Créer et gérer des factures récurrentes
Créer des factures récurrentes
Si vous avez besoin de programmer des factures récurrentes avec vos clients, il suffit d’utiliser Factures Square.
- Accédez à Factures.
- Cliquez sur l’onglet Séries récurrentes, puis sur Créer une série récurrente.
- Information sur le client : Sélectionnez un client ou saisissez un nouveau nom et une adresse courriel ou un numéro de téléphone.
- Détails de la facture : Ajoutez des détails personnalisés à la facture, comme un titre, un nº de facture personnalisé pour qu’elle concorde avec celle de vos dossiers, un message et une date de service facultative.
- Programmation récurrente : Sélectionnez la fréquence à laquelle les factures récurrentes seront envoyées. Vous pouvez personnaliser la date de début et de fin et la date d’échéance des factures récurrentes.
- Paiements automatiques : Si vous offrez au client d’utiliser les Paiements automatiques avec la carte enregistrée, activez l’option Autoriser les paiements automatiques. Le client a ainsi le choix d’enregistrer sa carte de paiement, sur laquelle chaque facture sera imputée automatiquement et en toute sécurité à la date d’échéance en fonction de la série récurrente.
- Articles : Vous pouvez ajouter des articles à partir de votre catalogue d’articles. Une fois les articles ajoutés, vous pouvez en rajuster la quantité ou ajouter une note ou une taxe afin de les personnaliser. Pour ajouter une remise à la totalité de la facture récurrente, cliquez sur Ajouter une remise.
- Options de paiement : Sélectionnez les modes de paiement que vous acceptez. Activez l’option Autoriser les pourboires afin de permettre aux clients d’ajouter des pourboires à la facture récurrente.
- Enregistrer le mode de paiement : Activez l’option Autoriser le client à enregistrer sa carte afin que vos clients puissent enregistrer leur carte au moment du paiement. Ces options s’appliqueront ainsi aux prochaines factures.
- Communication : Sélectionnez de quelle façon vous souhaitez partager vos factures récurrentes. Pour envoyer les factures par courriel, votre client doit avoir fourni son adresse courriel. Pour les envoyer par texto, vous devez indiquer le numéro de téléphone de votre client. Vous pouvez également ajouter des destinataires supplémentaires.
- Rappels : Si vous souhaitez personnaliser la cadence ou le nombre de rappels que votre client reçoit, sélectionnez Modifier les rappels.
- Plus d’options : Activez l’option Adresse de livraison requise pour vous assurer que le client saisisse une adresse de livraison. Vous pouvez également ajouter une pièce jointe personnalisée ou ajouter des champs personnalisés.
- Une fois terminé, vous pouvez Prévisualiser la facture comme votre client la verra, Enregistrer l’ébauche ou l’Envoyer.
- Lorsque vos clients reçoivent la facture récurrente dans leur courriel, ils peuvent effectuer le paiement en ligne en toute sécurité. Si leur carte était déjà enregistrée, elle sera automatiquement débitée. Les fonds seront déposés selon votre calendrier des transferts.
- Dans le menu de navigation, sélectionnez le symbole +, puis Séries récurrentes.
- Adresser la facture à : Sélectionnez un client existant ou saisissez un nouveau nom et une adresse courriel ou un numéro de téléphone. Activez l’option Adresse de livraison requise pour vous assurer que le client saisisse une adresse de livraison.
- Articles : Vous pouvez ajouter des articles à partir de votre catalogue d’articles. Une fois les articles ajoutés, vous pouvez en rajuster la quantité ou cliquer sur un article pour ajouter une note ou une taxe personnalisée. Activez l’option Demander un pourboire pour offrir au client la possibilité d’ajouter des pourboires à la facture.
- Calendrier des paiements : Sélectionnez la fréquence à laquelle les factures récurrentes seront envoyées. Vous pouvez personnaliser la date de début et de fin, la date d’échéance et la date de service des factures récurrentes.
