Guía fiscal para empleadores Square de Connecticut
Acerca de la información fiscal del empleador de Connecticut
Con Square, puedes administrar la nómina, pagar tus impuestos y adelantarte al cumplimiento para enfocarte en administrar tu negocio. Esta guía está destinada solo a los impuestos de tu estado. Es importante tener en cuenta que las leyes varían según la jurisdicción y esta guía no intenta abordar todas las jurisdicciones o impuestos federales; por ejemplo, los condados o ciudades a menudo tienen requisitos que difieren de las leyes federales y estatales.
Antes de comenzar
Para registrarte en Nómina Square en Connecticut, debes estar registrado con el Departamento de Servicios de Impuestos de Connecticut y el Departamento de Trabajo de Connecticut. Revisa el formato de identificación fiscal asociado con cada agencia.
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Departamento de Servicios de Impuestos de Connecticut
Número de registro fiscal de Connecticut (normalmente, 9 dígitos con un código de ubicación de 3 dígitos)
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Departamento de Trabajo de Connecticut
Número de registro de empleador del Departamento de Trabajo de Connecticut (7 dígitos)
Tu Número de registro de impuestos de Connecticut puede ser de 10 u 11 dígitos.
El Departamento de Trabajo de Connecticut generalmente requiere que los empleadores presenten y paguen impuestos de desempleo a partir del trimestre en que se pagan los salarios por primera vez. Si se te hace responsable de los impuestos de desempleo y registras una cuenta en un trimestre posterior, puede ser necesario que presentes estos impuestos de forma retroactiva. Visita el sitio web de Connecticut o comunícate directamente con el Departamento de Trabajo de CT para determinar tus requisitos y asegurarte de que las declaraciones de impuestos pendientes se completen de inmediato para evitar sanciones.
Información de impuestos de la nómina de Connecticut
Nómina Square procesa lo siguiente según la frecuencia especificada para estas agencias estatales. Nómina Square remite los pagos de retenciones fiscales de CT según un calendario de depósitos más frecuente, bisemanal.
Departamento de Servicios de Impuestos de Connecticut
Pago de impuestos retenidos: presentado por ejecución de pago
Reconciliación trimestral de retenciones (CT-941): presentada trimestralmente
Reconciliación anual de retenciones (CT-W3): presentada anualmente
Declaración anual de salarios e impuestos (CT-W2): presentada anualmente
Departamento de Trabajo de Connecticut
Declaración de contribuciones del empleador e Informe trimestral de salarios del empleado (UC-5A/ UC-2): presentado trimestralmente
Pago de impuestos del seguro de desempleo: presentado trimestralmente
Informe de nueva contratación: presentado por cada nuevo empleado
Efectuar pagos de impuestos de nómina del estado de Connecticut
Existen dos formas de realizar el pago de retenciones fiscales:
Para pagar en línea, sigue estos pasos:
- Visita el Centro de Servicio al Contribuyente de Connecticut en el sitio web del DRS.
- Necesitarás tu número de registro de impuestos de Connecticut (CT REG) para iniciar sesión en el Centro de Servicio al Contribuyente de Connecticut.
Para pagar por teléfono una transacción de solo pago, sigue estos pasos:
- Usa el sistema Telefile para negocios para pagar retenciones fiscales llamando al 855-665-9471 (número gratuito desde fuera del área de llamadas de Greater Groton) o al 860-449-1011 (desde cualquier lugar) para presentar una declaración de impuestos comerciales o para realizar un pago.
- Ingresa tu número de registro de impuestos de Connecticut.
- Si utilizas el sistema Telefile por primera vez, usa tu número de identificación personal (PIN) preasignado o ingresa la información de una declaración presentada con anterioridad. Se te pedirá que crees tu propia contraseña de cinco a ocho dígitos.
- En el menú principal de Telefile, selecciona la opción 7 para realizar un pago mediante transferencia electrónica de fondos (EFT, por sus siglas en inglés).
- Cuando se te indique, ingresa el código fiscal de cinco dígitos del impuesto que deseas pagar. El código para la retención de nómina es 01100.
