Cómo crear una factura: cinco maneras sencillas en 2023

Si eres propietario de un pequeño negocio, debes saber cómo crear una factura. Afortunadamente, es bastante sencillo, en especial, si utilizas las herramientas correctas para simplificar el proceso.

Existen distintas opciones para crear una factura. Si nunca emitiste una, muchos servicios cuentan con plantillas de facturas básicas. Si ya emites hace un tiempo y necesitas actualizar el proceso, puedes usar programas de software de facturación para simplificar el proceso a tus clientes y hacer que sea sencillo. Facturas Square te permite crear y enviar facturas profesionales desde la computadora y, ahora, también desde el teléfono. A continuación, enumeramos cinco de las maneras más populares de crear una factura.

1. Cómo crear una factura en Documentos de Google

Documentos de Google ofrece una opción para crear un documento de factura fácil de compartir. Con plantillas que puedes descargar fácilmente, puedes generar una factura en un instante o crear la tuya propia desde cero. Para usar una plantilla de factura de Documentos de Google, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Google y dirígete a Google Drive.
2. Haz clic en el botón “+ Nuevo” y busca Documentos de Google en el menú desplegable. Haz clic en la flecha de la derecha y selecciona “Desde una plantilla”. Se abrirá la página de plantillas.
3. Escribe “factura” en la barra de búsqueda de la página de plantillas. Verás distintas plantillas de facturas en los resultados. Revisa las opciones y selecciona la plantilla que mejor se adapte a tu negocio.
4. Completa la nueva página con la plantilla seleccionada. En los campos personalizados, especifica datos como el nombre, el domicilio, el número de teléfono, el correo electrónico, el logotipo y las condiciones de pago de la empresa y el nombre oficial del beneficiario para cobrar.

2. Cómo crear una factura con un generador de facturas gratuito

Si no usas ninguno de los programas mencionados ni sus plantillas, puedes usar un generador de facturas gratuito. Square y otros pocos servicios de software contables, como QuickBooks, ofrecen muestras de facturas profesionales. Para usar una plantilla de factura gratuita de Square, sigue estos pasos:

1. En la página de plantillas de facturas Square, selecciona el color y formato de archivo para la factura que quieras crear.
2. Ingresa tu dirección de correo electrónico en la ventana emergente. La plantilla se abrirá en una nueva pestaña. Si no ves la ventana emergente con la plantilla inmediatamente, revisa que los ajustes del navegador no bloqueen las ventanas emergentes del sitio web de Square.
3. Agrega los nombres de tu negocio y del cliente, las fechas de envío y de vencimiento, los artículos y los montos en los campos correspondientes.
4. Descarga la factura y envíala al cliente como archivo adjunto.

3. Cómo crear una factura en Microsoft Word

Word ofrece distintas plantillas simples y con un aspecto profesional. Crear facturas de esta manera puede resultar muy útil, en especial, si conoces el programa en detalle. Sin embargo, puede ser un poco engorroso, sobre todo, al momento de cobrar. Imprimir y enviar facturas de papel por correo postal puede llevar muchísimo tiempo.

Incluso si envías un archivo Word por correo electrónico, tienes que pensar cuál es la mejor forma para que los clientes te paguen. En general, esto implica utilizar un sistema de terceros (por ejemplo, una aplicación de pagos en línea), o que te envíen un cheque en papel. Pero, si de todas formas prefieres crear facturas en Word, puedes hacerlo de la siguiente manera:

1. Selecciona una de las plantillas de facturas de Word con la opción Nuevo del menú Archivo.
2. Busca el ícono de factura en el cuadro de diálogo (que suele estar a la izquierda) y selecciona el tipo de factura que mejor se ajuste a tus necesidades.
3. Define un encabezado profesional que tenga la información de contacto de tu negocio: nombre, dirección de correo postal, número de teléfono, correo electrónico y logotipo del negocio.
4. Ingresa la información del cliente (por lo general, debajo y en el lado opuesto a la información de contacto de tu empresa). Asegúrate de incluir el nombre, la dirección de correo postal, el número de teléfono y el correo electrónico del negocio.
5. Incluye un número de factura único, la fecha en la que se emitió la factura y la fecha de vencimiento para el pago.
6. Indica la forma de pago para definir expectativas claras.
7. Enumera los productos o servicios en las líneas de descripción, junto con los cargos por cada uno de ellos. Calcula el total, incluidos los impuestos sobre las ventas y las tarifas de entrega aplicables, entre otros. Es útil indicar el total general en negrita para que se destaque claramente. Luego, descarga la factura.

