registrarte en Nómina Square desde un navegador web.
Para suscribirse a Nómina Square, tú y tu personal deberán proporcionar información personal, como una dirección y un número de Seguro Social, así como la Información de retención de impuestos requerida para el Formulario W-4.
Actualmente, Nómina Square es solo para negocios que declaran el Formulario 941 o el Formulario 944. Nómina Square no admite el pago a empleados domésticos o agrícolas.
Para registrarte, te recomendamos que tengas esta información lista:
Número de identificación federal del empleador (EIN).
Información fiscal estatal del empleador.
Tipo de negocio.
Nombre del negocio legal y dirección (tal como lo registraste con tu número de identificación de empleador).
Los datos de tu cuenta bancaria para retirar fondos para la nómina.
Si estás cambiando de servicio de nómina a mediados del año, también necesitaremos la siguiente información:
Nombre y apellido de tus empleados
Dirección de correo electrónico de tus empleados (utilizada para configurar el depósito directo), el formulario W-4 (si les pagas por cheque o si deseas ingresar esta información tú mismo) y formulario de retenciones del estado (si tu estado retiene impuestos sobre la renta de empleados).
Información laboral de los exempleados a quienes hayas pagado este año
Informes de nómina de tu proveedor anterior
Si actualizas tu tipo de negocio, puede que el IRS te proporcione un nuevo número de identificación del empleador (EIN). En este caso, deberás crear una nueva cuenta de Nómina Square para pagar a los miembros de tu equipo. Cuando tu EIN se actualiza, los límites de impuestos se restablecen y deberás presentar el Formulario W-2 para tus empleados a través de ambos EIN.
Puedes configurar Nómina Square sin historial de nómina anterior o cambiar y cargar el historial de tu proveedor de nómina anterior. Si no tienes una cuenta de Square, primero crea una. Obtén más información sobre cómo configurar la cuenta de Square.
Configurar Nómina Square
Si no tienes un historial de nómina anterior de otro proveedor, puedes agregar tu información fiscal, verificar un firmante autorizado, vincular una cuenta bancaria, agregar tu equipo y establecer tu calendario de pagos.
Regístrate en Nómina Square desde el Panel de Datos Square.
Ve a Personal y nómina > Nómina > Configuración.
Agrega tu información fiscal. Ingresa la información del negocio, incluido el nombre y el tipo, la dirección y las sucursales. Si procesas la nómina en diferentes estados o en múltiples jurisdicciones fiscales, proporciona la información de la cuenta fiscal de tu empresa para cada sucursal. Asegúrate de que tu información sea precisa y esté actualizada. Es posible que no podamos hacer pagos o declaraciones de impuestos si la información que proporcionas no coincide con lo que está registrado en el IRS o la agencia tributaria estatal de empleadores. Para obtener ayuda, visita nuestra Recursos de impuestos estatales de Nómina Square.
Vincula la cuenta bancaria que deseas usar para Nómina Square. Si te registras con una cuenta de Square existente, puedes elegir usar tu cuenta bancaria vinculada existente, vincular una cuenta bancaria separada exclusivamente para Nómina Square o usar pagos instantáneos. Con Pagos instantáneos, puedes elegir que los débitos de depósito directo del miembro de tu equipo provengan directamente del saldo guardado. Deberás vincular una cuenta bancaria tradicional para los débitos fiscales.
Si vinculas manualmente tu cuenta bancaria, Nómina Square depositará y, luego, retirará dos pequeños montos de tu cuenta bancaria como medida de seguridad para garantizar que la cuenta que vinculaste te pertenezca después de confirmar tus datos bancarios. Si usas una cuenta bancaria tradicional, no podrás procesar la nómina hasta que hayas confirmado los montos del depósito de seguridad. Obtén más información sobre cómo verificar tu cuenta bancaria de Nómina Square.
