Gestiona les cancel·lacions de reserves i les polítiques de pagament per avançat
Sobre les polítiques de cancel·lació i de pagaments per avançat
Establir una política de cancel·lació personalitzada, com ara demanar que els clients facilitin una targeta de pagament a l’hora de reservar una cita, t’ajuda a protegir-te en cas que no es presentin. Si un client no es presenta o cancel·la la cita fora de la franja de temps permesa, pots optar per aplicar la política de cancel·lació. Les polítiques de pagament per avançat també ajuden a gestionar el flux de caixa, ja que fan que els clients hagin de pagar per avançat els serveis amb un preu fix quan els reservin en línia.
Abans de començar
Pots cobrar una tarifa de cancel·lació fins a 14 dies després de la cita.
Hi ha un límit de 500 $ si estableixes una tarifa de cancel·lació per cita.
No hi ha manera de poder cobrar un percentatge de la tarifa de protecció contra absències per a tots els serveis.
Quan s’activa la protecció contra absències, la targeta només es reté per a una sola cita i no per a pagaments posteriors.
Els clients tenen l’opció de cancel·lar una cita en qualsevol moment mentre encara estigui pendent.
Pas 1: estableix una política de pagament per avançat.
Per fer una reserva online, pots triar entre tres opcions de pagament:
Sense requisits per fer la reserva: l’opció de reserva predeterminada. No es mostrarà la teva política de cancel·lació durant la reserva ni en les notificacions de les cites.
Reserva amb pagament complet per avançat: aquesta política exigeix que els clients paguin per avançat els serveis de preu fix per poder fer la reserva. Els clients no poden cancel·lar les cites pagades per avançat pel seu compte; tu seràs responsable de la cancel·lació i dels reembossaments quan calgui.
Reserva amb targeta retinguda per protegir-te en cas d’absència: Els clients han d’afegir una targeta de pagament per completar la reserva, a través de la qual podràs cobrar-los l’import indicat si infringeixen la política de cancel·lació. Si vols desar la targeta del client per a altres pagaments, pots seleccionar Desa la targeta quan facis la reserva.
Consulta més informació sobre com Preus de Cites Square.
- Al Tauler de control de Square, ves a Cites > Configuració > Pagaments i cancel·lacions.
- A Pagaments, selecciona la política de pagament corresponent:
- Reserva sense requisits
- Reserva amb pagament complet per avançat
- Reserva amb targeta retinguda per protegir-te en cas d’absència
- Fes clic a Següent.
- Configura els paràmetres en funció de la política escollida i fes clic a Desa.
- Obre l’aplicació de TPV de Cites Square.
- Toca ≡ Més > Configuració > Cites > Pagaments i cancel·lacions.
- Selecciona la política de pagament corresponent:
- Reserva sense requisits
- Reserva amb pagament complet per avançat
- Reserva amb targeta retinguda per protegir-te en cas d’absència
- Configura els paràmetres en funció de la política escollida
- Toca la fletxa enrere
També pots acceptar pagaments per avançat si crees una cita des del calendari i tens la targeta desada del client.
Pas 2: estableix una política de cancel·lació.
A més de la política de cancel·lació, també pots triar fins a quin moment el client pot anul·lar la cita i decidir si li permets cancel·lar-la o modificar-la en línia. Per fer-ho:
Al Tauler de control de Square, ves a Cites > Configuració > Pagaments i cancel·lacions.
A Política de cancel·lació, fes clic a Modifica per establir un temps límit per cancel·lar les cites. El valor mínim és d’una hora i el màxim, de dues setmanes. També pots optar per no establir-ne cap.
Fes clic a Desa.
Activa l’opció Els clients poden modificar o cancel·lar les reserves abans de l’hora límit si vols que ho puguin fer en línia dins de la franja de temps estipulada.
Nota: independentment del temps límit, si no acceptes automàticament les sol·licituds de cita, el client pot cancel·lar-ne una en qualsevol moment abans que s’hagi acceptat. La política de cancel·lació es mostrarà al flux de reserves en línia i a la part inferior dels correus electrònics de confirmació que s’envien als clients.
Pas 3: estableix una política de pagament en cas que els clients no es presentin.
Si la teva política de pagament per avançat permet desar una targeta per si es dona el cas que el client no es presenta i infringeix la teva política de cancel·lació, pots cobrar-li la cita mitjançant la targeta. Tindràs tres opcions de tarifa amb protecció per absència: cobrar una tarifa fixa per cita o per servei, o com a percentatge del preu de cada servei.
Opció 1: estableix una tarifa de cancel·lació fixa per cita.
