Dépannage lié à l’importation d’un catalogue d’articles
Si vous éprouvez des difficultés à importer votre catalogue d’articles, il se peut que vous rencontriez un problème avec votre feuille de calcul Excel (.xlsx) ou CSV (valeurs séparées par des virgules, .csv).
Dépannage de l’outil d’importation des articles
Format général
Suivez ces conseils de dépannage pour résoudre les problèmes courants liés aux formats de fichiers :
Assurez-vous de disposer de la version la plus récente du modèle dans votre Tableau de bord Square. Pour y accéder depuis votre Catalogue d’articles, cliquez sur Actions > Importer le catalogue > télécharger le modèle.
Veillez à enregistrer le fichier au format .xlsx or .csv. L’outil d’importation d’articles ne fonctionne pas avec les fichiers .xls, .xlsm ou tout autre type de fichier.
Ne modifiez pas le nom du fichier : laissez tel quel celui sous lequel le modèle a été téléchargé.
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Lorsque vous modifiez le modèle, veillez à ne pas effectuer les actions suivantes :
modifier les données de la colonne Jeton
réorganiser les colonnes
supprimer les colonnes vides
Supprimez toutes les virgules du texte que vous avez ajouté au fichier (vous pourrez ensuite les rajouter aux noms, aux descriptions ou aux différentes options de votre article une fois ceux-ci importés dans votre catalogue).
Veillez à ce que chacun de vos articles possède un nom unique.
Les articles et leurs variantes doivent appartenir à la même catégorie et avoir la même description.
Si vous transfert des catalogues d’articles entre les comptes Square ou créez votre catalogue d’articles pour la première fois, les taux de taxe et les options doivent être créés manuellement pour le nouveau catalogue.
Format de fichier d′importation/d′exportation
Square utilise les formats de fichier Excel (.xlsx) et CSV (valeurs séparées par des virgules, .csv) pour l’importation et l’exportation en masse de votre catalogue d’articles et de vos stocks.
Avant d’apporter toute modification à votre catalogue d’articles, exportez-en une copie dans le nouveau format de fichier. Si vous devez revenir à une version précédente de votre catalogue d’articles, vous pouvez annuler une importation d’articles depuis la page Articles de votre Tableau de bord Square en ligne en accédant à Actions > Annuler le catalogue.
Si vous utilisez Annuler le catalogue, cela n’affectera pas les quantités en stock. Cependant, les actions de stocks relatives au suivi des stocks (option à activer/désactiver), aux alertes de stock, au coût unitaire par défaut et aux informations de fournisseur par défaut seront annulées.
Remarque : si vous tentez de transférer des catalogues entre différents comptes, vous devrez suivre des étapes supplémentaires.
Nombre d’articles
L’outil d’importation d’articles peut traiter jusqu’à 30 000 articles en une seule fois. Si vous devez importer plus de 30 000 articles, répartissez-les dans plusieurs fichiers à importer séparément. Lors de l’importation de plusieurs fichiers, ne sélectionnez pas « Remplacer le catalogue d’articles existant », car cela remplacerait les données de votre catalogue d’articles dans Square par celles du nouveau fichier. Si vous rencontrez toujours des difficultés, Nous contacter pour obtenir de l’aide.
Navigateur
Pour de meilleurs résultats, utilisez un navigateur pris en charge, tel que Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari 6 (ou une version ultérieure) ou Microsoft Edge. Si vous rencontrez un problème avec votre navigateur, essayez de suivre ces conseils de dépannage.
Erreurs courantes lors de l’importation d’articles
Si des erreurs sont présentes dans votre feuille de calcul, l’outil d’importation d’articles vous en informera et vous recommandera la démarche à suivre pour les corriger. Voici les scénarios les plus courants que vous pourriez rencontrer :
Si une feuille de calcul ne peut pas être lue, l’outil d’importation d’articles affichera un message d’erreur vous demandant de réexporter un nouveau fichier, puis de réessayer. Toutes les erreurs doivent être résolues avant que vos articles puissent être importés.
Voici les erreurs les plus courantes apparaissant dans le rapport d’erreur
- Le contenu de l’article et celui de la variante ne correspondent pas (par exemple, un article et ses variantes doivent appartenir à la même catégorie).
- Champs obligatoires manquants (par exemple, le nom de l’article).
