予約キャンセルポリシーと前払いポリシーを管理する
キャンセルポリシーと前払いポリシーについて
予約をリクエストする際にお客さまに支払いカードの追加を求めるなど、カスタマイズしたキャンセルポリシーを設定すると、無連絡キャンセルを防ぐことができます。お客さまが来店しなかった場合や規定の期限を過ぎてからキャンセルした場合にキャンセルポリシーを適用できます。前払いポリシーは、お客さまがオンラインで予約する際に固定価格のサービスに対して前払いを求めることで、キャッシュフローを管理するのにも役立ちます。
はじめる前に
キャンセル料を請求できる期間は、当初の来店予定日の14日後までです。
予約ごとのキャンセル料を設定する場合、上限額は500ドルです。
すべてのサービスにおいて価格の割合に基づいた無連絡キャンセル対策手数料を請求する方法はありません。
無連絡キャンセル対策機能を有効にすると、カード情報は1回の予約に対してのみ保存されます。今後の請求のためには保存されません。
予約が保留中の間は、お客さまはいつでも予約をキャンセルできます。
ステップ1：前払いポリシーを設定する
オンライン予約では、次の3つの支払いオプションから選択できます。
予約要件なし：初期設定の予約オプション。予約時や予約通知には、お客さまにキャンセルポリシーは表示されません。
全額前払いを求める：このポリシーでは、固定価格のサービスを予約する際、お客さまに前払いを求めます。前払い済みの予約はお客さま自身でキャンセルできません。キャンセルポリシーの適用や払い戻しの必要が生じた場合は、加盟店さまの責任において対応してください。
無連絡キャンセルに備えてカード情報を保存：予約を完了するためにお客さまは支払いカードの追加が求められるため、お客さまがキャンセルポリシーに違反した場合に、このカードに請求することが可能です。今後のお支払いのためにお客さまのカード情報を保存する場合は、予約時に [カード情報を保存する] を選択します。
詳しくは、Square 予約の料金をご覧ください。
- Square データで、[予約] > [設定] > [支払いとキャンセル] の順にアクセスします。
- [支払い] で、該当する支払いポリシーを選択します。
- 予約要件なし
- 全額前払いを求める
- 無連絡キャンセル対策としてカード情報を保存
- [次へ] をクリックします。
- 選択したポリシーに応じて設定を編集し、[保存] をクリックします。
また、お客さまの保存済みカード情報がある場合は、カレンダーから予約を作成する際に前払いを受け付けることもできます。
ステップ2：キャンセルポリシーを設定する
キャンセルの受付期限やキャンセルポリシーをカスタマイズしたり、お客さまがオンラインで予約変更やキャンセルを行えるように設定したりできます。操作は以下の手順で行います。
Square データで、[予約] > [設定] > [支払いとキャンセル] の順にアクセスします。
[キャンセルポリシー] で [編集] をクリックし、期限を設定します。1時間～2週間の枠から選択するか、「なし」を選択します。
[保存] をクリックします。
お客さま自身でオンラインで予約変更やキャンセルを行えるようにするには、[キャンセル受付期限前にお客さま側で予約変更・キャンセルを行えるようにする] をオンにします。
ご注意：キャンセル受付期限にかかわらず、予約リクエストの自動確定を設定していない場合、予約が確定する前であればお客さまはいつでもリクエストをキャンセルできます。キャンセルポリシーは、オンライン予約画面と、お客さまが受け取る確認メールの下部に表示されます。
ステップ3：無連絡キャンセルの支払いポリシーを設定する
前払いポリシーに無連絡キャンセル対策としてカード情報の保存が含まれている場合、お客さまがキャンセルポリシーに違反した場合にこのカードに請求することが可能です。無連絡キャンセル対策として、3つの手数料オプション（予約ごとに一律料金を請求、サービスごとに一律料金を請求、各サービス料金の割合で請求）があります。
オプション1：予約ごとに一律のキャンセル料を設定する
- Square データで、[予約] > [設定] > [支払いとキャンセル] の順にアクセスします。
- [支払い] で、[無連絡キャンセル対策としてカード情報を保存] > [次へ] の順に選択します。
- [支払い] で、[無連絡キャンセルに備えてカード情報を保存] > [次へ] の順に選択します。
- [手数料の種類] ドロップダウンメニューをクリックし、[予約ごとの一律料金] を選択します。
- 手数料の金額を入力します。
- [保存] をクリックします。
オプション2：サービスごとに一律のキャンセル料を設定する
カタログ内の各サービスにキャンセル料の金額を入力してください。金額が設定されていないと、キャンセル料を請求できません。
- Square データで、[予約] > [設定] > [支払いとキャンセル] の順にアクセスします。
- [支払い] で、[無連絡キャンセル対策としてカード情報を保存] > [次へ] の順に選択します。
- [サービスごとの一律料金] を選択します。
- サービスを選び、[完了] を選択します。
- 手数料の金額を追加します。
- [保存] を選択します。
すべてのサービスにおいて価格の割合に基づいた無連絡キャンセル対策手数料を請求する方法はありません。
オプション3：各サービス料金の割合で手数料を設定する
- Square データで、[予約] > [設定] > [支払いとキャンセル] の順にアクセスします。
- [支払い] で、[無連絡キャンセル対策としてカード情報を保存] > [次へ] の順に選択します。
- [各サービス料金の割合] を選択します。
- サービスを選び、[完了] を選択します。
- [割合] を追加します。
- [保存] を選択します。
無連絡キャンセル料を削除する
無連絡キャンセルの手数料は、Square データからいつでも削除または外すことができます。操作は以下の手順で行います。
Square データで、[予約] > [設定] > [支払いとキャンセル] の順にアクセスします。
[支払い] で、[**無連絡キャンセル対策としてカード情報を保存**] > [**次へ**] の順に選択します。
削除する手数料の種類を選択し、ゴミ箱アイコンを選択します。
[**削除**] > [**保存**] の順に選択します。
キャンセル済みの予約とお客さまの前払いを管理する
If a client requests to cancel or modify an appointment outside of your cancellation cut-off window, you’ll be given the option to enforce your cancellation policy.
Policy enforcement and refunds for canceled services are at your discretion. If you do so, they will receive an email notification, including any note you add, informing them of the appointment cancellation and any resulting fee. Your client will also be reminded of your policy if they attempt to cancel outside of your cancellation window.
Payment cards are charged when you choose to enforce your cancellation policy. Should the card be declined, you’ll need to contact your client for a new payment method.
Canceled appointments are labeled in gray and appointments marked no-show are labeled in red in the client’s record.
When your customers prepay for services from your online booking site, the payments will appear in your Square balance and be transferred to your linked bank account.
If you allow customers to cancel or reschedule appointments online and you accept appointments, clients will only be allowed to cancel or reschedule before appointments are accepted.
If you allow customers to cancel or reschedule themselves online, they will be able to cancel or reschedule a prepaid appointments themselves. However if you also accept or decline appointment requests, after the appointment is accepted, clients won’t be able to cancel or reschedule prepaid appointments online but will have to contact you directly to do so.
Any changes made to a prepaid appointment after it is booked will not be reflected in your reports and will require a manual refund if needed.
If you decline an appointment, a refund will be automatically issued back to the original payment card and your customer will be notified. You can decline an appointment at any time. Refunds for cancellations exceeding 60 days from the date of booking must be issued outside of Square.