Crea i envia factures
Informació sobre Factures Square
Amb Factures Square, pots enviar un nombre il·limitat de factures, pressupostos o factures recurrents per sol·licitar pagaments de productes o serveis.
Abans de començar
Les factures es poden crear, enviar i gestionar des del Tauler de control de Square, l’aplicació de Factures Square o l’aplicació de TPV Square des d’un dispositiu mòbil compatible.
Si et subscrius al pla Plus de Factures Square, pots enviar factures per lots, accedir a pressupostos amb opcions múltiples, convertir automàticament els pressupostos acceptats en factures, i crear camps personalitzats i plantilles de contingut.
Només pots crear factures per lots al Tauler de control de Square.
Crea i envia una factura
Pas 1: dades de la factura
Primer, afegeix informació sobre el client, la freqüència de les factures i les opcions de pagament. Les factures recurrents programades s’enviaran automàticament al client a les 10:00 del matí (de la teva zona horària) el dia que hagis seleccionat.
- Inicia la sessió al Tauler de control de Square i fes clic a Pagaments > Factures > Factures.
- Pots crear factures úniques, en bloc o recurrents de dues maneres:
- A la pàgina Vista general, fes clic a Envia una factura.
- A la pàgina Factures, fes clic a Crea una factura.
- Afegeix un client nou o existent a la venda. Pots introduir fins a nou destinataris.
- Introdueix els detalls de la factura.
- Opcional: si vols, pots afegir un missatge per al client.
- Selecciona si la factura serà recurrent o només s’enviarà un cop.
- Si tries l’opció Única, hauràs d’indicar-ne la data de venciment i, si vols, la data del servei.
- Si tries l’opció Recurrent, completa les dades recurrents del calendari. Podràs indicar la data d’inici i de venciment de cada factura, la freqüència, el nombre de repeticions o la data final.
- A més, podràs activar l’opció Permet pagaments automàtics amb la targeta desada.
- Ves al Pas 2: Partides.
- Al teu dispositiu compatible, toca (+) i, a continuació, Envia la factura a la pantalla d’Inici o toca Factures al tauler de navegació i, a continuació, (+).
- Si tens plantilles creades, selecciona’n una.
- Afegeix un client a la venda i qualsevol altre destinatari, si escau.
- Ves al Pas 2: Partides.
- Al teu dispositiu compatible, toca ≡ Més > Factures > (+).
- Afegeix un client a la venda i qualsevol altre destinatari, si escau.
- Ves al Pas 2: Partides.
Les plantilles de factures que tinguis creades no estaran disponibles amb TPV Square. Podràs accedir-hi des del Tauler de control de Square o l’aplicació de Factures Square.
Pas 2: partides
Afegeix articles o un import personalitzat a la factura. Per mostrar les descripcions dels articles a les factures, activa l’opció corresponent a Configuració dels rebuts , al Tauler de control de Square.
- Introdueix un import personalitzat, selecciona un article de la col·lecció o crea’n un de nou escrivint al camp de l’article. També pots fer servir un lector de codi de barres connectat per escanejar un article. Consulta com connectar un lector de codis de barres al TPV.
- Quan afegeixis articles, podràs incloure una nota a la factura si vols oferir informació detallada al client sobre l’article.
- Si vols, afegeix un descompte (per article o a tota la factura), impostos (inclosos en el total), despeses d’enviament o costos del servei.
-
Gestiona els ingressos de les factures i els calendaris de pagaments.
- Amb els plans Gratuït i Plus de Factures Square, pots sol·licitar un ingrés basat en un percentatge o un import fix.
- A més, si tens el pla Plus, podràs pagar el saldo en terminis calculats per percentatge o d’un import fix.
- Si no necessites un calendari de pagaments o ja n’has afegit un, ves al Pas 3: Opcions de pagament.
- Introdueix un import personalitzat o selecciona un article de la teva col·lecció.
- Si vols, aplica-hi un descompte.
- Toca Fes que aquesta factura sigui recurrent per seleccionar la freqüència amb què s’enviarà: única o de manera recurrent.
- Si tries l’opció Única, hauràs d’introduir-ne les dates de venciment i d’enviament i, si vols, el dia en què es va proporcionar el servei.
- Si tries l’opció Recurrent, introdueix la freqüència o la data de finalització (Mai, En una data determinada o Després d’un nombre de factures). Si vols, podràs indicar el dia en què es va proporcionar el servei.
- Toca la fletxa enrere per tornar a la factura. Des d’aquí, pots modificar la data de venciment i d’inici de la factura i, si vols, la data en què es va proporcionar el servei.
- A més, podràs activar l’opció Permet pagaments automàtics.
- Ves al Pas 3: Opcions de pagament.
Pas 3: opcions de pagament
Decideix com poden pagar els clients i si vols acceptar propines. Les factures pagades es mostraran a l’historial de transaccions.
Amb els calendaris de pagaments podràs decidir com cobraràs als clients. Pots programar l’ingrés inicial i dividir el saldo restant en diversos pagaments. Consulta més informació sobre com gestionar els ingressos de les factures i els calendaris de pagaments.