- Ingresa la fecha de vencimiento del período fiscal para el pago que estás realizando. Ingresa dos dígitos para el mes y cuatro dígitos para el año. Por ejemplo, mayo de 2017 sería 052017.
- Ingresa el monto en dólares del pago. Usa la tecla estrella (*) en tu panel táctil para separar dólares y centavos.
- Después de completar tu pago, Telefile te dará un número de confirmación. Una vez que lo recibas, habrás realizado el pago correctamente. Toma nota de este número para tus registros.
También puedes pagar por correo. No uses esta opción a menos que la DRES te haya concedido una exención.
Para pagar por correo, sigue estos pasos:
- Completa tu cheque o giro postal a nombre del “Commissioner of Revenue Services” y envíalo por correo a la DRS a:
Department of Revenue Services Revenue Accounting
PO Box 5088
Hartford, CT 06102-5088 - Para garantizar el correcto envío de tu pago, escribe tu número de registro tributario de Connecticut y el trimestre y año del pago correspondientes en el frente del cheque o giro postal.
Necesitarás crear una cuenta de impuestos de seguro de desempleo con el Departamento de Trabajo (DOL) de Connecticut. Una vez que completes el registro, se te emitirá un número de registro del Departamento de Trabajo de Connecticut. Registrar tu negocio en el DOL a efectos fiscales del seguro de desempleo es gratis (puede que tengas que pagar una comisión para otros tipos de registro fiscal).
- Para pagar en línea, ve al Sistema de Registro de Empleadores de Connecticut en el sitio web del DOL.
- Para pagar por correo, envía una solicitud en papel utilizando el Formulario UC-1A, Informe de estado del empleador para la compensación por desempleo.
Debes hacer los pagos electrónicamente a menos que el DOL te haya concedido una exención. Para realizar pagos electrónicos, utiliza el Sistema en línea de salarios e impuestos de Connecticut. Puedes realizar pagos a través de la Cámara de Compensación Automatizada (Automated Clearing House, ACH) o la Transferencia Electrónica de Fondos (EFT).
Efectuar declaraciones de retenciones fiscales de nómina
Las declaraciones trimestrales de retenciones fiscales vencen el último día del mes siguiente a la finalización del trimestre calendario (p. ej.: vence el 30 de abril para el primer trimestre). La declaración compara el impuesto que se pagó durante el trimestre con el impuesto que se retuvo durante el trimestre.
- Para presentar una solicitud en línea, utiliza el Centro de Servicios al Contribuyente (TSC). Se pueden hacer pagos en línea o por teléfono utilizando el sistema Telefile de negocios.
- Para presentar una declaración por correo, descarga el Formulario CT-941 y envíalo junto con cualquier impuesto adeudado a la dirección del formulario. No lo presentes en papel a menos que el Departamento de Servicios de Impuestos de Connecticut te haya concedido una exención
Debes presentar la declaración trimestral aunque tengas un plan de pago anual para los impuestos federales y aunque no adeudes ningún impuesto del trimestre.
Para obtener más información sobre el pago de retenciones fiscales, comunícate con el Servicio del Departamento de Hacienda de Connecticut por teléfono al 860-297-5962 o envía un correo electrónico a drs@po.state.ct.us.
Las declaraciones anuales de conciliación vencen el 31 de enero para el año calendario anterior. Debes presentar una conciliación anual que resuma los impuestos del personal que has retenido durante el año. La conciliación anual vence además de proporcionar a cada uno de los empleados un Formulario W-2 federal que resume la retención del empleado para el año. Incluye copias de los Formularios W-2 enviados a todo el personal que trabaja en Connecticut.
Para presentar una solicitud en línea, ve al Centro de Servicios al Contribuyente (TSC).
No lo presentes por correo a menos que el Departamento de Servicios de Impuestos de Connecticut te haya concedido una exención. En dicho caso, las declaraciones deben presentarse en un CD y no en papel.
Para obtener más información sobre el pago de retenciones fiscales, comunícate con el Servicio del Departamento de Hacienda de Connecticut por teléfono al 860-297-5962 o envía un correo electrónico a drs@po.state.ct.us.
