Información fiscal del empleador de Colorado
Acerca de la información fiscal del empleador de Colorado
Con Square, puedes administrar la nómina, pagar tus impuestos y adelantarte al cumplimiento para enfocarte en administrar tu negocio. Esta guía está destinada solo a los impuestos de tu estado. Es importante tener en cuenta que las leyes varían según la jurisdicción y esta guía no intenta abordar todas las jurisdicciones o impuestos federales; por ejemplo, los condados o ciudades a menudo tienen requisitos que difieren de las leyes federales y estatales.
Antes de comenzar
Para suscribirte a la Nómina Square en Colorado, debes estar registrado en el Departamento de Hacienda de Colorado (DOR) y el Departamento de Trabajo y Empleo de Colorado para que podamos pagar y declarar tus impuestos estatales. Revisa la información sobre cada agencia para registrarte.
Departamento de Hacienda (DOR) de Colorado
Número de cuenta (8 dígitos)
frecuencia de presentación: semanal, mensual o trimestral
Departamento de Trabajo y Empleo de Colorado
Número de cuenta del empleador de la interfaz de usuario de Colorado (8 dígitos)
Tasa base del seguro de desempleo de Colorado: X.XX%
Tasa de recargo de soporte de Colorado: X.XX%
Tasa de recargo de solvencia de Colorado: X.XXX%
Si tienes un negocio nuevo, regístrate en el Sitio web del Departamento de Trabajo y Empleo de Colorado. Tienes que ingresar los primeros 8 dígitos de tu Número de cuenta de Colorado y tu frecuencia de declaración.
Si ya estás registrado en el Departamento de Hacienda, puedes encontrar tu Número de cuenta de Colorado y frecuencia de declaración Sitio web del Departamento de Trabajo y Empleo de Colorado o llamando al Departamento de Hacienda de Colorado al 303-205-8333.
El Departamento de Trabajo y Empleo de Colorado generalmente requiere que los empleadores presenten y paguen impuestos de desempleo a partir del trimestre en que se pagan los salarios por primera vez. Si se te hace responsable de los impuestos de desempleo y registras una cuenta en un trimestre posterior, puede ser necesario que presentes estos impuestos de forma retroactiva. Visita el sistema de Colorado o comunícate directamente con el Departamento de Trabajo y Empleo de Colorado para determinar tus requisitos y asegurarte de que las declaraciones de impuestos pendientes se completen de inmediato para evitar sanciones.
Información de impuestos a la nómina de Colorado
Nómina Square procesa lo siguiente según la frecuencia a continuación para estas agencias estatales:
Departamento de Hacienda de Colorado (DOR)
- Declaración de retenciones fiscales del salario (DR 1094): presentada después de cada ejecución de nómina
- el pago de retenciones fiscales realizado por los servicios de Nómina Square como la declaración y el cupón de pago. Este formulario no aparecerá en los Formularios de impuestos en el Panel de Datos Square.
- Declaración de salarios e impuestos (W-2): presentada anualmente
Departamento de Trabajo y Empleo de Colorado
- Pago del seguro de desempleo: presentado trimestralmente
- Informe trimestral de salarios pagados: presentado trimestralmente
Directorio estatal de nuevas contrataciones
- Informe de nuevos empleados: presentado según sea necesario
Nómina Square procesa lo siguiente según la frecuencia a continuación a estas agencias estatales locales:
Departamento de Finanzas de Denver
- Declaración de impuesto de privilegio profesional de Denver: presentada mensualmente o trimestralmente
División de Impuestos y Concesiones de Aurora
- Declaración de impuesto de privilegio profesional de Aurora: presentada mensualmente
Departamento de Impuestos de Glendale
- Declaración de impuesto de privilegio profesional de la ciudad de Glendale: presentada mensualmente
- Declaración de impuesto de privilegio profesional de Greenwood Village: presentada mensualmente
Efectuar el pago de los impuestos del estado de Colorado
Para realizar el pago de retenciones fiscales en Colorado, debes registrarte en el Departamento de Hacienda de Colorado y tener un número de cuenta de registro de Colorado. Obtén más información en el sitio web del Departamento de Hacienda de Colorado. Si no tienes un registro en el DOR, puedes registrarte como una nueva empresa completando el Formulario CR 0100.
- Para pagar en línea, inscríbete con el portal Revenue Online para obtener una cuenta en línea.
- Para pagar por correo, completa tu cheque o giro postal a nombre del “Departamento de Hacienda de Colorado” y envía una copia completa del Formulario DR 1094 al DOR a:
Colorado Department of Revenue
Denver CO 80261-0009
Si tienes preguntas sobre los pagos del impuesto de retención, visita el sitio web del DOR de CO o comunícate al 303-238-7378.