- Paiements automatiques : Si vous offrez au client d’utiliser les Paiements automatiques avec la carte enregistrée, activez l’option Autoriser les paiements automatiques. Le client a ainsi le choix d’enregistrer sa carte de paiement, sur laquelle chaque facture sera imputée automatiquement et en toute sécurité à la date d’échéance en fonction de la série récurrente.
- Modes de paiement : Sélectionnez les modes de paiement que vous acceptez. Activez l’option Autoriser le client à enregistrer sa carte afin que vos clients puissent enregistrer leur carte au moment du paiement. Ces options s’appliqueront ainsi aux prochaines factures.
- Détails : Ajoutez des détails personnalisés à la facture, comme un titre ou un nº de facture personnalisé pour qu’elle concorde avec celle de vos dossiers. Vous pouvez également ajouter une pièce jointe personnalisée ou ajouter des champs personnalisés.
- Cliquez sur Continuer pour prévisualiser la facture.
- Mode d’envoi : Sélectionnez de quelle façon vous souhaitez partager vos factures récurrentes. Pour l’envoi par courriel, votre client doit avoir fourni son adresse courriel. Pour les envoyer par texto, vous devez indiquer le numéro de téléphone de votre client.
- Rappels de paiement : Si vous souhaitez personnaliser la cadence ou le nombre de rappels que votre client reçoit, sélectionnez Rappels de paiement.
- Une fois terminé, vous pouvez Prévisualiser la facture comme votre client la verra et Envoyer la facture récurrente si tout semble en ordre. Pour l’enregistrer en tant qu’ébauche, cliquez sur « … » dans le coin supérieur droit.
- Lorsque votre client recevra la facture récurrente par courriel, il pourra vous payer en ligne en toute sécurité. Si sa carte était déjà enregistrée, les frais y seront imputés automatiquement. L’argent devrait apparaître dans votre compte bancaire en un ou deux jours ouvrables à compter de la date de traitement.
- Touchez Plus dans la barre de navigation inférieure et sélectionnez Factures, puis Créer une facture.
- Adresser la facture à : Sélectionnez un client dans votre Répertoire de clients ou entrez un nouveau nom et une adresse courriel ou un numéro de téléphone. Vous pouvez entrer jusqu’à neuf destinataires. Activez l’option Adresse de livraison requise pour vous assurer que le client saisisse une adresse d’expédition.
- Articles : Vous pouvez ajouter des articles à partir de votre catalogue d’articles. Une fois les articles ajoutés, vous pouvez en rajuster la quantité ou cliquer sur un article pour ajouter une note ou une taxe personnalisée. Activez l’option Demander un pourboire pour offrir au client la possibilité d’ajouter des pourboires à la facture.
- Calendrier des paiements : Sélectionnez Activer l’option de récurrence pour cette facture > Récurrente. Indiquez à quelle fréquence les factures récurrentes seront envoyées. Vous pouvez personnaliser la date de début et de fin, la date d’échéance et la date de service de la facture.
- Paiements automatiques : Si vous offrez au client d’utiliser les Paiements automatiques avec la carte enregistrée, activez l’option Autoriser les paiements automatiques. Le client a ainsi le choix d’enregistrer sa carte de paiement, sur laquelle chaque facture sera imputée automatiquement et en toute sécurité à la date d’échéance en fonction de la série récurrente.
- Modes de paiement : Sélectionnez les modes de paiement que vous acceptez.
- Détails : Ajoutez des détails personnalisés à la facture, comme un titre ou un nº de facture personnalisé pour qu’elle concorde avec celle de vos dossiers. Vous pouvez également ajouter une pièce jointe personnalisée ou ajouter des champs personnalisés.
- Cliquez sur Continuer pour prévisualiser la facture.
- Mode d’envoi : Sélectionnez de quelle façon vous souhaitez partager vos factures récurrentes. Pour l’envoi par courriel, votre client doit avoir fourni son adresse courriel. Pour les envoyer par texto, vous devez indiquer le numéro de téléphone de votre client.