- Al Tauler de control de Square, ves a Cites > Configuració > Pagaments i cancel·lacions.
- A Pagaments, selecciona Desa una targeta per protegir-te contra les absències > Següent.
- A Pagaments, selecciona Desa una targeta per protegir-te contra les absències > Següent.
- Fes clic al menú desplegable Tipus de tarifa i selecciona Tarifa fixa per cita.
- Introdueix l’import de la tarifa.
- Fes clic a Desa.
- Obre l’aplicació de TPV de Cites Square.
- Toca ≡ Més > Configuració > Cites > Pagaments i cancel·lacions.
- Selecciona Desa una targeta per protegir-te contra les absències.
- Selecciona Tarifa fixa per cita.
- Introdueix l’import de la tarifa.
- Afegeix-hi una política de cancel·lació opcional i toca la fletxa enrere per desar-ho.
Opció 2: estableix una tarifa de cancel·lació fixa per servei.
Cal introduir l’import de la tarifa de cancel·lació per a cada servei del catàleg o no podràs cobrar-ne cap.
- Al Tauler de control de Square, ves a Cites > Configuració > Pagaments i cancel·lacions.
- A Pagaments, selecciona Desa una targeta per protegir-te contra les absències > Següent.
- Selecciona Tarifa fixa per servei.
- Tria els serveis i selecciona Fet.
- Afegeix l’import de la tarifa.
- Selecciona Desa.
- Obre l’aplicació de TPV de Cites Square.
- Toca ≡ Més > Configuració > Cites > * Pagaments i cancel·lacions.
- Selecciona Desa una targeta per protegir-te contra les absències.
- Selecciona Tarifa fixa per servei.
- Toca Desa.
- Tingues en compte les instruccions anteriors del Tauler de control de Square per triar la tarifa de cada servei.
No és possible cobrar un percentatge de la tarifa de protecció contra absències per a tots els serveis.
Opció 3: estableix un percentatge del preu de cada servei.
- Al Tauler de control de Square, ves a Cites > Configuració > Pagaments i cancel·lacions.
- A Pagaments, selecciona Desa una targeta per protegir-te contra les absències > Següent.
- Selecciona Percentatge del preu de cada servei.
- Tria els serveis i selecciona Fet.
- Afegeix un percentatge.
- Selecciona Desa.
- Obre l’aplicació de TPV de Cites Square.
- Toca ≡ Més > Configuració > Cites > Pagaments i cancel·lacions.
- Selecciona Desa una targeta per protegir-te contra les absències.
- Selecciona Percentatge del preu de cada servei.
- Toca Desa.
- Tingues en compte les instruccions anteriors del Tauler de control de Square per triar el percentatge del preu de cada servei.
Vols eliminar un recàrrec per absència?
Pots eliminar un recàrrec per absència en qualsevol moment des del Tauler de control de Square. Per fer-ho:
Al Tauler de control de Square, ves a Cites > Configuració > Pagaments i cancel·lacions.
A Pagaments, selecciona **Desa una targeta per protegir-te contra les absències** > selecciona **Següent**.
Tria el tipus de tarifa que vols eliminar i selecciona la icona de la paperera.
Selecciona **Suprimeix** i **Desa**.
Gestiona les cites cancel·lades i els pagaments anticipats dels clients
If a client requests to cancel or modify an appointment outside of your cancellation cut-off window, you’ll be given the option to enforce your cancellation policy.
Policy enforcement and refunds for canceled services are at your discretion. If you do so, they will receive an email notification, including any note you add, informing them of the appointment cancellation and any resulting fee. Your client will also be reminded of your policy if they attempt to cancel outside of your cancellation window.
Payment cards are charged when you choose to enforce your cancellation policy. Should the card be declined, you’ll need to contact your client for a new payment method.
Canceled appointments are labeled in gray and appointments marked no-show are labeled in red in the client’s record.
When your customers prepay for services from your online booking site, the payments will appear in your Square balance and be transferred to your linked bank account.
If you allow customers to cancel or reschedule appointments online and you accept appointments, clients will only be allowed to cancel or reschedule before appointments are accepted.
If you allow customers to cancel or reschedule themselves online, they will be able to cancel or reschedule a prepaid appointments themselves. However if you also accept or decline appointment requests, after the appointment is accepted, clients won’t be able to cancel or reschedule prepaid appointments online but will have to contact you directly to do so.
Any changes made to a prepaid appointment after it is booked will not be reflected in your reports and will require a manual refund if needed.
If you decline an appointment, a refund will be automatically issued back to the original payment card and your customer will be notified. You can decline an appointment at any time. Refunds for cancellations exceeding 60 days from the date of booking must be issued outside of Square.