Para realizar el pago del impuesto de desempleo de Colorado, debes estar registrado en el Departamento de Trabajo de Colorado (DOL, por sus siglas en inglés) y tener un número de cuenta del impuesto de desempleo de Colorado. Si aún no te registraste en el DOL, puedes hacerlo en el sitio web de Colorado Workforce.
Para pagar en línea, inicia sesión en MyUI Employer.
Para hacer preguntas acerca de los pagos del impuesto de desempleo, visita el sitio web del DOL de Colorado o comunícate llamando al 303- 318-9100.
Efectuar declaraciones de impuestos de retención de nómina de Colorado
Las declaraciones mensuales vencen el día 15 del mes posterior al mes en el que se retuvo el impuesto (por ejemplo, 15 de abril para el mes de marzo). Las declaraciones trimestrales de retenciones fiscales vencen el último día del mes siguiente a la finalización del trimestre calendario (p. ej.: vencen el 30 de abril para el primer trimestre).
- Para presentar una declaración en línea, utiliza el servicio Hacienda en línea para hacer el envío electrónico.
- Para presentar una declaración por correo, descarga el formulario DR 1094 y envíala junto con cualquier impuesto adeudado a la dirección que figura en el formulario.
Las conciliaciones anuales de retenciones fiscales vencen el 31 de enero posterior al cierre del año calendario.
- Para presentar una declaración en línea, utiliza el servicio Hacienda en línea para hacer el envío electrónico.
- Para presentar una declaración por correo, descarga el formulario DR 1093 y envíala junto con cualquier impuesto adeudado a la dirección que figura en el formulario.
Debes presentar una declaración incluso si no tienes impuestos por pagar. Para hacer preguntas acerca de la retención de impuestos, visita el sitio web del Departamento de Hacienda de Colorado o comunícate con el Departamento de Hacienda de Colorado al 303-238-7378.
Declaraciones de impuestos del seguro de desempleo en Colorado
Los informes y los pagos del impuesto del seguro de desempleo vencen el último día del mes siguiente a la finalización del trimestre calendario (por ejemplo, vencen el 30 de abril para el primer trimestre).
- Para presentar una solicitud en línea, inicia sesión en MyUI Employer.
- Para presentar la declaración por correo, usa el formulario enviado a la dirección en el documento. Si suspendiste el correo en papel, llama al 303-318-9100.
Debes presentar informes incluso si no pagas salarios durante un trimestre en particular. La falta de presentación genera una sanción.
Para obtener más información acerca de los impuestos estatales por desempleo, visita el sitio web del Departamento de Trabajo de Colorado o comunícate con el Departamento de Trabajo de Colorado al 303-318-9100.
Enmendar declaraciones de impuestos duplicadas en Colorado
El Departamento de Hacienda de Colorado (CO DOR) te permite corregir cualquier nómina mal informada en cualquier formulario DR-1094 enviado anteriormente mediante la presentación del formulario DR-1094 modificado. A continuación se incluyen algunas pautas generales para completar tu declaración modificada: A continuación se incluyen algunas pautas generales para completar tu declaración modificada:
- Inicia sesión en los servicios en línea del DOR de Colorado para hacer la presentación de manera electrónica o descarga un formulario DR-1094 en papel para enviarlo por correo.
- Obtén una copia del formulario DR-1094 que se presentó originalmente. Esto es necesario para la sección “Como se presentó originalmente”.
- Asegúrate de enviar únicamente la información que se informó incorrectamente en el envío original.
- Envía tu declaración completada en línea o por correo a la dirección que figura en el formulario.
Presenta tu formulario DR-1094 modificado lo antes posible para evitar multas o comisiones innecesarias por no informar tus salarios e impuestos. Si tienes alguna pregunta, comunícate con el Departamento de Hacienda de Colorado al 303-238-7378 o visita el sitio web del Departamento de Hacienda de Colorado.
El Departamento de Hacienda de Colorado te permite corregir cualquier nómina informada incorrectamente en un formulario W2 enviado anteriormente mediante el envío del formulario DR-1093 completado además de tus formularios W-2 modificados. A continuación se incluyen algunas pautas generales para enviar tus formularios W-2 modificados:
- Obtén una copia del formulario W-2C que se presentó ante el IRS.
- Descarga el formulario DR-1093. Asegúrate de marcar la casilla “Marcar aquí si esta es una declaración enmendada”.
- Envía el formulario W-2C y el formulario DR-1093 completado a la dirección que figura en el formulario.