4. Cómo crear una factura en Microsoft Excel

Excel ofrece distintas plantillas de facturas simples y fáciles de usar según tus necesidades. Sin embargo, es posible que tengas los mismos desafíos de logística que con el envío de facturas creadas con Word.

1. Abre un nuevo libro desde el menú Archivo y busca el ícono de Factura en el cuadro de diálogo (que suele estar a la izquierda).
2. Selecciona el tipo de factura que mejor se ajuste a tus necesidades. Encontrarás desde facturas de producto básicas hasta facturas para distintos tipos de servicios.
3. Completa los campos personalizados con datos como el nombre, el domicilio, el número de teléfono, el correo electrónico y el logotipo de la empresa, el ID del cliente (si corresponde), las condiciones de pago y el nombre oficial del beneficiario para recibir pagos.
4. Asegúrate de incluir un número de factura único, una descripción de los productos o servicios y la información del cliente.

5. Cómo crear una factura en línea con Facturas Square

Facturas Square ofrece plantillas de facturas profesionales listas para usar que puedes emplear para mantenerte organizado y ahorrar tiempo. Todas las facturas están organizadas en un mismo lugar (el Panel de Datos Square) para que te resulte sencillo realizar un seguimiento de qué se pagó y qué está pendiente de pago. Las facturas en línea de Square se pueden personalizar, lo que significa que, por ejemplo, puedes aplicar descuentos (sin tener que hacer cuentas) y agregar un campo personalizado para propinas (si los clientes desearan pagar un pequeño adicional). Incluso, puedes activar la programación de facturas o pagos recurrentes para tener mayor flexibilidad al enviar facturas.

El precio de Facturas Square es claro: apenas un 2.9% más 30 centavos por factura pagada. Si tu cliente paga con una tarjeta de crédito o débito guardada, cuesta 3.5% más 15 centavos. Además, enviar las facturas es muy sencillo, ya que puedes hacerlo directamente desde tu dispositivo móvil o el Panel de Datos Square.

Cómo crear una factura Square en una computadora de escritorio

1. Regístrate para crear una cuenta gratuita aquí.
2. Ve a Facturas en el Panel de Datos Square en línea.
3. Haz clic en Crear factura.
4. Selecciona un cliente de tu Directorio de clientes o ingresa un nuevo nombre y dirección de correo electrónico. Puedes ingresar hasta nueve destinatarios.
5. Agrega la información de la factura y los descuentos, si corresponde.
6. Haz clic en Enviar.
7. Cuando tus clientes reciben la factura por correo electrónico, pueden pagarte de manera segura en línea. Por lo general, el dinero se transfiere a tu cuenta bancaria en uno o dos días hábiles.

Cómo crear una factura Square en la aplicación de facturación

1. Descarga la aplicación Facturas Square en tu dispositivo iOS o Android.
2. Crea una cuenta de Square gratuita o inicia sesión en tu cuenta existente.
3. Pulsa el signo “+” en la barra de navegación y selecciona “Factura”.
4. Pulsa “Agregar cliente” y selecciona un cliente existente de tu Directorio o pulsa “Crear cliente” para ingresar el nombre y la dirección de correo electrónico del cliente.
5. Pulsa “Agregar artículo” para agregar un artículo de tu Surtido de artículos o agrega un importe personalizado.
6. Agrega un mensaje personalizado, configura recordatorios automáticos o solicita un depósito de ser necesario.
7. Pulsa Enviar.
8. Cuando tus clientes reciben la factura por correo electrónico, pueden pagarte de manera segura en línea. Por lo general, el dinero se transfiere a tu cuenta bancaria en uno o dos días hábiles.

Obtén más información sobre la aplicación Facturas Square.