Información fiscal del empleador de Nueva York
Acerca de la información fiscal del empleador de Nueva York
Con Square, puedes administrar la nómina, pagar tus impuestos y adelantarte al cumplimiento para enfocarte en administrar tu negocio. Esta guía está destinada solo a los impuestos de tu estado. Es importante tener en cuenta que las leyes varían según la jurisdicción y esta guía no intenta abordar todas las jurisdicciones o impuestos federales; por ejemplo, los condados o ciudades a menudo tienen requisitos que difieren de las leyes federales y estatales.
Antes de comenzar
Para suscribirte a Nómina Square en Nueva York, debes ser un empleador registrado en el Departamento de Trabajo del estado de Nueva York el York y el Departamento de Impuestos y Finanzas de Nueva York, y proporcionarnos tu Número de registro de empleador y tu Tasa de impuestos del seguro de desempleo de Nueva York.
Debes ser un empleador registrado en el Departamento de Trabajo de Nueva York y el Departamento de Tributación y Finanzas para usar Nómina Square. Para el registro necesitamos tener números de cuenta de Nueva York válidos para declarar los impuestos del estado de Nueva York en tu nombre.
Información de impuestos a la nómina de Nueva York
Nómina Square procesa lo siguiente según la frecuencia especificada para estas agencias estatales.
Departamento de Tributación y Finanzas y Departamento de Trabajo
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Declaración de impuestos retenidos (NYS-1): por ejecución de pago
Las retenciones fiscales hechas por los servicios de Nómina Square como la declaración y el cupón de pago. Este formulario no aparecerá en tus Formularios de impuestos en el Panel de Datos Square.
Pago de impuestos del seguro de desempleo: se procesa trimestralmente
Declaración trimestral combinada de retenciones, informes de salarios y seguro de desempleo (NYS-45): se procesa trimestralmente
Informe del Registro de nuevas contrataciones: por cada nuevo empleado
Efectuar pagos de impuestos de nómina del estado de Nueva York
Para pagar las retenciones fiscales en Nueva York, debes registrarte para obtener un número de identificación de retenciones en Nueva York en el Departamento de Trabajo de Nueva York. El número de identificación de retención de Nueva York será en realidad el mismo número que tu FEIN, pero debe estar registrado en el Departamento de Trabajo de Nueva York. Existen dos formas de registrarte.
- Para registrarte en línea, envía una solicitud al Departamento de Trabajo mediante tu sitio web.
- Para registrarte por teléfono, llama al Departamento de Trabajo al 888-899-8810 o al 518-457-4179.
Para hacer contribuciones al Seguro de Desempleo de Nueva York, el Departamento de Trabajo de Nueva York también te emitirá un Número de registro de empleador de Nueva York. Puedes llamar al Departamento de Trabajo al (888) 899-8810 si necesitas ayuda para encontrar tu número de registro de empleador.
Nómina Square actualmente no admite empleadores que deban remitir impuestos a través de PrompTax. Si tu impuesto total retenido durante el año fiscal anterior fue de $100,000 o más, es probable que debas remitir el impuesto a través de PrompTax. Si optaste voluntariamente por usar PrompTax, puedes cancelar tu participación en el programa PrompTax a través de tu cuenta de Servicios en línea para empresas.
Existen dos opciones para pagar el impuesto sobre la renta y el impuesto del seguro de desempleo:
- Para pagar en línea, ve a la Presentación web.
- Para pagar por correo, para el impuesto sobre la renta del estado de Nueva York o el impuesto de retención de la ciudad de Nueva York y Yonkers, completa el formulario NYS-1 y escribe un cheque a nombre de NYS Income Tax. Envía tu cheque y el NYS-1 por correo a: NYS Tax Department Processing Unit, PO Box 411, Binghamton, NY 13902-4111.
