Créer, importer, modifier et désactiver des fournisseurs
À propos de la gestion des fournisseurs
Avec Square pour détaillants Plus, vous pouvez créer, importer, modifier et désactiver votre liste de fournisseurs, et envoyer et réceptionner des bons de commande à partir du Tableau de bord Square.
Avant de commencer
La gestion des fournisseurs est accessible avec l’abonnement Square pour détaillants. Si vous n’avez pas d’abonnement, vous pouvez vous inscrire à un essai gratuit de 30 jours.
Lorsque vous ajoutez un code fournisseur à un article, vous pouvez effectuer une recherche dans le catalogue d’articles par code fournisseur en utilisant :
Barre de recherche : Saisissez le code fournisseur dans la barre de recherche en haut de votre catalogue d’articles.
Filtre de colonne : Cliquez sur (+) pour ajouter des codes fournisseurs aux colonnes du catalogue d’articles.
Gestion des fournisseurs vous permet également de saisir à la fois les UGS et les codes fournisseur. Les UGS vous aident à effectuer des recherches et à constituer votre panier à partir de l’application Solution PDV Square pour détaillants, ainsi qu’à simplifier la réception de stock. L’ajout de l’UGS et du code fournisseur d’un article facilite les correspondances entre les articles du catalogue et les codes de produits utilisés par les fournisseurs. Si un code fournisseur comprend un code à barres, vous pouvez ajouter au stock les commandes reçues à partir de l’application Solution PDV Square pour les détaillants en lisant directement le code fournisseur.
Créer des fournisseurs
Configurez votre liste de fournisseurs pour faciliter le suivi de vos achats et à définir vos coûts avec Square pour détaillants. Vous pouvez ajouter un nouveau fournisseur à votre compte de différentes façons.
- À partir de votre Tableau de bord Square en ligne, accédez à Articles et commandes > Articles > Gestion des stocks > Fournisseurs.
- Cliquez sur Créer un fournisseur.
- Saisissez les informations du fournisseur, puis cliquez sur Enregistrer.
- À partir de votre Tableau de bord Square en ligne, accédez à Articles et commandes > Articles > Catalogue d’articles.
- Sélectionnez Créer un nouvel article.
- Sous Unités, cliquez sur Ajouter un fournisseur.
- Sélectionnez un fournisseur existant ou ajoutez le nom du fournisseur, le coût et le code fournisseur pour l’article en question.
- Cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez créer un nouveau fournisseur dès que vous faites un bon de commande.
- À partir de votre Tableau de bord Square en ligne, accédez à Articles et commandes > Articles > Gestion des stocks > Bons de commande .
- Cliquez sur Créer.
- Sélectionnez un fournisseur existant ou créez un nouveau fournisseur.
- Remplissez les informations restantes sur la commande et les articles, puis cliquez sur Créer ou Enregistrer comme brouillon.
Modifier, filtrer et désactiver des fournisseurs
Vous pouvez facilement et rapidement ajouter un fournisseur par défaut à plusieurs articles en utilisant l’importation en vrac d’un fichier Excel ou CSV à partir du catalogue d’articles. Pour ce faire :
- À partir de votre Tableau de bord Square, accédez à Articles et commandes > Articles > Catalogue d’articles.
- Cliquez sur Actions > Exporter le catalogue. Si aucun stock n’existe pour le moment, vous pouvez sélectionner le modèle de téléchargement.
- Ouvrez le fichier catalog-YYYY-MM-DD-XXXX.xlsx ou .csv enregistré sur votre ordinateur au moyen d’Excel (XLSX) ou d’un autre tableur.
- Ajoutez le fournisseur concerné pour chaque article dans la colonne Nom du fournisseur par défaut. Vous pouvez copier et coller le nom d’un fournisseur existant pour mettre à jour le fournisseur par défaut associé à une variante d’article ou créer directement un nouveau fournisseur.
- Enregistrez le fichier Excel (XLSX) ou .csv modifié sur votre ordinateur.
- Retournez à votre catalogue d’articles.
- Cliquez sur Actions > Importer le catalogue.
- Glissez-déposez le fichier ou cliquez sur Parcourir les fichiers pour le sélectionner manuellement.
- Cliquez sur Suivant pour ajouter des articles ou mettre à jour des articles existants, ou sélectionnez Remplacer l’intégralité du catalogue d’articles pour supprimer tous les articles existants et les remplacer par les articles que vous téléversez. Cliquez sur Suivant.
- Corrigez les colonnes de la page Synchroniser les données, puis cliquez sur Suivant.
- Vérifiez les modifications, puis cliquez sur Confirmer l’importation pour téléverser le nouveau catalogue d’articles.
Si le nom du fournisseur est supprimé d’une cellule, cela supprimera le fournisseur associé à l’article.
Lorsque vous créez un bon de commande avec un fournisseur, les articles ajoutés à la commande seront automatiquement listés sous le catalogue d’articles dans leur profil de fournisseur. Si vous souhaitez mettre à jour ou modifier le catalogue d’articles propre au fournisseur :
- À partir de votre Tableau de bord Square, accédez à Gestion des stocks > Fournisseur.
- Cliquez sur le nom du fournisseur.
- Sélectionnez Catalogue d’articles en haut du profil.
- À cet endroit, vous pouvez modifier le coût unitaire ou le code fournisseur pour chaque niveau de prix.
Lorsque vous filtrez votre catalogue d’articles par fournisseur, seuls les articles fournis par un fournisseur précis ou associés à ce dernier s’afficheront :
- À partir de votre Tableau de bord Square, accédez à Articles et commandes > Articles > Catalogue d’articles.
- Cliquez sur le menu déroulant Tous les fournisseurs.
- Sélectionnez un fournisseur à filtrer.
Remarque : Pour afficher les articles sans fournisseur associé, sélectionnez Fournisseurs manquants.
La désactivation d’un fournisseur le supprimera de votre liste de destinataires lors de la création d’un bon de commande. Apprenez-en plus sur la façon de gérer les bons de commande avec Square pour détaillants.
- À partir de votre Tableau de bord Square, accédez à Articles et commandes > Articles > Gestion des stocks > Fournisseurs.
- À côté du fournisseur, cliquez sur • ••, puis cliquez sur Désactiver. Vous pouvez également cliquer sur le profil du fournisseur, puis sur Désactiver le fournisseur.
- Recliquez sur Désactiver le fournisseur pour confirmer.
Les fournisseurs inactifs ne seront pas disponibles lors de la création d’un bon de commande ni lors de la gestion du coût unitaire des articles. Si vous décidez d’utiliser à nouveau ce fournisseur, vous pouvez toujours le réactiver.