Gérer Factures Square en ligne
Avec Factures Square, vous pouvez envoyer des factures numériques, des séries récurrentes ou des estimations où que vous soyez, par courriel, par texto ou manuellement. Vous pouvez suivre les factures payées et impayées, envoyer des rappels, accepter des paiements et configurer les paramètres de factures en temps réel.
Pour faciliter la gestion des factures, plusieurs option sont proposées dans la section Factures Square du Tableau de bord Square en ligne.
Modifier, annuler ou archiver des factures
- Consultez la section Factures de votre Tableau de bord Square en ligne.
- Cliquez sur ••• à côté de la facture souhaitée.
- Cliquez sur Modifier pour mettre à jour les détails de la facture.
Pour annuler une facture :
- Sélectionnez la facture et cliquez sur ••• > Annuler.
- Choisissez d’informer les destinataires que leur facture a été annulée puis cliquez sur Annuler la facture.
Remarque : Cette action ne peut être annulée.
Pour annuler une série de factures récurrentes :
- Sélectionnez la facture.
- Cliquez sur ••• > Mettre fin à la série > Confirmer.
Une fois le tout confirmé, aucune nouvelle facture ne sera envoyée pour cette série. Les factures en attente s’appliquent toujours.
Vous ne pouvez pas annuler une facture déjà réglée, ni la supprimer de l’historique de vos paiements, mais vous avez la possibilité d’émettre un remboursement pour équilibrer vos comptes. Lorsque vous effectuez un remboursement pour une facture vendue avec une quantité décimale, vous devez rembourser l’article en entier.
Pour votre protection, Square peut à l’occasion annuler une facture s’il y a eu trop de tentatives de paiement infructueuses. Vous pouvez dupliquer la facture annulée et l’envoyer à nouveau à votre client. Comme c’est l’émetteur de la carte et non Square qui refuse les transactions, vous devez vérifier l’identité de votre client. En savoir plus sur les escroqueries potentielles et la façon d’encaisser des paiements par carte en toute sécurité.
Vous pouvez déplacer des factures, y compris des factures annulées et non payées, dans un fichier d’archivage distinct pour vous aider à demeurer organisé et masquer les factures plus anciennes ou moins pertinentes. Pour ce faire, cliquez sur ••• à côté de la facture souhaitée et cliquez sur Archiver.
Pour consulter toutes les factures archivées, cliquez sur Toutes les factures en haut de l’écran et sélectionnez Archiver dans le menu déroulant.
Remarque : L’archivage d’une facture n’aura aucune incidence sur les indicateurs chiffrés pour les rapports ou les rappels définis pour cette facture.
Filtrer les factures
Filtrez et consultez les factures selon leur état à partir du Tableau de bord Square en ligne et de l’application Solution PDV Square. Les filtres comprennent :
| Filtre | Description |
|---|---|
| Envoyée | Factures impayées, en retard, payées, remboursées, annulées et refusées |
| En attente | Factures impayées, en retard et non livrées |
| Payées | Toutes les factures qui ont été payées ou remboursées en totalité ou en partie |
| Paiement en attente | Un état temporaire d’une facture dont le paiement est en cours de traitement. |
| Programmée | Comprend les prochains événements des factures récurrentes qui n’ont pas été envoyées ainsi que les factures standard programmées. |
| Ébauches | Les ébauches de factures qui n’ont pas été envoyées ou programmées |
| Filtre de facture récurrente | Description |
| Active | Les séries récurrentes actives avec les factures programmées |
| Terminée | Les séries récurrentes avec toutes les factures programmées qui ont été envoyées ou une série à laquelle on a mis fin manuellement. |
| Ébauches | Ébauches de factures récurrentes qui doivent être envoyées ou programmées |
Paramètres de facturation
Gérez certains paramètres de facturation à partir du Tableau de bord Square en ligne ou de l’application Factures Square.
Avec Factures Square Plus, vous pouvez personnaliser vos factures à l’aide de modèles de factures ou définir un modèle par défaut à utiliser lors de la création d’une nouvelle facture. Les modèles de facture renseignent automatiquement vos facture. Avec chaque modèle unique, vous pouvez :
- Personnaliser les informations de base : Ajoutez un titre pour la facture et un message qui seront visibles par votre client.
- Enregistrer un message personnalisé par défaut : Ajoutez vos conditions de service, votre politique d’annulation, votre politique de retour ou tout autre message personnalisé à votre facture personnalisée dans le champ Message de votre facture.
