Verificar y distribuir el Formulario W-2 con Nómina Square
Acerca del Formulario W-2
Nómina Square genera y presenta el Formulario W-2 por cada uno de tus empleados en enero por el año fiscal anterior. Aunque Nómina Square presenta los W-2 por ti, tú y tus empleados son responsables de confirmar y asegurarse de que la información en el W-2 sea correcta. Además, cada uno de tus empleados es responsable de presentar su propio W-2 por separado ante el IRS.
Antes de comenzar
Puedes descargar el Formulario W-2 para el personal desde el Panel de Datos Square.
Paso 1: Descargar tus formularios W-2
Puedes acceder al Formulario W-2 desde el Panel de Datos Square.
Inicia sesión en el Panel de Datos Square y selecciona Personal y nómina > Nómina > Formularios de impuestos.
Elige el formulario que desees y selecciona Descargar.
Extrae el Formulario W-2 del archivo .zip descargado.
Paso 2: Verificar los datos en el Formulario W-2
Tú y tus empleados son responsables de asegurarse de que la información en el formulario W-2 sea correcta. Tienes hasta el 4 de enero de 2024 para revisar los borradores y verificar su exactitud antes de que se presenten y se envíen, si optaste por enviarlos por correo postal. Te recomendamos revisar los borradores del Formulario W-2 periódicamente durante el año.
Los cambios en la información de tus empleados, la información del negocio y las ejecuciones de nómina procesadas se reflejarán inmediatamente al volver a descargar los borradores del Formulario W-2 del año en curso. También puedes obtener más información sobre la verificación de la información del Formulario W-2 al visitar el Sitio web de SSA.
Asegúrate de revisar cada uno de los siguientes campos en el Formulario W-2 para verificar su exactitud. Puedes verificar la información del empleado desde su perfil de miembro del equipo.
Inicia sesión en el Panel de Datos Square y selecciona Equipo > Miembros del equipo.
Selecciona el perfil de un miembro del equipo y selecciona Nómina.
En la sección Impuestos, selecciona Editar.
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Revisa estos errores comunes:
Nombre completo: comprueba si hay nombres mal escritos y evita el uso de apodos o nombres abreviados, títulos o tratamientos que se colocan antes o después del nombre, y cambios de nombre o apellido que no se han notificado a la Administración del Seguro Social (SSA).
Número de seguro social (SSN): comprueba si hay números de seguro social (SSN) incorrectos o con errores tipográficos. Los SSN se pueden ver en los borradores del formulario W-2.
Domicilio: asegúrate de que refleje la dirección actual del empleado. Si optas por el correo postal, Nómina Square enviará tu formulario W-2 a esta dirección.
Trabajos y compensación: Asegúrate de que su salario sea correcto.
Haz los cambios necesarios y selecciona Guardar.
A medida que continúes procesando la nómina durante todo el año, los salarios se actualizarán en consecuencia en el borrador del formulario W-2 cuando se envíe o procese el pago, no después de poner en cola la nómina. Los salarios reflejados en el borrador del formulario W-2 son una combinación de: ejecuciones regulares de nómina, pagos fuera de ciclo, historial de nómina transferido de un proveedor anterior y beneficios.
Paso 3: Distribución del formulario W-2 con Nómina Square
El personal debe dar su consentimiento para recibir copias digitales de su formulario W-2, de lo contrario, debes proporcionarles una copia física. Puedes hacer que Nómina Square se encargue del envío, basta configurarlo en los ajustes de la nómina en el Panel de Datos Square.
Si optas por enviar a tus empleados una copia física de su W-2 por correo, Nómina Square no reenviará nuevamente el formulario de impuestos si un empleado no lo recibe (debido a un error en su domicilio u otros motivos).
Si tu empleado tiene una dirección que no es válida y tu negocio tiene una válida, su formulario W-2 se devolverá a tu negocio. Entonces, tú serás responsable de proporcionarle su copia del formulario W-2.
Si tu empleado tiene un domicilio erróneo y tu negocio también, tú serás responsable de descargar los formularios W-2 y proporcionarlos a tus empleados. En el caso de que se devuelva el formulario W-2 de tu empleado a tu negocio, asegúrate de que la dirección fiscal en Nómina Square sea precisa.
Para solicitar que Square envíe tus formularios por correo:
Inicia sesión en Panel de Datos Square y selecciona Personal y nómina > Nómina > Ajustes.
Activa Enviar W-2 y 1099 por correo postal.
Square enviará un formulario de impuestos a las direcciones registradas de todos los contratistas que recibieron pagos en el año fiscal anterior.
Opta por el correo postal antes del 4 de enero de 2024 y haz que Square envíe estos formularios al personal por ti. Las copias en papel de los formularios W-2 y 1099-NEC tienen una comisión de $3 por empleado o contratista.