Para el Impuesto del seguro de desempleo de Nueva York, completa la información en NYS-45 y emite un cheque pagadero a Contribuciones e Impuestos de Empleo de NYS. Envía tu cheque y el NYS-45 por correo a: NYS Employment Contributions and Taxes, PO Box 4119 B, Binghamton, NY 13902-4119.
Para obtener más información, consulta la NYS-50 (Guía del empleador para el seguro de desempleo, informes de salarios y retenciones fiscales) o comunícate con el Departamento de Trabajo de Nueva York al 888-899-8810 o al 518-457-4179.
Efectuar declaraciones de retenciones de impuestos a la nómina en Nueva York
Las retenciones fiscales y los seguros de desempleo se presentan en la misma declaración de impuestos, la NYS-45, Declaración trimestral combinada de retenciones, informes de salarios y seguro de desempleo.
- Para presentar una declaración en línea, usa el portal de archivos web del Departamento de Impuestos y Finanzas de Nueva York. Al finalizar, también puedes pagar los impuestos a través de débito ACH o con un cheque físico junto a un comprobante de pago.
- Para presentar una declaración por correo, descarga el Formulario NYS-45 e incluye el formulario completado con un cheque por cualquier pago adeudado. Indica tu EIN federal en el cheque. Los informes presentados por correo se consideran presentados a partir de la fecha en que se colocan en el correo (fecha del sello postal).
Debes presentar declaraciones trimestrales, incluso si no tienes contribuciones por pagar. La falta de una presentación trimestral genera una sanción.
Para realizar preguntas sobre el pago de retenciones fiscales, comunícate con el Departamento de Impuestos y Finanzas del Estado de Nueva York llamando al 518-485-6654 o visita www.tax.ny.gov.
Elaborar declaraciones de impuestos del seguro de desempleo en Nueva York
Las retenciones fiscales y los seguros de desempleo se presentan en la misma declaración de impuestos, la NYS-45, Declaración trimestral combinada de retenciones, informes de salarios y seguro de desempleo. Los pagos del impuesto de desempleo vencen el último día del mes siguiente a la finalización del trimestre calendario (p. ej.: abril 30 para el primer trimestre).
- Para presentar una declaración en línea, usa el portal de archivos web del Departamento de Impuestos y Finanzas de Nueva York. Al finalizar, también podrás pagar los impuestos a través de débito ACH o con un cheque físico junto a un comprobante de pago.
- Para presentar una declaración por correo, descarga el Formulario NYS-45 e incluye el formulario completado con un cheque por cualquier pago adeudado. Los informes presentados por correo se consideran presentados a partir de la fecha en que se colocan en el correo (fecha del sello postal).
Debes presentar declaraciones trimestrales, incluso si no tienes contribuciones por pagar. Siempre y cuando tengas una cuenta activa de seguro de desempleo, debes presentar informes cada trimestre antes de la fecha de vencimiento. Si eres responsable de los impuestos del seguro de desempleo para cualquier parte de un año calendario, eres responsable para todo el año y debes presentar informes trimestrales para todo el año.
Si crees que tu negocio ya no cumple con los requisitos para el impuesto del seguro de desempleo, debes notificarlo al Departamento de Trabajo del estado de Nueva York. En tales casos, debes continuar presentando informes trimestrales de cotizaciones y salarios hasta que se te notifique que tu cuenta ha quedado inactiva. La falta de presentación genera una sanción.
Para obtener más información sobre los impuestos estatales de desempleo, comunícate con el Departamento de Trabajo del Estado de Nueva York llamando al 888-899-8810 o visita labor.ny.gov.
Encuentra tus números de cuenta de impuestos de Nueva York
Para contratar empleados en Nueva York, primero debes registrar tu negocio en línea. El registro en línea registra tu negocio tanto en el Departamento de Trabajo de Nueva York como en el Departamento de Tributación y Finanzas de Nueva York.
