Crear y enviar facturas online con Square
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Con Facturas Square, puedes solicitar pagos de productos o servicios enviando un número ilimitado de facturas, presupuestos o facturas recurrentes. Puedes enviar las facturas donde y cuando quieras usando tu Panel de control en línea, Aplicación Facturas Square o la aplicación TPV Square con dispositivo móvil compatible.
Crear facturas en línea
Sigue estos pasos para crear una factura en el Panel de control en línea de Square:
- Ve a Facturas y haz clic en Enviar una factura.
- Selecciona un cliente del Directorio de clientes o escribe un nombre y una dirección de correo electrónico o un número de teléfono nuevos. Puedes introducir hasta 9 destinatarios.
- Añade un título a la factura (opcional) o modifica el número de factura para que coincida con tus registros.
- Si quieres, incluye un mensaje. También tienes la opción de incluir una fecha de servicio en la factura.
- Elige la frecuencia de la factura. Puedes enviarla como una factura única o recurrente. Cuando crees un grupo de facturas recurrentes, selecciona las fechas de inicio y de finalización, así como la frecuencia de envío y la fecha de vencimiento.
- Elige si quieres enviar de inmediato la factura o en una fecha posterior y la fecha de vencimiento al recibirla o más adelante.
- Añade un artículo nuevo o existente desde la colección de artículos. Para encontrar un artículo existente, búscalo o escanea el código de barras. Consulta más información sobre cómo conectar un lector de códigos de barras.
- Si necesitas descontar un porcentaje o un importe fijo del total de la factura, haz clic en Añadir descuento. Haz clic en Añadir.
- Si procede, haz clic en Añadir coste del servicio para aplicar un coste del servicio que se sumará al importe de la factura, como los gastos de envío o de tramitación. De esta forma, podrás crear un nuevo coste del servicio en el momento de emitir la factura, o seleccionar un coste del servicio existente. En la sección Cuenta y configuración del Panel de control en línea de Square, puedes crear costes del servicio predeterminados. También puedes configurar un coste del servicio variable, que te permite especificar la cantidad o el porcentaje exacto al añadir artículos al carrito.
- Si procede, haz clic en Añadir calendario de pagos para dividir en partes la cantidad total. Puedes solicitar un depósito en porcentaje o en dólares. Nota: Se trata de una función de Facturas Square Plus.
Consejo sobre el calendario de pagos: Solicita una parte de la factura como anticipo y define una fecha de vencimiento distinta para el saldo restante.
- Selecciona el método de pago:
- Si corresponde, en Propinas, haz clic en Permitir a los clientes añadir una propina para ofrecer esa opción en la factura.
- Si corresponde, en Guardar método de pago, marca Permitir al cliente guardar una tarjeta. Así, los clientes tendrán la opción de guardar su tarjeta al pagar la factura. Si la guardan, podrás cobrar las futuras facturas con la tarjeta guardada en lugar de enviar la factura para recibir el pago.
- Puedes compartir la factura por correo electrónico, SMS o manualmente. Nota: Si eliges la opción Manualmente, la factura y los archivos adjuntos no se enviarán por correo electrónico al cliente, pero se podrán compartir mediante un enlace una vez que se cree.
- Si procede, introduce una dirección de correo electrónico en Añadir destinatarios adicionales.
- Elige la frecuencia de los recordatorios de pago de las facturas.
- Si corresponde, haz clic en Solicitar dirección de envío para pedir una dirección a la que enviar los productos o servicios facturados.
- Si procede, sube un archivo adjunto. Nota: Puedes adjuntar hasta 10 archivos y un total de 25 MB. Tipos de archivo compatibles: JPG, PNG, GIF, TIFF, BMP y PDF. No adjuntes información personal confidencial. Square puede usar el contenido que subas para disputar reclamaciones de pago en tu nombre.
- Si corresponde, selecciona Añadir un campo personalizado para introducir datos que se mostrarán en la factura que se presente a tu cliente. Nota: Se trata de una función de Facturas Square Plus.
Antes de enviar tu factura, selecciona Vista previa para saber cómo la verá el cliente. También puedes hacer clic en Guardar como borrador para guardar la versión actual y seguir trabajando en ella después, o usarla como plantilla para crear y enviar otras facturas cuando quieras. Después de consultar la vista previa, haz clic en Enviar.
Enviar y gestionar facturas en línea
Enviar facturas por mensaje de texto os da más flexibilidad y visibilidad tanto a ti como a tus clientes. Antes de comenzar, asegúrate de que haya un número de teléfono válido en el perfil del cliente. Los clientes pueden cancelar las notificaciones por SMS si ya no quieren recibir información sobre su factura por esta vía.
Consulta cómo enviar facturas por mensaje de texto.
Después de crear una factura online, puedes programar una única factura para que se envíe en una fecha futura siguiendo estos pasos:
- Elige si quieres compartirla por correo electrónico, mensaje de texto o manualmente mediante un enlace.
- En el campo Enviar, elige la fecha de envío de la factura y selecciona la fecha de vencimiento del pago.
- Completa la información de la factura y selecciona Programar o Guardar como borrador.
Nota: Si seleccionas Guardar como borrador, la factura programada no se enviará automáticamente. Deberás seleccionar Programar si quieres decidir cuándo se enviará.
Las facturas programadas se enviarán automáticamente al cliente a las 10:00 h (en tu zona horaria) de la fecha que selecciones. Nota: No se puede personalizar la hora de envío de las facturas. Recibirás una notificación por correo electrónico cuando la factura esté pagada, y los fondos se depositarán en la cuenta bancaria que tengas vinculada según tu calendario.
Por el momento, las notificaciones push de las facturas solo se pueden activar en la aplicación Facturas Square.
Para compartir una factura (ya sea online o imprimiéndola) en tu Panel de control en línea de Square, sigue los pasos que se indican a continuación:
- Desde la Vista general de Facturas Square, selecciona Enviar una factura.
- Elige la fecha de vencimiento. En Comunicación, selecciona la opción de envío de la factura Manualmente.
- Completa los datos de la factura y selecciona Crear.
- Selecciona Compartir enlace para compartir manualmente la factura con tus clientes por correo electrónico, SMS o en redes sociales.
- Selecciona Más > Descargar PDF para guardar la factura como PDF o imprimirla para el cliente.
Nota: Por ahora, la opción de imprimir facturas no está disponible en los navegadores móviles.
En la pestaña Facturas, puedes realizar acciones en grupo para seleccionar más de una factura y marcarlas como pagadas, canceladas, archivadas o impresas. También puedes eliminar facturas que tengan el estado de Borrador, pero no las que ya se han enviado o pagado. Una vez que elimines en grupo los borradores de las facturas, no podrás revertir esta acción.
Para completar acciones en grupo, puedes marcar manualmente las casillas de verificación que aparecen junto a cada factura o marcar la del encabezado para seleccionarlas todas. Las acciones en grupo pueden realizarse de una en una.