Efectuar declaraciones de impuestos del seguro de desempleo en Connecticut
Los informes y los pagos del impuesto del seguro de desempleo vencen el último día del mes siguiente a la finalización del trimestre calendario (p. ej.: el 30 de abril para el primer trimestre). Debes presentar las declaraciones de impuestos del seguro de desempleo y hacer los pagos electrónicamente a menos que el Departamento de Trabajo de Connecticut te haya concedido una exención.
- Para presentar la declaración en línea, utiliza el Sistema en línea de salarios e impuestos de Connecticut y pagar los impuestos adeudados mediante una transferencia electrónica de fondos (EFT, por sus siglas en inglés).
- Para presentarla por correo, incluye un cheque por cualquier saldo a pagar con tu Formulario UC-5A y Formulario UC-2. Los empleadores a los que se les permite presentar en papel reciben formularios al final de cada trimestre. No uses esta opción a menos que el Departamento de Trabajo de Connecticut te haya concedido una exención.
Una vez que tu negocio se registre en el Departamento de Trabajo de Connecticut y sea declarado responsable de los impuestos del seguro de desempleo, debes continuar presentando declaraciones trimestrales incluso si no tienes empleados o no debes pagar impuestos. La falta de presentación genera una sanción.
Para obtener más información sobre los impuestos estatales por desempleo, comunícate con el Departamento de Trabajo de Connecticut al 860-263-6470 o envía un correo electrónico a dol.webhelp@ct.gov.
Enmendar declaraciones de impuestos duplicadas en Connecticut
El Departamento de Hacienda (DOR) de Connecticut te permite corregir cualquier nómina que se haya presentado con datos incorrectos en el formulario CT-941. Solo debes enviar el formulario CT-941X. A continuación se incluyen algunas pautas generales para completar la enmienda de tu declaración:
- Inicia sesión en el Centro de Servicios al Contribuyente (TSC) para negocios.
- Obtén una copia del formulario CT-941 que presentaste originalmente. Esto es necesario para la sección “Monto como se informó originalmente” de la enmienda.
- Envía tu declaración completada en línea.
Presenta tu Formulario CT-941X con el Departamento de Trabajo lo antes posible para evitar sanciones o comisiones innecesarias por no declarar tus salarios e impuestos. Si tienes alguna pregunta, comunícate con el Departamento de Hacienda de Connecticut al 860-297-5962 o visita el sitio web del Departamento de Hacienda de Connecticut.
El Departamento de Hacienda (DOR) de Connecticut te permite corregir cualquier nómina que se haya presentado con datos incorrectos en los formularios CT-W3 y W-2. Para hacer la corrección, debes los formularios CT-W3 y W-2C con enmendados. A continuación se incluyen algunas pautas generales para completar tu modificación:
- Obtén copias del Formulario W-2C que se presentó ante el IRS.
- Inicia sesión en el Centro de Servicios al Contribuyente (TSC) para negocios.
- Utiliza la información del formulario W-2C para completar tus modificaciones.
Presenta los formularios CT-W3 y W-2C enmendados lo antes posible para evitar multas o comisiones innecesarias por no informar tus salarios e impuestos. Si tienes alguna pregunta, comunícate con el Departamento de Hacienda de Connecticut al 860-297-5962 o visita el sitio web del Departamento de Hacienda de Connecticut.
El Departamento de Trabajo (DOL) de Connecticut te permite corregir cualquier nómina que se haya informado incorrectamente en los formularios UC‑2 y UC‑5A presentados anteriormente mediante la presentación de formularios UC‑2 (CORR) y UC‑5A (CORR). A continuación se incluyen algunas pautas generales para completar tu modificación:
- Inicia sesión en el sitio web del DOL para hacer la presentación de manera electrónica o descarga los formularios UC‑2 (CORR) y UC‑5A (CORR) del sitio web del DOL para enviarlo por correo.
- Envía tus declaraciones completadas en línea o envíala a la dirección que figura en el formulario.