Después de completar el registro, recibirás tu número de registro de empleador de Nueva York de ocho dígitos. Si solo tienes siete de tu número de registro de empleador completo de ocho dígitos, puedes confirmar el octavo dígito iniciando sesión en la página de inicio de tu empleador del DOL. Desde aquí, escribe tu FEIN y los siete dígitos de tu número de registro de empleador que tienes actualmente y te mostrará tu número de cuenta completo de ocho dígitos.
Tu número de identificación de retención de Nueva York coincidirá con tu número federal de identificación del empleador (EIN) de nueve dígitos (XX-XXXXXXX). Esta información se completará automáticamente en el campo Número de identificación de retención de Nueva York cuando ingreses tu EIN. Si el Departamento de Tributación y Finanzas de Nueva York asignó un código de sucursal a tu empresa, ingrésalo en el segundo campo. De lo contrario, ingresa 00. Tu Número de identificación de retención de Nueva York solamente es válido si te registraste en el Departamento de Trabajo de Impuestos y Finanzas de Nueva York.
Agrega tu tasa de seguro de desempleo de Nueva York a Nómina Square
Debes proporcionar una tasa de contribución para el seguro de desempleo al suscribirte a Nómina Square para que podamos retener correctamente este impuesto. Este es el total de sus tasas de impuesto normales y subsidiarias. Nómina Square aplicará automáticamente el Fondo de Servicio de Reempleo en función de la tasa asignada por el Departamento de Trabajo de Nueva York para todos los empleadores. Para encontrar tu tasa de seguro de desempleo:
Si eres un nuevo empleador, recibirás tu tasa de impuesto de seguro de desempleo después de haber completado el registro en línea con el Departamento de Trabajo y el Departamento de Tributación y Finanzas.
Si eres un empleador registrado que se cambia a Nómina Square, buscar tu tasa en línea.
Encontrarás tu tasa en el Aviso de tasa de impuesto de desempleo (formulario IA 97) que el Departamento del Trabajo de Nueva York envía por correo cada mes de marzo. Esta es la suma de tu tasa de impuestos normal y subsidiaria.
Si bien Nómina Square te asistirá con la verificación de tus tasas de impuestos todos los trimestres, debido a que proporcionaste un Número de registro del empleador de Nueva York válido, tú eres responsable de asegurar que las tasas de impuestos se reflejen con precisión en el Panel de Datos Square.
Programa de licencia familiar paga de Nueva York
El Programa de Licencia Familiar Paga del Estado de Nueva York permitirá a empleados elegibles tomarse tiempo libre para vincularse con un niño, cuidar a un pariente cercano con un problema de salud grave o ayudar a aliviar las presiones familiares cuando alguien es llamado al servicio militar activo.
Este beneficio está diseñado para que los empleados lo paguen a través de deducciones de nómina. También puedes optar por no descontar a tus empleados y cubrir el costo por ellos.
- Obtén la cobertura de licencia familiar paga a través de tu corredor de seguros. Esto probablemente se agregará a tu póliza de seguro de discapacidad existente.
- Publica un aviso de cumplimiento (similar a tus avisos de seguro por incapacidad y compensación para trabajadores) de que has pagado la cobertura de licencia familiar.
- Informa a tus empleados sobre la cobertura de licencia familiar paga actualizando los manuales de los empleados o proporcionando orientación por escrito.
- Actualiza las deducciones de nómina para recopilar las contribuciones de licencia familiar paga de tus empleados. Asegúrate de aplicar esta configuración para cada empleado correspondiente. Obtén información sobre cómo agregar y administrar miembros del equipo.
- Informa a los empleados no elegibles que pueden optar por renunciar a la cobertura al completar una exención.
- Obtén más información acerca del Programa de licencia familiar y qué debes saber como empleador.
Nómina Square admite la retención de las contribuciones de los empleados para el Programa de licencia familiar paga del Estado de Nueva York. La contribución de nómina es un porcentaje del salario semanal de cada empleado correspondiente, con un monto determinado por el Promedio semanal de salario del estado (SAWW) para el año.
