Créer et envoyer des factures récurrentes
À propos de la récurrences avec Factures Square
La facturation récurrente permet à un commerçant de facturer la carte de crédit des clients pour des biens ou des services selon un calendrier de paiements récurrents. Pour utiliser la facturation récurrente, le consentement unique du titulaire de la carte est requis pour facturer la carte enregistrée sur une base régulière, jusqu’à ce que le titulaire retire son autorisation.
Avant de commencer
Les factures récurrentes suivent une convention d’identification similaire à 000001-R-0001.
Si vous programmez un paiement récurrent à une date ultérieure en utilisant la fonctionnalité Carte enregistrée, la carte des clients sera automatiquement prélevée à 10 h (heure de votre fuseau horaire local) à la date sélectionnée.
L’envoi des factures est toujours gratuit. Grâce à l’abonnement Factures Square Plus, optez pour des fonctionnalités avancées qui vous feront gagner du temps, en plus d’un taux avantageux pour le traitement des transactions par carte. En savoir plus sur la tarification de Factures Square.
Créer une facture récurrente
Pour plus de détails à propos de la création de factures, consultez comment créer et envoyer des factures.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiements (ou Factures et paiements ou Paiements) > Factures > Séries récurrentes.
- Cliquez sur Créer des séries récurrentes et choisissez un modèle, le cas échéant.
- Sélectionnez un client existant ou saisissez un nouveau nom avec une adresse courriel et un numéro de téléphone.
- Ajoutez d’autres détails à la facture, comme un intitulé, un nº de facture personnalisé pour assurer une continuité avec vos livres, un message et une date de service facultative.
- Calendrier de récurrences : Sélectionnez la fréquence de l’envoi des factures récurrentes. Pour les factures récurrentes, vous pouvez définir et personnaliser une date de début, une date de fin et une date d’échéance.
- Saisissez les autres informations de facturation.
- Une fois terminé, vous pouvez Prévisualiser la facture du client, Enregistrer le brouillon ou Envoyer la facture. Si vous préparez une facture récurrente avec une date de début ultérieure, cliquez sur Calendrier.
- Quand les clients reçoivent une facture récurrente, les paiements en ligne sécurisés sont disponibles. Quand une carte est déjà enregistrée, elle est automatiquement facturée. Les fonds sont déposés conformément à votre calendrier des transferts. Découvrez comment configurer et modifier les options de transfert.
À partir de l’application Solution PDV Square avec le mode services activé ou à partir de l’application Solution PDV Factures Square :
- À partir de la page d’accueil ou de la page Factures, touchez (+) > Envoyer la facture. En mode standard dans l’application Solution PDV Square, touchez ≡ Plus > Factures > (+).
- Ajoutez un client existant ou un nouveau client et ajoutez la ligne des articles.
- Sous Calendrier des paiements, touchez Convertir en série récurrente.
- Choisissez Récurrente et sélectionnez les options de récurrence.
- Touchez la flèche de retour pour remplir le reste des détails de la facture. Touchez Continuer.
- Vérifiez les détails de la facture, y compris les préférences de communication.
- Touchez Envoyer la facture ou touchez (•••) pourEnregistrer comme brouillon. Si vous programmez la facture récurrente avec une date de début ultérieure, cliquez sur Programmer la facture.
Quand les clients reçoivent une facture récurrente, les paiements en ligne sécurisés sont activés. Quand une carte est déjà enregistrée, elle est automatiquement facturée. Habituellement, le transfert sur votre compte bancaire prend un ou deux jours ouvrables à partir de la date de traitement.
Gérer les factures récurrentes
Pour modifier, arrêter ou afficher des factures récurrentes :
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiements (ou Factures et paiements ou Paiements) > Factures > Séries récurrentes.
- Cliquez sur (•••) à côté de la série récurrente ou cliquez dans la série récurrente pour la modifier.
- Choisissez Modifier une série récurrente, Arrêter une série récurrente ou Afficher une série récurrente.
Lorsque vous modifiez une série récurrente active, les modifications s’appliquent à toutes les factures futures. Lorsque vous confirmez et arrêtez une série récurrente, aucune facture ne sera envoyée pour cette série. Les factures en attente demeurent à payer.
Modifier une série récurrente impactera toutes les factures récurrentes de cette série.
À partir de l’application Solution PDV Square avec le mode services activé ou à partir de l’application Solution PDV Factures Square :
- Ouvrez l’application Solution PDV Factures et touchez Factures.
- Touchez le bouton Filtre : Tout.
- Sous l’option Séries récurrentes, modifiez le filtre sur Actif et touchezEnregistrer.
- Touchez une série active.
- Pour modifier les détails d’une série récurrente (infos client, articles, mode de paiement, etc.), touchez Modifier pour modifier et touchez Mettre à jour la série récurrente.
- Vous pouvez également toucher (•••) pour Afficher les factures récurrentes ou Arrêter la série récurrente.
Autoriser les clients à utiliser une carte enregistrée pour une série récurrente
Lorsque vous créez une série récurrente, pour autoriser les clients à utiliser une carte enregistrée et à activer les prélèvements automatiques, vous devez cocher l’option Autoriser les paiements automatiques avec la carte enregistrée.
En ouvrant la facture, les clients seront en mesure de saisir les détails de la carte et de sélectionner Payer.
Les clients peuvent choisir de cocher la case Enregistrer ma carte chez [business].
Une fois que c’est, le client peut sélectionner Confirmer et payer. Les futures factures de la série seront prélevées sur la carte enregistrée.
Autoriser les clients à supprimer ou à modifier une carte enregistrée
Pour autoriser les clients à modifier une carte enregistrée pour une série récurrente ou à supprimer les détails d’une carte, vous devez configurer la série récurrente comme un paiement différé. Dans ce scénario, le paiement des clients est dû après la date de facturation. À chaque date de facturation, les clients inscrits avec une carte enregistrée reçoivent un courriel indiquant la possibilité d’effectuer un paiement anticipé ou de modifier leur mode de paiement.
Demandez à aux clients d’ouvrir le courriel et de suivre les étapes suivantes :
Dans le courriel, les clients doivent sélectionner Modifier le mode de paiement pour accéder à la page de paiement, puis sélectionner Modifier la carte ou Supprimer la carte enregistrée.
Si les clients choisissent de modifier leur carte ou leur coordonnées bancaires, ils peuvent saisir les nouveaux détails.
Une fois que c’est fait, les clients cochent la case Enregistrer ma carte chez [entreprise].
Et ensuite, les clients peuvent cliquer sur Confirmer. Les futures factures de la série seront prélevées sur la carte enregistrée mise à jour.