Autoriza a Nómina Square como tu Agente informador y, si tu estado lo requiere, proporciónanos un Poder Notarial (Power of Attorney, POA). Esto nos autoriza a pagar y declarar impuestos en tu nombre y se enviará al IRS. La información ingresada debe coincidir con tu número de identificación del empleador (EIN). Si cambias de proveedor de nómina a mitad de año, Nómina Square requiere información adicional sobre tu historial de nómina anterior.
Si le pagaste a un miembro del equipo este año y es un Empleado W-2, ingresa sus salarios brutos del año hasta la fecha. Si al miembro de tu equipo se le pagó anteriormente como contratista independiente, ingresa $0.00. No estimes el valor: proporciona los montos exactos, incluido cualquier pago adicional, como bonos, comisiones y propinas en efectivo. Esta información es fundamental para garantizar que los impuestos de tus empleados se calculen correctamente.
Si tienes exempleados W-2 a los que pagaste dentro del año en curso, deberás incluirlos dentro de Nómina Square para garantizar que las presentaciones W-2 sean precisas. Presentamos el W-2 para todos los empleados pagados dentro del año calendario en curso. Nómina Square no contactará empleados que ya no trabajan en tu negocio.
Agrega el historial de nómina anterior. Proporciona el historial de nómina de tu proveedor anterior. Si cambias de otro proveedor, carga las presentaciones o los informes de cheques de pago que tengas. Revisa la siguiente sección para obtener más información sobre cómo encontrar tu historial de nómina anterior.
Encontrar el historial de nómina de tu proveedor anterior
Si cambias de servicio de nómina a mitad de año, Nómina Square te solicita un informe de ganancias. El informe de ganancias debe incluir todos los talones de pago de este año para todos los empleados actuales y exempleados con W-2 así como la siguiente información:
Nombre del empleado
Fecha de pago
Pago bruto
Impuestos sobre la renta federales retenidos
FICA o seguro social
Medicare
Todos los impuestos estatales aplicables
Todas las deducciones (antes de los impuestos, después de los impuestos y embargos) retenidas a los empleados
A los fines de la declaración de impuestos, una fecha de pago es diferente de una fecha de cheque. La fecha del cheque es la fecha en que el empleado recibe el pago, pero la fecha de pago es la fecha en que se registran los pagos de impuestos estatales y federales. Al proporcionar tus informes de nómina anteriores, Nómina Square necesitará la información de nómina basada en la fecha de pago.
Además, varios estados requieren que los informes de nómina incluyan las horas trabajadas por los empleados. Si tu negocio está ubicado en Massachusetts, Minnesota, Oregón, Rhode Island, Carolina del Sur, Washington, Washington D. C. o Vermont, incluye las horas que tus empleados hayan trabajado antes de pasarse a Nómina Square.
Si hiciste el cambio a Nómina Square desde uno de los siguientes proveedores, consulta los pasos para ubicar el informe de ganancias de tus empleados.
Para descargar tu informe de Intuit Payroll y de Quickbooks Online Payroll, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en la cuenta de Intuit Payroll o Quickbooks Online Payroll.
- Selecciona Informes.
- Ve a Informes del personal o Nómina y selecciona Detalles de nómina.
- Para el intervalo de fechas, selecciona Este año.
- En Empleado, selecciona Todos el personal.
- Selecciona Actualizar informe o Ejecutar informe.
- El pago bruto a la fecha de cada empleado se enumera en la columna Pago total.
- Para consultar esta información en una hoja de cálculo y guardarla para tus registros, selecciona Consultar en Excel o, en el menú desplegable en Compartir, haz clic en Exportar como Excel. Se descargará una hoja de cálculo de Excel en tu computadora.
Para obtener información adicional sobre cómo navegar por las cuentas de Intuit Payroll o Quickbooks Online Payroll, comunícate con Atención al cliente de Intuit.
Para descargar tu informe de Quickbooks Desktop Payroll, haz lo siguiente:
- Comienza en Informes.
- Para Empleado y Nómina, selecciona Resumir datos de nómina en Excel.