Presenta los formularios UC‑2 (CORR) y UC‑5A (CORR) lo antes posible para evitar multas o comisiones innecesarias por no informar tus salarios e impuestos. Si tienes alguna pregunta sobre la presentación de tus enmiendas, comunícate con el Departamento de Trabajo de Connecticut al 860-263-6000 o visita el sitio web del Departamento de Trabajo de Connecticut.
Registro como nuevo empleador en Connecticut
- Regístrate en línea en el sitio web del Departamento de Servicios de Impuestos de Connecticut.
- Recibirás tu Número de registro de impuestos de Connecticut en unos diez días hábiles.
- Si necesitas hablar con el Departamento de Servicios de Impuestos, llama al 860-297-5962.
- Regístrate en línea en el sitio web del Departamento de Trabajo de Connecticut.
- Después de completar exitosamente el registro en línea, recibirás tu Número de registro de empleador del Departamento de Trabajo.
- Si tienes alguna dificultad, llama al Departamento de Trabajo al 860-263-6000.
Su tasa es la suma de la Tasa de impuestos de empleador y la Tasa de impuesto de solvencia de fondos de Connecticut. Sigue las instrucciones adicionales en la sección “Encuentra tus números de identificación fiscal y tarifa de Connecticut” si no tienes la certeza de tu tasa o si necesitas solicitar una.
Busca tus números de identificación fiscal y tasas de impuestos de Connecticut
Podrás encontrar tu número de registro de doce dígitos (XXXXXXXXX XXX) en cualquier declaración de impuestos que hayas presentado anteriormente (Formulario CT-941) o en la correspondencia del Departamento de Servicios de Impuestos de Connecticut (CT).
Para obtener ayuda, llama al Departamento de Servicios de Impuestos al [860-297-5962.
Número de registro de empleador del Departamento de Trabajo de Connecticut
Podrás encontrar tu número de registro de siete dígitos (XX-XXX-XXX) en cualquier declaración trimestral presentada anteriormente (Formulario UC-5A / UC-2R) o en correspondencia del Departamento de Trabajo.
Si no lo encuentras, puede enviar una solicitud por fax a la Unidad de Estatus del Empleador al 860-263-6567. Consulta los requisitos específicos de fax en el sitio web del Departamento de Trabajo de Connecticut.
Si tienes alguna dificultad, llama al Departamento de Trabajo al 860-263-6000.
Tasa de impuestos de Connecticut
Tu tasa es la suma de la Tasa de impuestos de empleador y la Tasa de impuesto de solvencia de fondos de Connecticut. Si tienes una cuenta en línea con el Departamento de Trabajo de Connecticut, busca tu tasa en el sitio web del Departamento de Trabajo de Connecticut.
Consulta tu tasa en cualquier declaración trimestral presentada anteriormente (Formulario UC-2/UC-5A) o en el aviso del índice de mérito (Merit Rating Notice) que el Departamento del Trabajo de Connecticut envía por correo cada diciembre.
Para obtener ayuda, llama al Departamento de Trabajo al 860-263-6000
Eres responsable de asegurarte de que Nómina Square tenga la tasa de impuestos correcta para tu negocio. Si necesitas actualizar tu tarifa, puedes hacerlo desde el Panel de Datos Square.
Programa de licencia familiar paga de Connecticut
El programa de licencia pagada de Connecticut cubre a todos los empleadores con uno o más empleados y es accesible a todo el personal que hayan alcanzado ciertos umbrales de salario ganado. Nómina Square calculará y retendrá las contribuciones de los empleados y completará los pagos y presentaciones trimestrales en nombre del empleador. Estas deducciones se envían trimestralmente o en un intervalo establecido por la Autoridad de licencia pagada de CT. Puedes obtener más información a través de las Preguntas frecuentes sobre la Licencia paga de CT.
Los negocios cubiertos bajo la Ley de Licencia médica y familiar paga (PFMLA) de Connecticut necesitan registrarse en la Autoridad de licencia pagada de CT para establecer su cuenta. Este proceso permite que los registros de administradores externos, como Nómina Square, paguen y presenten contribuciones en tu nombre.