- Problèmes liés aux ensembles d’options (par exemple, toutes les variantes d’articles utilisant des ensembles d’options doivent avoir à la fois un nom d’ensemble d’options et une valeur d’option).
- Formatage incorrect de la cellule (par exemple, la valeur GTIN doit comporter 8, 12, 13 ou 14 chiffres ; le GTIN ne peut contenir que des chiffres de 0 à 9, pas de caractères spéciaux).
Si une feuille de calcul contient des erreurs simples, l’outil d’importation vous donnera la possibilité de résoudre automatiquement les erreurs et de finaliser votre importation. Les erreurs simples peuvent concerner des articles et des variantes ayant des descriptions différentes, des GTIN ayant une longueur incorrecte, des colonnes de feuille de calcul ne correspondant pas aux attributs Square, etc. Vous aurez le choix d’approuver ou de refuser chaque type d’erreur à résolution automatique.
Si votre feuille de calcul contient des erreurs mineures, l’outil importera autant d’entrées que possible et produira un rapport d’erreur à télécharger. Le rapport affichera la raison de l’erreur pour chaque article qui n’a pas pu être importé afin que vous puissiez corriger ces entrées dans votre feuille de calcul. Modifiez directement le fichier, enregistrez-le et refaites une tentative d’importation pour résoudre les erreurs.
Erreurs d’images associées aux articles
Les images n’ont pas pu être importées via l’outil d’importation d’articles. Lorsque vous importez une image d’article dans votre Solution PDV Square, celle-ci est également mise à jour sur votre site Vente en ligne Square ou dans Square pour détaillants. Pour le moment, il n’est pas possible d’afficher différentes images pour un même article dans Solution PDV Square, Vente en ligne Square ou Square pour détaillants.
Erreurs de SKU
Si vous utilisez le format de fichier CSV et que vous obtenez une erreur SKU, vérifiez le fichier importé pour voir si les données de la colonne SKU sont formatées en notation scientifique (par exemple, « 2,68435E+17 »). Si c’est le cas, procédez comme suit :
Ouvrez le fichier CSV d’importation des articles et sélectionnez la colonne SKU pour que toute la colonne soit en surbrillance.
Effectuez un clic droit sur le nom de la colonne et sélectionnez Formater les cellules.
Sélectionnez Nombre et définissez « 0 » comme nombre de décimales.
Cliquez sur OK.
Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous en vous assurant de choisir le format CSV (valeurs séparées par des virgules).
Cliquez sur Enregistrer.
Importez ce nouveau fichier dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Formatage des SKU
Remarque : les informations suivantes ne s’appliquent que si vous utilisez le format CSV, et non le format Excel (.xlsx) pour l’importation.
Bien que vous puissiez importer les données CSV dans une feuille de calcul, si votre catalogue d’articles contient des SKU, n’ouvrez pas directement le fichier CSV, car certains tableurs (p. ex. Excel, Numbers, etc.) modifient les SKU de manière inattendue. Par exemple, l’éditeur de feuille de calcul peut supprimer les « 0 » non significatifs (par exemple, « 0012345 » deviendra « 12345 ») ou convertir vos SKU en notation scientifique (par exemple, « 12345678999 » deviendra « 1,2346E+10 »).
Nous recommandons de ne pas utiliser de SKU contenant des zéros non significatifs. Vous trouverez ci-dessous quelques astuces pour vous aider à résoudre les problèmes courants de formatage.
Importer les données CSV dans Microsoft Excel
Créez une nouvelle feuille de calcul dans Microsoft Excel.
Sélectionnez Fichier puis Importer dans le menu principal.
Sélectionnez Fichier CSV, puis cliquez sur Importer.
Sélectionnez le fichier CSV exporté depuis votre catalogue d’articles et cliquez sur Extraire les données.
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La fenêtre contextuelle de votre Assistant d’importation s’affiche.
Cliquez sur Suivant et assurez-vous que seule l’option Délimiteur : virgules est cochée, puis cliquez de nouveau sur Suivant.
Faites défiler jusqu’à la colonne SKU (cliquez pour la sélectionner) et définissez le format de données de la colonne sur Texte.
Cliquez sur Terminer. (Voir l’image)
Sélectionnez l’option Nouvelle feuille de calcul et cliquez sur OK pour terminer l’importation.
Si vous éprouvez toujours des difficultés malgré les étapes de dépannage, contact Square Support pour obtenir de l’aide.