- En Fecha, selecciona Personalizada. Por ejemplo, para recuperar un informe que cubra la nómina del año fiscal anterior, selecciona el intervalo de fechas del 1 de enero al 31 de diciembre para el año correspondiente.
Para obtener más información, visita Soporte de Intuit.
- Inicia sesión en RUN Payroll.
- Pasa el cursor sobre Informes.
- Para Nómina, selecciona Registro de ganancias.
- Establece el año como el año en curso.
- En el campo Fechas de cheques a partir de, selecciona la fecha de la primera nómina de este año.
- En el campo Hasta: selecciona la fecha de la última nómina completa.
- En el campo Empleado, selecciona Todos y, luego Actualizar.
- Encuentra el pago bruto a la fecha de cada empleado en la columna Bruto y en la fila Total del empleado. Los empleados se enumeran en orden alfabético por apellido.
Si tienes alguna otra duda sobre cómo encontrar esta información en la cuenta de RUN Payroll, dirígete a Atención al cliente de ADP.
- Inicia sesión en tu cuenta de Paychex Payroll.
- Selecciona Paychex Flex > Panel de Datos > Análisis e informes > Todos los informes.
- En Todos los informes, selecciona Registros de ganancias del personal.
- Para Opciones personalizadas, busca Seleccionar empleados y selecciona Todo el personal.
- En Elegir fechas, selecciona Año natural actual.
- Para Reporte de totales, selecciona Empleado y empresa > Mostrar montos sumados.
- Ejecuta el informe para encontrar el pago bruto a la fecha de cada empleado.
Para obtener más información, ve a Atención al cliente de Paychex.
- Inicia sesión en tu cuenta de nómina de Gusto.
- Selecciona Informes.
- Para Informes de resumen, selecciona Diario de nómina.
- Confirma que el intervalo de fechas se encuentra en Anual y selecciona Todo el personal.
- Asegúrate de que el grupo de informes sea por empleado y que todas las casillas estén marcadas.
- Selecciona Generar informe.
- Una vez que se cargue, selecciona Descargar CSV.
Para obtener más información, visita Atención al cliente de Gusto.
- Inicia sesión en la cuenta de SurePayroll.
- Selecciona Informes.
- Para Informes de nómina, selecciona Resumen de nómina.
- Selecciona Año calendario en curso, selecciona la Fecha del primer cheque en el año en curso y, luego, Actualizar informe.
- Selecciona la opción XLS para descargar el archivo.
- Repite los pasos para todas las otras fechas de los cheques.
Para más información, visita Atención al Cliente de SurePayroll.
- Inicia sesión en la cuenta de Heartland Payroll.
- Selecciona Creación de informes > Informes de rango de fechas.
- Para Informes de rango de fechas, selecciona Comprobar detalle del historial.
- Para Fecha a partir de:, selecciona la fecha de la primera nómina de este año.
- Para Hasta la fecha:selecciona la fecha de la última nómina completa.
- En Tipo de datos, selecciona Fecha de pago.
- Selecciona Excel o PDF como formato y selecciona Ejecutar informe.
- Selecciona Descargar para descargar el archivo.
Para obtener más información, visita Atención al cliente de Nómina Heartland.
- Inicia sesión en la cuenta de Toast Payroll.
- Ve a Nómina > Nóminas anteriores > Ver.
- Selecciona las fechas de nómina.
- Verifica que el tipo de informe sea Informe del registro de nómina.
Si vienes de un contador u otro servicio de nómina que no figura en este artículo, pídeles que te brinden un informe en formato Excel o PDF que incluya todos los talones de cheque de este año para todos los empleados actuales y exempleados con W-2. Puedes descargar esta plantilla de Excel para transferir esta información. Necesitamos la siguiente información:
- Fecha de pago
- Pago bruto
- Impuestos sobre la renta federales retenidos
- FICA/seguro social
- Medicare
- Todos los impuestos estatales aplicables
- Todas las deducciones (antes de los impuestos, después de los impuestos y embargos) retenidas a los empleados