- Choisissez vos paramètres de paiement : Choisissez vos paramètres de paiement par défaut pour vos factures, comme les modes de paiement acceptés, l’utilisation d’une carte enregistrée avec une Facture Square et l’ajout d’une option de pourboire.
- Ajouter des notes pour les articles : Ajoutez votre article, sélectionnez Personnaliser et accédez à la section Note. N’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer après avoir sélectionné le prix et les taxes et ajouté une note.
- Partager votre facture : Choisissez le mode d’envoi de la facture à vos clients : par courriel ou manuellement. Vous pouvez également programmer l’envoi de rappels de paiement à vos clients.
- Ajouter des champs personnalisés : Vous pouvez ajouter un champ personnalisé, comme les conditions de service, la politique d’annulation, la politique de retour ou un message personnalisé, à votre facture et en choisir l’emplacement sur le modèle.
Vous pouvez gérer les paramètres d’image de marque de vos factures, la gestion des stocks et la gestion des équipes à partir de votre Tableau de bord Square en ligne.
Si vous utilisez des produits Personnel Square, vous pouvez également permettre aux membres de l’équipe de créer des factures en ligne. Pour ce faire, assurez-vous que l’autorisation d’accès aux factures est activée.
Ajustez les paramètres qui seront appliqués par défaut aux nouvelles estimations : vous pouvez modifier le titre, le message, le mode de livraison ou les paramètres d’envoi et d’expiration. Vous pourrez ignorer ces paramètres au moment de créer une facture.
Dans Notifications, vous pouvez choisir de recevoir une notification dans l’application ou un courriel chaque fois qu’une facture ou une estimation est ouverte, envoyée, modifiée, payée ou annulée, mais aussi quand un rappel est envoyé.
Remarque : Toutes les modifications de paramètres que vous apportez dans le Tableau de bord Square en ligne se font automatiquement sur vos appareils mobiles. Les courriels et notifications poussées seront envoyés seulement aux comptes disposant des autorisations de niveau Propriétaire et Administrateur
Enregistrer le paiement d’une facture
- Accédez à Factures dans le Tableau de bord Square en ligne.
- Sélectionnez ••• > Accepter un paiement.
- Ajoutez un Montant et un Mode de paiement.
- Sélectionnez Facturer.
Quand les clients décident de régler leur facture en personne, vous pouvez accepter les paiements directement à partir de la Solution PDV Square. Découvrez comment
accepter les paiements de factures via l’application Solution PDV Square.
Si vous recevez un paiement pour une facture à l’extérieur de Factures Square, vous pouvez marquer la facture comme payée à partir du Tableau de bord Square en ligne. Pour ce faire :
- Accédez à Factures dans le Tableau de bord Square en ligne.
- Sélectionnez la facture.
- Sélectionnez ••• > Ajouter un paiement.
- Sous Mode, sélectionnez Enregistrer le paiement.
- Choisissez le type de paiement, puis sélectionnez Confirmer.
Remarque : Aucuns frais de traitement ne s’appliquent quand vous enregistrez le paiement d’une facture.
Ajouter des frais de retard à une facture
Vous pouvez définir des frais de retard pour le paiement d’une facture lors de la création d’une nouvelle facture. Cliquez sur Frais de retard sous le montant total de la facture, puis définissez un pourcentage ou un taux fixe et un délai de grâce.
Vous pouvez également appliquer des frais de retard aux factures existantes. Pour ce faire, cliquez sur une facture existante, sélectionnez les trois points, puis Modifier. Ensuite, suivez les mêmes étapes ci-dessus.
Vous pouvez supprimer des frais de retard en cliquant sur le X sur la page de la Nouvelle facture à droite des frais de retard.
Envoyer et gérer les rappels
Consulter le rapport de factures impayées
À partir de la section Rapports, vous pouvez :
Afficher la liste des clients avec des factures impayées.
Afficher le montant total dû par l’ensemble des clients.
Filtrer et rechercher un client particulier.
Afficher le nombre de jours de retard de chaque facture.
Envoyez à vos clients un rappel de paiement du solde impayé.
Consulter une liste filtrée des factures impayées pour un client en particulier.
Ces options facilitent le suivi de votre flux de trésorerie en affichant qui vous doit combien, à partir du même endroit.
Vous pouvez également télécharger vos rapports sous forme de fichier CSV. Pour ce faire, sélectionnez Exporter et un fichier sera téléchargé sur votre ordinateur.