Gérer les annulations des réservations et les politiques de prépaiement
À propos des politiques d’annulation et de prépaiement
La mise en place d’une politique d’annulation personnalisée, par exemple en demandant aux clients d’ajouter leur carte de paiement lorsqu’ils demandent un rendez-vous, permet de se protéger en cas d’absences. Si votre client ne se présente pas ou s’il annule après la date limite, vous pouvez décider d’appliquer votre politique d’annulation. Les politiques de prépaiement peuvent également vous aider gérer vos flux de trésorerie en exigeant que les clients paient à l’avance les services à prix fixe lorsqu’ils réservent en ligne.
Avant de commencer
Vous pouvez facturer des frais d’annulation jusqu’à 14 jours après le rendez-vous.
Les frais d’annulation par rendez-vous sont plafonnés à 500 $.
Il est impossible de déterminer des frais de protection en cas d’absence sous forme de pourcentage pour l’ensemble des services.
Lors de l’activation de la protection en cas d’absence, les cartes ne sont conservées que pour un seul rendez-vous et ne sont pas enregistrées dans les dossiers pour les frais futurs.
Les clients ont la possibilité d’annuler un rendez-vous à tout moment lorsque celui-ci est encore en attente.
Étape 1 : définissez une politique de prépaiement
Vous pouvez choisir parmi trois options de paiement pour les réservations en ligne :
Pas besoin de réserver : il s’agit de l’option de réservation par défaut. Les clients ne verront pas vos conditions d’annulation lors de la réservation ni dans les notifications de rendez-vous.
Exiger la totalité du prépaiement : cette politique exige que les clients paient à l’avance les services à frais fixe afin de réserver. Les clients ne peuvent pas annuler par eux-mêmes les rendez-vous prépayés. Vous serez responsable de l’exécution et des remboursements le cas échéant.
Conserver la carte pour protection en cas d’absence : Les clients doivent ajouter une carte de paiement pour terminer leur réservation, qui peut être facturée si votre client ne respecte pas votre politique d’annulation. Si vous souhaitez enregistrer la carte de votre client dans vos dossiers pour les paiements futurs, il peut sélectionner Enregistrer la carte lors de la réservation du rendez-vous.
Apprenez-en davantage sur les Tarification de Rendez-vous Square.
- À partir de votre Tableau de bord Square accédez à Rendez-vous > Paramètres > Paiements et annulations.
- Sous Paiements, sélectionnez la politique de paiement pertinente :
- Aucune obligation de réserver
- Exiger la totalité du prépaiement
- Conserver la carte pour pour protection en cas d’absence.
- Cliquez sur Suivant.
- Configurez les paramètres en fonction de la politique choisie, puis cliquez sur Enregistrer.
- Ouvrez l’application PDV Rendez-vous Square.
- Touchez ≡ Plus > Paramètres > Rendez-vous > Paiements et annulations.
- Sélectionnez la politique de paiement pertinente :
- Aucune obligation de réserver
- Exiger la totalité du prépaiement
- Conserver la carte pour pour protection en cas d’absence.
- Configurez les paramètres en fonction de la politique choisie
- Touchez la flèche de retour
Vous pouvez aussi encaisser le paiement anticipé lorsque vous créez un rendez-vous à partir de votre calendrier si la carte du client est enregistrée.
Étape 2 : définissez une politique d’annulation
Vous pouvez personnaliser votre heure limite d’annulation, votre politique d’annulation et décider si les clients peuvent reporter ou annuler le rendez-vous en ligne. Voici comment faire :
À partir de votre Tableau de bord Square, accédez à Rendez-vous > Paramètres > Paiements et annulations.
Sous Politique d’annulation, cliquez sur Modifier pour définir un délai d’annulation. Vous pouvez choisir entre une heure et deux semaines ou ne définir aucun délai.
Cliquez sur Enregistrer.
Activez Les clients peuvent reprogrammer ou annuler leurs propres rendez-vous avant l’heure limite si vous souhaitez permettre aux clients de le faire.
Remarque : quelle que soit l’heure limite, si vous n’acceptez pas automatiquement les demandes de rendez-vous, un client peut annuler une demande à tout moment avant qu’elle ne soit acceptée. Votre politique d’annulation apparaîtra au cours du processus de réservation en ligne et au bas des courriels de confirmation que recevront les clients.
Étape 3 : définissez une politique de paiement en cas d’absence
Si votre politique de prépaiement inclut la conservation d’une carte en cas d’absence, cette dernière peut être débitée si votre client ne respecte pas vos conditions d’annulation. Vous disposez de trois options de frais de protection en cas d’absence : facturer des frais fixes par rendez-vous, par service ou en pourcentage de chaque service.
Option 1 : déterminez des frais d’annulation fixes par rendez-vous
- À partir de votre Tableau de bord Square accédez à Rendez-vous > Paramètres > Paiements et annulations.
