Créer et envoyer des estimations de facture
- Aux membres de l’équipe avec les permissions d’accès complet aux factures pour créer, modifier et envoyer des estimations aux clients. Définissez les autorisations dans le Tableau de bord Square.
- Aux abonnés à Factures Square.
À propos des estimations de factures Square
Avec Factures Square, vous pouvez envoyer une estimation à vos clients afin qu’ils puissent l’examiner avant d’acheter des biens ou des services. Une fois acceptée, vous pouvez rapidement convertir une estimation en facture.
Avant de commencer
Les estimations n’apparaissent pas sous forme de transaction dans vos rapports. Il n’y a pas d’argent transféré lors des estimations. Elles sont strictement fournies pour procurer aux clients une idée des coûts et de la portée d’un service avant son exécution.
Pour télécharger un fichier CSV de vos estimations de facturation, cliquez sur Exporter dans la section Estimations de votre Tableau de bord Square.
Créer et envoyer des estimations
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiements (ou Factures et paiements, ou encore Paiements) > Factures > Estimations et sélectionnez Créer une estimation.
- Ajoutez un client nouveau ou existant à partir de votre Répertoire de clients. Vous pouvez également saisir jusqu’à neuf destinataires supplémentaires.
- Saisissez les détails de l’estimation, y compris un message facultatif ou les détails de la pièce jointe. Vous pouvez également ajouter un message personnel facultatif et des pièces jointes.
- Annexez jusqu’à 10 fichiers totalisant 25 Mo. Types de fichier pris en charge : JPG, PNG, GIF, TIFF, BMP et PDF. Ne joignez pas d’informations personnelles confidentielles ou de contenu illégal. Square peut utiliser le contenu que vous téléversez pour contester les rétrofacturations en votre nom.
- Activez l’option Convertir automatiquement l’estimation en facture lorsque le client l’accepte, le cas échéant. Cliquez sur Suivant.
- Ajoutez la date d’échéance et la date de service.
- Ajoutez des articles au moyen de la recherche ou de la lecture du code à barres, puis appliquez les modificateurs, les notes ou les taxes.
- Cliquez sur Ajouter une remise pour ajouter toutes les remises applicables à l’ensemble de la facture.
- Vous pouvez également ajouter des frais d’expédition, le cas échéant.
- Cliquez sur Ajouter un calendrier des paiements pour demander un acompte initial ou partager le solde en plusieurs jalons. Cliquez sur Enregistrer.
- Pour créer une estimation à offres multiples, cliquez sur (+) à côté de Ajouter une offre pour ajouter jusqu’à neuf offres. Cliquez sur Suivant.
- Vérifiez les détails de la facture, y compris les préférences de communication.
- Touchez Envoyer ou Enregistrer comme brouillon.
- À partir de l’écran Accueil, touchez (+) > Envoyer une estimation ou à partir de l’onglet Estimations, touchez (+).
- Ajoutez un client nouveau ou existant.
- Ajoutez un titre d’estimation avec éventuellement un identifiant d’estimation personnalisé, une pièce jointe ou un contrat Square.
- Touchez Convertir automatiquement pour activer l’option Convertir automatiquement l’estimation en facture lorsque le client l’accepte, le cas échéant. Touchez la flèche de retour.
- Touchez Ajouter une estimation.
- Ajoutez les articles ou les remises (le cas échéant).
- Ajoutez un calendrier des paiements pour demander un acompte initial ou pour partager le solde en jalons.
- Ajoutez la date du service (le cas échéant) et la date d’échéance.
- Ajoutez jusqu’à neuf offres pour proposer plus de choix à vos clients, le cas échéant.
- Touchez Prévisualiser et créer.
- Vérifiez les détails de la facture, y compris les préférences de communication.
- Touchez Envoyer la facture ou touchez (•••) pourEnregistrer comme brouillon. Si vous souhaitez programmer la facture récurrente pour une date de début ultérieure, cliquez sur Programmer la facture.
Créer et envoyer des estimations à offres multiples
Factures Square Plus vous permet d’envoyer une estimation avec offres multiples comprenant des groupes d’articles ou de services à des prix correspondants, ce qui permet au client de choisir l’offre qu’il préfère acheter.
Vous pouvez envoyer un minimum de deux offres et un maximum de neuf.
Pour créer une estimation à offres multiples :
Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiements (ou Factures et paiements, ou encore Paiements) > Factures > Estimates.
Cliquez sur Créer une estimation.
Fournissez les informations sur le client et les détails de l’estimation. Cliquez sur Suivant.
Saisissez les détails des paiements et des articles de l’estimation.
Sous Ajouter une option, cliquez sur l’icône (+). Saisissez un titre et une description facultatifs. Vous pouvez également dupliquer ou supprimer l’offre. Cliquez sur Suivant.
Indiquez les options de communication et prévisualisez l’estimation. Cliquez sur Envoyer.
Convertir des estimations
Une fois qu’une estimation est acceptée par le client, vous devez convertir l’estimation en facture afin que le client puisse payer.
Convertir manuellement des estimations
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiements (ou Factures et paiements, ou encore Paiements) > Factures > Estimations.
- À côté de la facture concernée, cliquez sur (•••) pour Modifier, Marquer comme acceptée, Convertir en facture, Convertir en série récurrente, Partager, Annuler, Dupliquer ou Archiver.
À partir de l’application Solution PDV Square, en mode services activé ou de l’application Factures Square :
- Touchez Estimations et sélectionnez l’estimation concernée.
- Touchez Modifier pour modifier ou touchez (•••) pour Convertir en facture, Marquer comme acceptée, Dupliquer, Partager, Annuler ou Archiver.
Convertir automatiquement des estimations
Avec Factures Square Plus, vous pouvez convertir automatiquement une estimation en facture une fois que votre client a accepté votre estimation. Quand une estimation est convertie automatiquement en facture, la facture convertie utilise le même mode d’envoi que l’estimation. Par conséquent, si une estimation est envoyée par texto, la facture convertie automatiquement est également envoyée par texto.
Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiements (ou Factures et paiements, ou encore Paiements) > Factures > Estimates.
Sous Détails de l’estimation, activez l’option Convertir automatiquement l’estimation en facture lorsque le client l’accepte.
Vos préférences de modèle de facture par défaut sont utilisées pour convertir votre estimation en facture. À partir du menu déroulant, vous pouvez modifier les préférences de modèle de facture. Vous pouvez modifier ou créer de nouveaux modèles de facture dans votreTableau de bord Square.
Articles connexes
Gérer les acomptes de factures et les calendriers de paiements
Gérer les modèles de facture et les paramètres de facturation