- Lorsque vous avez terminé, vous pouvez Prévisualiser la facture comme votre client la verra et envoyer la facture récurrente si tout semble en ordre. Pour l’enregistrer en tant qu’ébauche, cliquez sur « … » dans le coin supérieur droit.
- Lorsque votre client recevra la facture récurrente par courriel, il pourra vous payer en ligne en toute sécurité. Si sa carte était déjà enregistrée, les frais y seront imputés automatiquement. L’argent devrait apparaître dans votre compte bancaire en un ou deux jours ouvrables à compter de la date de traitement.
Si vous programmez un paiement récurrent pour une date ultérieure en utilisant la fonction « Carte enregistrée », la carte de votre client sera automatiquement débitée à 10 h (heure de votre fuseau horaire) à la date que vous avez sélectionnée.
Remarque : Si la carte enregistrée par le client est remplacée et qu’une facture récurrente est émise au client, vous devrez modifier cette série de factures de sorte que la nouvelle carte de paiement soit débitée.
Gérer des factures récurrentes
Modifiez, interrompez et gérez une série récurrente à partir de votre tableau de bord Square en ligne, de l’application Factures et de l’application Solution PDV Square.
Gérer une série récurrente
La gestion d’une série récurrente aura une incidence sur toutes les factures récurrentes de cette série.
- Accédez à Factures dans votre Tableau de bord Square en ligne.
- Cliquez sur l’onglet Séries récurrentes.
- Cliquez sur les « … » d’une série récurrente active.
- En sélectionnant Modifier la série récurrente, vous pourrez modifier cette série récurrente.
- En sélectionnant Afficher les factures récurrentes, vous pourrez consulter toutes les factures récurrentes de cette série.
Gérer une facture récurrente
Modifier une facture récurrente n’aura un effet que sur une seule facture. Pour modifier toute la série, suivez les instructions de la section Gérer une série récurrente.
- Accédez à Factures dans votre Tableau de bord Square en ligne.
- Cliquez sur les « … » d’une série récurrente active. L’état des factures récurrentes sera marqué comme Récurrentes et elles respecteront une convention de dénomination dont la séquence ressemblera à celle-ci : 000001-R-0001.
- Pour modifier les détails d’une seule facture, cliquez sur Modifier la facture récurrente.
- Pour annuler une seule facture, cliquez sur Annuler la facture récurrente.
- Pour afficher les détails d’une série récurrente, cliquez sur Afficher la série récurrente.
- Pour dupliquer une seule facture, cliquez sur Dupliquer la facture récurrente.
Gérer une série récurrente
La gestion d’une série récurrente aura une incidence sur toutes les factures récurrentes de cette série.
- Ouvrez l’application Factures Square et touchez l’onglet Factures dans la barre de navigation inférieure.
- Touchez le lien Filtrer : Toutes celles envoyées.
- Faites défiler jusqu’au bas de la liste des filtres et sélectionnez Actives sous Séries récurrentes.
- Touchez une des séries actives.
- Pour modifier les informations de la série récurrente (informations sur le client, articles, mode de paiement, etc.), touchez le lien Modifier dans le coin supérieur droit.
- Pour afficher les factures récurrentes de la série récurrente, cliquez sur le bouton Afficher les factures de la série au bas de la page.
Gérer une facture récurrente
Gérer une facture récurrente n’aura d’impact que sur une seule facture. Pour gérer toute la série suivez les instructions de la section Gérer une série récurrente.
- Ouvrez l’application Factures Square et touchez l’onglet Factures dans la barre de navigation inférieure.
- Touchez une facture récurrente active. Les factures récurrentes respecteront une convention de dénomination dont la séquence ressemblera à celle-ci : 000001-R-0001.
- Pour modifier les informations d’une seule facture (informations sur le client, articles, mode de paiement, etc.), touchez le lien Modifier dans le coin supérieur droit.
- Pour annuler une seule facture récurrente, faites défiler jusqu’au bas de la page et touchez le bouton Annuler la facture récurrente.