Presenta los formularios W-2C y DR-1093 lo antes posible para evitar multas o comisiones innecesarias por no informar tus salarios e impuestos. Si tienes alguna pregunta, comunícate con el Departamento de Hacienda de Colorado al 303-238-7378 o visita el sitio web del Departamento de Hacienda de Colorado.
El Departamento de Trabajo y Empleo de Colorado te permite corregir cualquier nómina que se haya informado incorrectamente en un formulario UITR-1 enviado anteriormente mediante el envío del formulario UITR-3. A continuación se incluyen algunas pautas generales para completar tu modificación:
- Descarga el formulario UITR-3.
- Obtén una copia del formulario UITR-1 que se presentó originalmente. Esto es necesario para la sección “Informe previo” de la enmienda.
- Envía por correo tu declaración completada a la dirección que figura en el formulario.
Presenta tu formulario UITR-3 al Departamento de Trabajo y Empleo de Colorado lo antes posible para evitar sanciones o comisiones innecesarias por no informar tus salarios e impuestos. Si tienes alguna pregunta sobre la enmienda de tu declaración, comunícate con el Departamento de Trabajo y Empleo de Colorado al 303-318-9100 o visita el sitio web del Departamento de Trabajo y Empleo de Colorado.
Encuentra los números de cuentas de impuestos de Colorado
Si tienes un negocio nuevo, regístrate en línea. Solo tendrás que ingresar los primeros 8 dígitos de tu Número de cuenta de Colorado y tu frecuencia de declaración.
Si ya estás registrado en el Departamento de Hacienda, puedes encontrar tu Número de cuenta de Colorado y frecuencia de declaración en línea o llamando al Departamento de Hacienda de Colorado al 303-205-8333.
Si tu negocio es nuevo, regístrate en línea para obtener tu Número de cuenta del seguro de desempleo del empleador de Colorado.
Si ya tienes un Número de cuenta del seguro de desempleo del empleador de Colorado, búscalo en línea o encuéntralo en el aviso de la tasa de seguro de desempleo enviada por el Departamento de Trabajo y Empleo de Colorado. Si tienes dudas, comunícate con la agencia llamando al 303-318-9100 o por correo electrónico a cdle_employer_services@state.co.us.
Declarar y pagar el impuesto de privilegio ocupacional de Colorado
Si tu negocio es nuevo, regístrate en el Portal de Impuestos de Aurora para recibir tu número de cuenta de Aurora.
Si ya estás registrado en la ciudad de Aurora, comunícate con la agencia llamando al 303-739-7800 para obtener tu número de cuenta.
Asimismo, con el fin de declarar y pagar los impuestos de privilegio profesional de Aurora, debes autorizar a Nómina Square para que sea tu administrador de terceros (TPA, por sus siglas en inglés). Para autorizar Nómina Square, haz lo siguiente:
- Inicia sesión en tu Portal fiscal de Aurora.
- Ve a Ajustes y selecciona Acceso de terceros.
- Haz clic en Conceder acceso a terceros.
- Ingresa “squarepayroll” como nombre de usuario para el inicio de sesión para el acceso de terceros y selecciona Siguiente.
- Revisa tu información y selecciona Enviar.
Si tu negocio es nuevo, regístrate en el Centro de Impuestos eBiz de Denver para recibir tu número de cuenta de Denver y tu frecuencia de presentación.
Si ya te registraste en la ciudad de Denver, puedes encontrar tu número de cuenta de la ciudad de Denver y la frecuencia de declaración en el Centro de impuestos de eBiz de Denver o recuperarlo llamando al 720-913-9400.
Si tu negocio es nuevo, envía un Formulario de registro del negocio para recibir tu Número de cuenta de la ciudad de Glendale.
Si ya estás registrado en la ciudad de Glendale, comunícate con la agencia llamando al 303-639-4706 para obtener tu número de cuenta.
Si tu negocio es nuevo, solicita una Licencia de impuesto de privilegio profesional para obtener tu número de cuenta de la ciudad de Greenwood Village.
Si ya estás registrado en la ciudad de Greenwood Village, comunícate con la agencia llamando al 303-486-8299 para obtener tu número de cuenta.
Nómina Square calculará y retendrá el impuesto de privilegio profesional (OPT) de Sheridan del personal, pero deberás declarar y pagar este impuesto a la ciudad de Sheridan de forma manual. Te daremos toda la información que necesitas para declarar. Nómina Square declarará todos los impuestos estatales restantes, incluido el impuesto sobre la renta de Colorado y el impuesto del seguro de desempleo (UI) por ti.
