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Verifica y distribuye el Formulario W-2 con Nómina Square

¿A quiénes se dirige este artículo?
  • Solo los propietarios de las cuentas pueden presentar los Formularios W-2.
  • Suscriptores al servicio completo de Nómina Square.
  • Acerca del Formulario W-2

    Nómina Square genera y presenta el Formulario W-2 por cada uno de tus empleados en enero correspondiente al año fiscal anterior. Aunque Nómina Square presenta los Formularios W-2 por ti, tú y tus empleados son responsables de confirmar y asegurarse de que la información en ellos sea correcta. Además, cada uno de tus empleados es responsable de presentar su propio Formulario W-2 por separado ante el IRS. 

    Antes de comenzar

    Puedes descargar Formularios W-2 para el personal desde el Panel de Datos Square.

    Review the information on the fields in Form W-2

    • Box a: Employee Social Security Number (SSN).
    • Box b: Employer Identification Number (EIN).
    • Box c: Employer name, address, and zip code.
    • Box e: Employee name.
    • Box f: Employee mailing address.
    • Box 1: Wages, tips, and other compensation — Total calendar year taxable wages, tips, and other compensation paid to the employee.
    • Box 2: Federal Income Tax Withheld — Total calendar year federal income tax withheld from employee wages.
    • Box 3: Social Security Wages — Total calendar year employee wages subject to employee social security tax, not including social security tips.
    • Box 4: Social Security Tax Withheld — Total calendar year employee social security tax withheld, including social security tax on tips.
    • Box 5: Medicare Wages and Tips — Total calendar year employee wages and tips subject to Medicare tax.
    • Box 6: Medicare Tax Withheld — Total calendar year employee Medicare tax withheld
    • Box 7: Social Security Tips — Total calendar year employee tips reported.
    • Box 10: Dependent care benefits — Total dependent care benefits that your employer paid to you or incurred on your behalf (including amounts from a section 125 (cafeteria) plan). Any amount over $5,000 is also included in box 1.
    • Box 11: Nonqualified plans — This amount is reported in box 1 if it is a distribution made to you from a nonqualified deferred compensation or nongovernmental section 457(b) plan.
    • Box 12:
      • D—Elective deferrals to a section 401(k) cash or deferred arrangement. Also includes deferrals under a SIMPLE retirement account that is part of a section 401(k) arrangement.
      • E—Elective deferrals under a section 403(b) salary reduction agreement.
      • G—Elective deferrals and employer contributions (including nonelective deferrals) to a section 457(b) deferred compensation plan.
      • S—Employee salary reduction contributions under a section 408(p) SIMPLE plan.
      • W—Employer contributions (including amounts the employee elected to contribute using a section 125 (cafeteria) plan) to your health savings account.
      • AA—Designated Roth contributions under a section 401(k) plan.
      • BB—Designated Roth contributions under a section 403(b) plan.
      • DD—Cost of employer-sponsored health coverage. The amount reported with Code DD is not taxable.
      • EE—Designated Roth contributions under a governmental section 457(b) plan.
    • Box 13: If the “Retirement plan” box is checked, special limits may apply to the amount of traditional IRA contributions you may deduct.
    • Box 14: Other — Employers may use this box to report information such as state disability insurance taxes withheld.
    • Box 15: State Employer Identification Number. If your state does not impose a state income tax (AK, FL, NV, SD, TN, TX, WY or WA) this box will be left blank.
    • Box 16: State, wages, tips, etc. — Total calendar year state taxable wages, tips, and other compensation paid to the employee.
    • Box 17: State income tax — Total calendar year state income tax withheld from employee wages.
    • Box 18: Local wages, tips, etc. — Total calendar year local taxable wages, tips, and other compensation paid to the employee.
    • Box 19: Local income tax — Total calendar year local income tax withheld from employee wages.
    • Box 20: Locality name.

    Paso 1: Descarga tus Formularios W-2

    Puedes acceder al Formulario W-2 desde el Panel de Datos Square.

    1. Inicia sesión en el Panel de Datos Square y selecciona Personal y nómina > Nómina > Formularios de impuestos.

    2. Ordena por W-2 o filtra por período, nombre del empleado o estado del formulario.

    3. Elige el formulario que desees y selecciona Descargar. También puedes descargar todos los Formularios W-2 para un año fiscal en un archivo .zip.