- Selecciona les opcions de pagament que vulguis marcant-ne les caselles corresponents:
- Targeta de crèdit o dèbit
- Apple Pay o Google Pay
-
Targetes regal Square
- Si escau, activa l’opció Propines o Permet que el client desi les targetes de pagament.
- Ves al Pas 4: Comunicació.
Pas 4: comunicació
Determina com enviaràs la factura i qualsevol recordatori.
- Choose the preferred communication and reminder options; email, text message, or share link.
- To share a link via email, you can add up to 8 additional recipients and set automatic reminders.
- To share an invoice via text message, confirm that your customer requested an invoice be sent via text and if yes, confirm there is a valid mobile phone number in the customer’s profile.
- Automatic reminders and additional recipients are not supported when you select Text message as a delivery method.
- Along with the invoice, your customers will receive a welcome text message/SMS with instructions to opt-out of receiving messages. 4. To share an invoice via payment link, the invoice and any attached files will not be emailed to your customer, but can be shared via link once it is created.
- Once you’ve selected your communication method, move to Step 5: More options and send below.
- Once you’ve completed the steps in Step 5: More options and send, you’ll see a preview page on the app. Tap Communication to choose your Delivery method: to share by email, text message, or URL manually.
- To share a URL manually, you’ll have the option to manually Copy Link or Share to send from your devices.
- To share a link via email, you can add up to 8 additional recipients and set automatic reminders.
- To share an invoice via text message, confirm that your customer requested an invoice be sent via text and if yes, confirm there is a valid mobile phone number in the customer’s profile.
- Automatic reminders and additional recipients are not supported when you select Text message as a delivery method.
- Along with the invoice, your customers will receive a welcome text message/SMS with instructions to opt-out of receiving messages.
- Tap the back arrow to continue.
- Tap Payment reminders and toggle Send payment reminders on/off. Choose the reminder dates, as needed. Tap the back arrow.
- From here you can Preview PDF, tap (•••) to Save as Draft, or tap Send/Create/Schedule invoice.
Pas 5: més opcions i enviament
Finalment, abans d’enviar la factura, hauràs d’afegir els detalls de l’enviament o de l’acord.
Rebràs una notificació per correu electrònic quan es pagui la factura. Els fons s’ingressaran al compte bancari que hi tinguis vinculat segons el teu calendari.
-
Confirmació de productes i serveis: Activa l’opció Confirmació de productes i serveis i fes clic a Sí o No després de revisar el missatge.
- Així, per pagar les factures, els clients hauran de confirmar que els accepten. Aquesta funció només s’aplica als pagaments finals després de lliurar els productes o oferir els serveis.
- La confirmació apareixerà a la factura pagada com a Acceptada.
-
Enviament: activa l’opció Enviament per crear una comanda amb aquest tipus de tramitació.
- Si escau, marca la casella Sol·licita l’adreça d’entrega perquè el client indiqui on vol rebre els productes o serveis facturats.
- Si l’enviament està habilitat, la comanda s’afegirà a l’Administrador de comandes de Square un cop que el client pagui la factura.
-
Fitxers adjunts: si escau, pots adjuntar fins a 10 fitxers que no superin els 25 MB en total.
- Els formats compatibles són els següents: JPG, PNG, GIF, TIFF, BMP, i PDF. No pengis fitxers amb informació personal confidencial ni contingut il·legal. Square podrà fer servir el contingut que puguis per impugnar qualsevol devolució de pagament en nom teu.
- Camps personalitzats: els subscriptors del pla Plus de Factures Square poden afegir un campo personalitzat per introduir dades que apareixeran a la factura que enviïs al client. Introdueix el títol, el text i la ubicació del camp personalitzat. Fes clic a Desa.
- Després de completar tots els detalls de la factura, fes clic a Previsualitza, Desa com a esborrany, Crea o Programa per a més endavant.
A Detalls, pots configurar les opcions següents:
-
Confirmació de productes i serveis: activa l’opció Confirmació de productes i serveis i toca Sí o No després de revisar el missatge.
- El client haurà de confirmar que accepta els productes i serveis per poder pagar la factura. Aquesta funció només s’aplica als pagaments finals un cop s’hagin lliurat els productes o proporcionat els serveis.
- La confirmació apareixerà a la factura pagada com a Acceptada. - Enviament: activa l’opció Crea una comanda per enviar amb l’opció Sol·licita una adreça d’enviament.
- Sense títol ni núm. de factura personalitzat: toca aquí si vols introduir un títol per a la factura, un número personalitzat i un missatge per al client. Toca Desa.
- Afegeix un fitxer adjunt: tria un fitxer de la col·lecció, fes una foto o adjunta un PDF des del dispositiu.
- Afegeix un camp personalitzat: els subscriptors del pla Plus de Factures Square poden crear camps personalitzats en funció de les necessitats del negoci.
Un cop enllestida la configuració addicional, toca Continua i ves al Pas 4: comunicació.