Proporcionar autorización de administrador externo a Nómina Square
Para declarar y pagar los impuestos del seguro de desempleo de Colorado, debes autorizar a Nómina Square para ser tu administrador de terceros (TPA, por sus siglas en inglés). También puedes encontrar instrucciones paso a paso sobre cómo agregar el TPA del Seguro de desempleo de Colorado en la Guía del usuario de CDLE.
Las siguientes instrucciones de TPA son solo para el Seguro de desempleo de Colorado.
Inicia sesión en sistema y selecciona Mantenimiento de cuenta > Autorización de administrador externo (TPA).
Selecciona Nuevo e ingresa el ID de TPA de Nómina Square 500003292. Selecciona Siguiente.
Ingresa el primer día del trimestre actual como la Fecha de inicio del servicio de TPA. Puedes dejar la fecha de finalización en blanco.
Selecciona qué funciones te gustaría asignar a Nómina Square. Te recomendamos seleccionar lo siguiente: Editar la gestión de la cuenta, editar los detalles de empleo y salario, ver los detalles de empleo y salario, ver el aviso de tasa y la contribución voluntaria, editar la actualización y presentación de pagos de impuestos y ver los pagos de impuestos.
Selecciona Guardar.
Programa de seguro de licencia familiar y médica de Colorado
A partir del 1 de enero de 2023, Colorado exige a los empleadores no exentos que retengan y paguen las primas del programa de seguro de licencia familiar y médica. El Programa de seguro de licencia familiar y médica de Colorado (CO FAMLI) se financia a través de primas pagadas por individuos y empleadores cubiertos en forma de retenciones de cheque de pago y es administrado por el Departamento de Trabajo y Empleo de Colorado (CDLE).
A fin de que Nómina Square declare y pague este impuesto en tu nombre, debes hacer lo siguiente:
Para que Nómina Square calcule con precisión tus impuestos, haz lo siguente:
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y selecciona Personal y nómina > Ajustes > Información de impuestos.
- Selecciona una de las siguientes opciones:
- Contraté menos de 10 individuos el año anterior y no pagaré la parte de empleador del impuesto.
- Mi negocio está exento del programa FAMLI de Colorado.
- Contraté 10 individuos o más el año anterior y pagaré la parte de empleador del impuesto.
Los pequeños negocios con menos de diez empleados cubiertos no tienen la obligación de pagar la parte de la prima del empleador; solo retendremos los aportes de los empleados. Si quieres pagar los aportes del empleador, elige Contraté 10 individuos o más el año anterior y pagaré la parte de empleador del impuesto.
Los empleadores de gobiernos locales, los trabajadores independientes no participantes y los empleadores con planes privados aprobados pueden reunir los requisitos necesarios para ser eximidos. Si tienes una exención del programa FAMLI de Colorado aprobada, selecciona Mi negocio está exento del programa FAMLI de Colorado. Para obtener más información sobre las exenciones o cómo determinar el tamaño de su fuerza laboral, visita el sitio web de CO FAMLI.
Para recibir tu número de cuenta FAMLI de 10 dígitos de CO, regístrate para obtener una cuenta en el portal My FAMLI+. Para más información sobre el proceso de registro, consulta la Guía del empleador para FAMLI del Departamento de Trabajo y Empleo de Colorado. Puedes encontrar tu número de cuenta de 10 dígitos seleccionando Gestionar cuentas en la pestaña Panel de Datos del portal MyFAMLI+.
Después de haber completado el proceso de registro, haz lo siguiente:
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y selecciona Personal y nómina > Ajustes > Información de impuestos.
- Ingresa tu número de cuenta de diez dígitos en el campo Número de cuenta del seguro de licencia familiar y médica de Colorado y haz clic en Guardar cambios.
Una vez que tengas tu número de cuenta de diez dígitos, puedes otorgar un acceso TPA a Square.
- Inicia sesión en tu cuenta de empleador de MyFAMLI+
- Selecciona Administrar mis cuentas > Administrar cuentas.
- En la columna Nombre de la cuenta de la tabla, selecciona la cuenta impositiva de tu negocio.
- En la página de tu cuenta, ve a Administrador externo.
- Busca “Square Payroll Inc” e ingresa la fecha de inicio como la fecha en que enviaste tu primera fecha de pago con Nómina Square.
- Asegúrate de que tu información sea correcta y selecciona Guardar.
- Confirma que la información sea correcta y selecciona Sí, agregar TPA.
- Verás “Nómina Square” debajo de la columna Cuenta TPA en la página de tu cuenta.
Para obtener más información, consulta la Guía del usuario del empleador.