- Sous Paiements, sélectionnez Conserver la carte pour protection en cas d’absence > Suivant.
- Sous Paiements, sélectionnez Conserver la carte en cas d’absence > Suivant.
- Cliquez sur le menu déroulant Type de frais et sélectionnez Frais fixes par rendez-vous.
- Saisissez le montant des frais.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Ouvrez l’application PDV Rendez-vous Square.
- Touchez ≡ Plus > Paramètres > Rendez-vous > Paiements et annulations.
- Sélectionnez Conserver la carte, aucune protection en cas d’absence.
- Sélectionnez Frais fixes par rendez-vous.
- Saisissez le montant des frais.
- Ajoutez des conditions d’annulation facultatives dans le champ et appuyez sur la flèche de retour pour enregistrer.
Option 2 : déterminez des frais d’annulation fixes par service
Un montant de frais d’annulation doit être saisi pour chaque service de votre catalogue, sinon vous ne pourrez pas facturer de frais d’annulation.
- À partir de votre Tableau de bord Square accédez à Rendez-vous > Paramètres > Paiements et annulations.
- Sous Paiements, sélectionnez Conserver la carte pour protection en cas d’absence et Suivant.
- Sélectionnez Frais fixes par service.
- Choisissez le service, puis sélectionnez Terminé.
- Ajoutez un montant de frais.
- Sélectionnez Enregistrer.
- Ouvrez l’application PDV Rendez-vous Square.
- Touchez ≡ Plus > Paramètres > Rendez-vous > *Paiements et annulations.
- Sélectionnez Conserver la carte, aucune protection en cas d’absence.
- Sélectionnez Frais fixes par service.
- Touchez Enregistrer.
- Suivez les instructions du Tableau de bord Square ci-dessus pour choisir les frais pour chaque service.
Il est impossible de déterminer des frais de protection en cas d’absence sous forme de pourcentage pour l’ensemble des services.
Option 3 : définissez des frais qui correspondent à un pourcentage de chaque frais de service
- À partir de votre Tableau de bord Square accédez à Rendez-vous > Paramètres > Paiements et annulations.
- Sous Paiements, sélectionnez Conserver la carte pour protection en cas d’absence et Suivant.
- Sélectionnez Pourcentage de chaque frais de service.
- Choisissez le service, puis sélectionnez Terminé.
- Ajoutez un pourcentage.
- Sélectionnez Enregistrer.
- Ouvrez l’application PDV Rendez-vous Square.
- Touchez ≡ Plus > Paramètres > Rendez-vous > Paiements et annulations.
- Sélectionnez Conserver la carte, aucune protection en cas d’absence.
- Sélectionnez Pourcentage de chaque frais de service.
- Touchez Enregistrer.
- Suivez les instructions du Tableau de bord Square ci-dessus pour choisir les frais pour un pourcentage de chaque service.
Supprimer les frais en cas d’absence
Vous pouvez supprimer les frais d’absence à tout moment à partir de votre Tableau de bord Square. Voici comment faire :
À partir de votre Tableau de bord Square, accédez à Rendez-vous > Paramètres > Paiements et annulations.
Sous Paiements, sélectionnez **Conserver la carte pour protection en cas d’absence** et **Suivant**.
Choisissez le type de frais que vous souhaitez supprimer, puis sélectionnez l’icône de la corbeille.
Sélectionnez **Supprimer** et **Enregistrer**.
Gérer les rendez-vous annulés et les prépaiements des clients
If a client requests to cancel or modify an appointment outside of your cancellation cut-off window, you’ll be given the option to enforce your cancellation policy.
Policy enforcement and refunds for canceled services are at your discretion. If you do so, they will receive an email notification, including any note you add, informing them of the appointment cancellation and any resulting fee. Your client will also be reminded of your policy if they attempt to cancel outside of your cancellation window.
Payment cards are charged when you choose to enforce your cancellation policy. Should the card be declined, you’ll need to contact your client for a new payment method.
Canceled appointments are labeled in gray and appointments marked no-show are labeled in red in the client’s record.
When your customers prepay for services from your online booking site, the payments will appear in your Square balance and be transferred to your linked bank account.
If you allow customers to cancel or reschedule appointments online and you accept appointments, clients will only be allowed to cancel or reschedule before appointments are accepted.
If you allow customers to cancel or reschedule themselves online, they will be able to cancel or reschedule a prepaid appointments themselves. However if you also accept or decline appointment requests, after the appointment is accepted, clients won’t be able to cancel or reschedule prepaid appointments online but will have to contact you directly to do so.
Any changes made to a prepaid appointment after it is booked will not be reflected in your reports and will require a manual refund if needed.
If you decline an appointment, a refund will be automatically issued back to the original payment card and your customer will be notified. You can decline an appointment at any time. Refunds for cancellations exceeding 60 days from the date of booking must be issued outside of Square.