Nómina Square calcula automáticamente los aportes de sus empleados a la Licencia familiar paga en función de este límite, y la tasa de empleado no puede editarse.
Para activar estas deducciones de nómina, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square, selecciona Personal y nómina > Equipo.
- Selecciona a un empleado.
- Ve a la sección Licencia familiar paga en el perfil del empleado.
- Activa Retener el seguro de la licencia familiar paga del estado de Nueva York para este empleado.
Square no debitará el monto retenido de tus empleados. Nómina Square deja el monto retenido del cheque de cada empleado en la cuenta bancaria de nómina del empleador. Es responsabilidad del empleador asegurarse de que este monto se pague a tu proveedor de seguros privado.
Información adicional específica para Nueva York
En este momento, Nómina Square no admite empleadores que deben remitir impuestos a través de PrompTax. Si tu impuesto total retenido durante el año fiscal anterior fue de $100,000 o más, es probable que debas remitir el impuesto a través de PrompTax. Si optaste voluntariamente por usar PrompTax, puedes cancelar tu participación en el programa PrompTax a través de tu cuenta de Servicios en línea para empresas. Obtén más información sobre PrompTax.
Nómina Square no es compatible con el impuesto de movilidad de transporte metropolitano suburbano (Metropolitan Commuter Transportation Mobility Tax, MCTMT). Solo ciertos empleadores y autónomos que trabajen dentro del distrito de transporte metropolitano suburbano (MCTD) tienen que pagar este impuesto. Obtén más información sobre el MCTMT.
Nómina Square admite la retención del impuesto del seguro de discapacidad del estado de Nueva York (SDI). Los empleados contribuyen con el 0.5% de su salario bruto para el SDI, sin exceder $0.60 por semana. Nómina Square calcula automáticamente los aportes de sus empleados al SDI en función de este límite, y la tasa de empleado no puede editarse. El impuesto SDI que se retiene no saldrá de tu cuenta bancaria; el estado de Nueva York requiere que todos los empleadores con empleados que trabajan en Nueva York obtengan un seguro de discapacidad a través de un proveedor de seguros privado.
Nómina Square también es compatible con el impuesto de la ciudad de Nueva York y Yonkers. Si tu empleado es residente de uno de estos condados, su información sobre retención de impuestos locales puede modificarse marcando la casilla “Incluir información separada sobre retención de impuestos de Nueva York” en su perfil.
Nómina Square admite la retención de las contribuciones de los empleados para el Programa de licencia familiar paga del Estado de Nueva York. Obtén más información sobre la Licencia familiar remunerada.
En Nueva York, los pagos de impuestos sobre la renta retenidos del estado y locales (Impuesto sobre la renta del estado de Nueva York, Impuesto de la Ciudad de Nueva York, Impuesto de Yonkers) se envían mediante el formulario electrónico NYS-1 inmediatamente después de mandar la nómina y se debitan directamente de tu cuenta bancaria para asegurar la puntualidad de los pagos. Notarás un débito de tu cuenta bancaria titulado NYS_DTF WTAX TAXPAYMENT seguido de una serie de números cuando el NYS-1 se haya entregado exitosamente al Departamento de Impuestos y Finanzas del Estado de Nueva York. Nómina Square hará el débito y remitirá todos los demás impuestos según corresponda (impuesto federal sobre la renta, impuesto federal de desempleo [FUTA], impuesto estatal de seguro de desempleo [UI], etc.).
Este programa creó un Impuesto a los gastos de compensación del empleador (ECET) que los empleadores pueden elegir pagar si tienen empleados que ganan más de $40,000 al año en salarios y compensaciones en el Estado de Nueva York. Los empleados de los empleadores que participen en este programa pueden ser elegibles para reclamar el crédito por salario del ECEP al presentar su declaración de impuestos sobre la renta personal en el Estado de Nueva York. Por el momento, no es compatible con Nómina Square. Obtén más información sobre el Programa de gastos de compensación del empleador.