    4. Extrae el Formulario W-2 del archivo .zip descargado.

    Paso 2: Verifica los datos en el Formulario W-2

    Tú y tus empleados son responsables de asegurarse de que la información en el Formulario W-2 sea correcta. Tienes hasta el 6 de enero de 2025 para revisar los borradores y verificar su exactitud antes de que su presentación y envío, si optaste por enviarlos por correo postal. Te recomendamos revisar los borradores del Formulario W-2 periódicamente durante el año. 

    Los cambios en la información de tus empleados, la información del negocio y las ejecuciones de nómina procesadas se reflejarán inmediatamente al volver a descargar los borradores del Formulario W-2 del año en curso. También puedes obtener más información sobre la verificación de la información del Formulario W-2 al visitar el Sitio web de SSA.

    Asegúrate de revisar cada uno de los siguientes campos en el Formulario W-2 para verificar su exactitud. Puedes verificar la información del empleado desde su perfil de miembro del equipo.

    1. Inicia sesión en el Panel de Datos Square y selecciona Equipo > Miembros del equipo

    2. Selecciona el perfil de un miembro del equipo y selecciona Nómina

    3. En la sección Impuestos, selecciona Editar

    4. Revisa estos errores comunes:

      1. Nombre completo: comprueba si hay nombres mal escritos y evita el uso de apodos o nombres abreviados, títulos antes o después del nombre y cambios de nombre o apellido que no se hayan notificado a la Administración del Seguro Social (SSA).

      2. Número de seguro social (SSN): comprueba si hay números de seguro social (SSN) incorrectos o con errores tipográficos. Los SSN se pueden ver en los borradores del Formulario W-2.

      3. Domicilio: asegúrate de que refleje la dirección actual del empleado. Si optas por el correo en papel, Nómina Square enviará el Formulario W-2 a esta dirección.  

      4. Trabajos y compensación: asegúrate de que su salario sea correcto. 

    5. Haz los cambios necesarios y selecciona Guardar.

    A medida que continúes procesando la nómina durante todo el año, los salarios se actualizarán acordemente en el borrador del Formulario W-2 cuando se envíe o procese el pago y no después de solicitar el proceso de ejecución. Los salarios reflejados en el borrador del Formulario W-2 son una combinación de: ejecuciones regulares de nómina, pagos fuera de ciclo, historial de nómina transferido de un proveedor anterior y beneficios.

    Si recibes un error al intentar actualizar tu información de contribuyente, comunícate con Atención al Cliente de Square. Los cambios en el nombre y los números del contribuyente pueden requerir solución de problemas adicionales.

    Paso 3: Distribuye el Formulario W-2 con Nómina Square

    El personal debe dar su consentimiento para recibir copias digitales de su Formulario W-2, de lo contrario, debes proporcionarles una copia física. Puedes hacer que Nómina Square se encargue del envío, confíguralo en los ajustes de la nómina en el Panel de Datos Square.

    Si optas por enviar a tus empleados una copia física del Formulario W-2 por correo, Nómina Square no reenviará nuevamente el formulario de impuestos si un empleado no lo recibe (debido a un error en su domicilio u otros motivos).

    Si tu empleado tiene una dirección de envío no válida y tu negocio tiene una dirección de envío válida, el Formulario W-2 se devolverá a tu negocio. Entonces, tú serás responsable de proporcionarles la copia de su Formulario W-2.

    Si tu empleado tiene un domicilio erróneo y tu negocio también, eres responsable de descargar los Formularios W-2 y proporcionarlos a tus empleados. En el caso de que el Formulario W-2 de tu empleado sea devuelto a tu negocio, asegúrate de que la dirección fiscal en Nómina Square sea precisa.

     Para solicitar que Square envíe tus formularios por correo, sigue estos pasos:

    1. Inicia sesión en Panel de Datos Square y selecciona Personal y nómina > Nómina > Ajustes.

    2. Activa Enviar Formularios W-2 y 1099 por correo postal.

    Square enviará un formulario de impuestos a las direcciones registradas de todos los empleados que recibieron pagos en el año fiscal anterior.

    Opta por el correo postal antes del 6 de enero de 2025 y haz que Square les envíe los formularios al personal por ti. El formato físico de los Formularios W-2 y 1099-NEC incurre una tarifa de $3 por empleado o contratista.

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