Crea factures per lots
Amb el pla Plus de Factures Square, t’estalviaràs temps i simplificaràs el procés de facturació mensual enviant per correu electrònic la mateixa factura a diversos clients a la vegada en lloc de crear-ne una d’individual per a cadascun.
- Inicia la sessió al Tauler de control de Square i fes clic a Pagaments > Factures > Factures.
- Hi ha dues maneres de crear factures per lots:
- Des de Vista general, fes clic a Envia una factura per lot.
- A Factures, fes clic a Crea una factura > En bloc.
- Segueix els passos anteriors per preparar una factura.
Pots crear grups de clients als quals cobres el mateix servei de manera periòdica, com ara quotes d’afiliació, per facturar tot el grup alhora.
Descobreix com pots crear grups de clients i filtres des del Tauler de control de Square.
Fes un seguiment de l’inventari i de les vendes
Si fas servir Square per controlar l’inventari, els articles es modificaran un cop que es pagui tota la factura. En pagar l’ingrés no es modificarà el recompte d’articles. Consulta més informació sobre com utilitzar el seguiment de l’inventari a Factures Square.
Les vendes amb factura no es registren als informes fins que se n’hagi pagat l’import íntegre. Les vendes s’atribueixen a la data de pagament de la factura, no al dia en què es va fer l’ingrés ni a la data en què es va enviar la factura.
Gestiona les factures enviades
Un cop hagis enviat una factura, podràs enviar recordatoris de pagament als clients, modificar una factura pendent de pagament, marcar-la com a pagada o cobrar als clients. També podràs cancel·lar-la, duplicar-la, compartir-la, imprimir-la, descarregar-la en PDF o arxivar-la.
- Inicia la sessió al Tauler de control de Square i fes clic a Pagaments > Factures > Factures.
- Al costat de la factura corresponent, fes clic a (•••) i selecciona l’acció corresponent.
- També pots fer clic a la factura per obrir un tauler de visualització ràpida i a Més per seleccionar l’acció corresponent.
- A l’aplicació de Factures Square o de TPV Square, toca Factures a la barra de navegació. A l’aplicació de TPV Square, toca ≡ Més > Factures.
- Selecciona la factura que vols gestionar i toca (•••).
- Tria si vols enviar un recordatori, duplicar-la, compartir-la, cancel·lar-la, arxivar-la o descarregar-la. També pots modificar-la o afegir-hi un pagament.
Accepta el pagament d’una factura
Si el client no paga una factura en línia, pots cobrar-la manualment i marcar-la com a pagada.
- Inicia la sessió al Tauler de control de Square i fes clic a Pagaments > Factures > Factures.
- Tens tres maneres de rebre un pagament des del tauler de control:
a. Al costat de la factura, fes clic a (•••) > Accepta un pagament.
b. Fes clic a la factura i, després, a Més > Marca com a pagada.
c. Fes clic a la factura, desplaça’t fins a Pagaments i fes clic a Accepta un pagament. - Confirma l’import i el mètode de pagament, i decideix si hi vols afegir una nota personal i del client opcionals.
- Fes clic a Cobra.
En cas que hagis sol·licitat una confirmació de productes i serveis al client i cobris la factura sense que s’hagi acceptat la confirmació, aquesta s’eliminarà. Això implicarà la teva renúncia a qualsevol dret per protegir-te en cas de reclamació.
Si reps un pagament total o parcial d’una factura fora de Factures Square (com ara en efectiu, amb un xec o altres), pots marcar la factura com a pagada al Tauler de control. Per fer-ho:
- Inicia la sessió al Tauler de control de Square i fes clic a Pagaments > Factures > Factures. 2. Tens tres maneres de marcar una factura com a pagada des del Tauler de control:
a. Al costat de la factura, fes clic a (•••) > Marca com a pagada.
b. Fes clic a la factura i, després, a Més > Marca com a pagada.
c. Fes clic a la factura, desplaça’t fins a Pagaments i fes clic a Marca com a pagada. - Confirma l’import i el mètode de pagament, i decideix si hi vols afegir una nota personal i del client opcionals.
- Fes clic a Desa.
Des de l’aplicació Factures Square i de TPV Square, pots acceptar un pagament total o parcial amb targeta de crèdit o dèbit (connectant el hardware de Square o amb Tap to Pay on iPhone i Tap to Pay a Android), amb una targeta desada, amb una targeta regal Square i introduint les dades de la targeta manualment.
També pots marcar les factures com a pagades en efectiu, amb una altra targeta regal o un certificat, amb un xec o amb altres mètodes de pagament. No obstant això, l’import registrat només és per a finalitats de seguiment. No rebràs cap ingrés per aquesta transacció.
Per marcar una factura com a pagada totalment o parcialment:
- A l’aplicació de Factures Square, toca Factures a la barra de navegació. A l’aplicació de TPV Square, toca ≡ Més > Factures.
- A Pagaments, selecciona Afegeix un pagament.
- Tria Import restant o Altres imports per marcar un pagament parcial. Toca Següent.
- Tria l’opció de pagament.
- Un cop confirmat el pagament, toca Venda nova per tornar a la factura.