Créer et envoyer des Factures Square en ligne
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Factures Square vous permet de demander le paiement de biens ou de services en envoyant un nombre illimité de factures, de devis ou de factures récurrentes. Les factures peuvent être envoyées à tout endroit et en tout temps au moyen de tableau de bord Square en ligne, Application Factures Square ou de l’application Solution PDV Square sur un appareil mobile pris en charge.
Créer des factures en ligne
Pour créer une facture à partir de le Tableau de bord Square en ligne :
- Accédez à Factures > et cliquez sur Envoyer une facture.
- Sélectionnez un client dans votre Répertoire de clients, ou saisissez un nouveau nom et une adresse courriel ou un numéro de téléphone. Vous pouvez saisir jusqu’à neuf destinataires.
- Ajoutez un titre de facture ou modifiez le numéro de facture pour que les informations correspondent avec celles de vos dossiers.
- Ajoutez un message facultatif. Vous pouvez également inclure une date de service facultative à votre facture.
- Sélectionnez la fréquence de cette facture. La fréquence d’envoi de la facture peut être définie à Une fois ou Récurrente. Si vous créez une série de factures récurrentes, sélectionnez les dates de début et de fin, ainsi que la fréquence et les dates d’échéance.
- Choisissez l’option Envoyer immédiatement ou à une date ultérieure, puis choisissez si la date d’échéance sera la date de réception de la facture ou une date ultérieure.
- Ajoutez un nouvel article ou un article existant à partir de votre catalogue d’articles. Vous pouvez trouver des articles existants en effectuant une recherche ou en numérisant le code à barres. En savoir plus sur la connexion d’un lecteur de codes à barres.
- Le cas échéant, cliquez sur Ajouter une remise pour appliquer une remise sous forme de montant en dollars ou sous forme de pourcentage du total de la facture. Cliquez sur Ajouter.
- Le cas échéant, cliquez sur Ajouter des frais de service pour appliquer des frais de service qui seront ajoutés au montant de la facture initiale, comme des frais d’expédition ou de manutention. Vous pouvez créer de nouveaux frais de service pendant la création de votre facture ou choisir d’appliquer des frais de service existants. Des frais de service par défaut peuvent être créés à partir de l’onglet Compte et paramètres de votre Tableau de bord Square en ligne. Vous pouvez également configurer des frais de service variables, dont le montant ou le pourcentage exact sera calculé au fur et à mesure de la constitution d’un panier.
- Le cas échéant, cliquez sur Ajouter un calendrier des paiements si vous souhaitez fractionner le solde total en jalons. Vous pouvez demander un acompte correspondant à un pourcentage ou un montant en dollars. Remarque : Il s’agit d’une fonctionnalité de Factures Plus.
Conseil de pro sur les calendriers de paiements : Demandez le paiement d’une partie de votre facture à l’avance et fixez une date d’échéance distincte pour le solde.
- Sélectionnez le mode de paiement.
- Le cas échéant, sous Pourboire, cochez Autoriser les pourboires pour proposer cette option au client sur sa facture.
- Le cas échéant, sous Enregistrer le mode de paiement, cochez Permettre au client d’enregistrer une carte. Si cette option est choisie, le client pourra enregistrer sa carte de paiement au moment de payer la facture. S’il choisit cette option, vous pourrez imputer le montant des futures factures sur la carte enregistrée au lieu d’envoyer la facture pour obtenir le paiement.
- Choisissez de partager la facture par courriel, par texto ou manuellement. Remarque : Si vous sélectionnez Manuellement, cette facture et les fichiers joints ne seront pas envoyés par courriel à votre client, mais pourront être partagés par le biais d’un lien une fois que ce dernier aura été créé.
- Le cas échéant, saisissez une adresse courriel pour Ajouter un ou plusieurs destinataires supplémentaires.
- Choisissez la fréquence des rappels de paiement des factures.
- Le cas échéant, cochez l’option Demander l’adresse de livraison pour demander une adresse d’expédition pour les biens ou les services facturés.
- Ajoutez un contrat Square facultatif pour établir des ententes de service claires avec vos clients.
- Le cas échéant, téléversez une pièce jointe. Remarque : Annexez jusqu’à 10 fichiers totalisant 25 Mo. Types de fichier pris en charge : JPG, PNG, GIF, TIFF, BMP et PDF. Ne joignez pas d’informations personnelles confidentielles ni de contenu illégal. Square peut utiliser le contenu que vous téléversez pour contester les rétrofacturations en votre nom.
- Le cas échéant, Ajoutez un champ personnalisé afin de saisir les données qui apparaîtront sur la facture du client. Remarque : Il s’agit d’une fonctionnalité de Factures Plus.
Avant d’envoyer votre facture, sélectionnez Prévisualiser pour afficher votre facture exactement comme le client la verra. Vous pouvez également cliquer sur Enregistrer comme ébauche pour enregistrer la version courante et y revenir plus tard ou pour la conserver comme modèle à reproduire et à envoyer au moment voulu. Cliquez sur Envoyer après avoir prévisualisé la facture.
Envoyer et gérer des factures en ligne
L’envoi de factures par texto offre la souplesse et visibilité pour vous et pour vos clients. Avant de commencer, assurez-vous que le profil du client comporte un numéro de téléphone mobile valide. Les clients peuvent refuser les mises à jour par texto s’ils ne souhaitent plus recevoir de mises à jour par texto concernant leur facture.
Apprenez comment Envoyer des factures par message texte.
Après avoir créé une facture en ligne, vous pouvez programmer l’envoi d’une facture unique à une date ultérieure en suivant les étapes suivantes :
- Choisissez de partager la facture par courriel, par texto ou manuellement au moyen d’un lien.
- Dans le champ Envoyer, choisissez la date d’envoi de la facture et sélectionnez la date d’échéance du paiement.
- Finalisez la facture et sélectionnez Programmer ou Enregistrer comme ébauche.
Remarque : Si vous sélectionnez Enregistrer comme ébauche, votre facture programmée ne sera pas envoyée automatiquement. Vous devrez sélectionner Programmer pour déterminer le moment de l’envoi.
Les factures programmées seront envoyées automatiquement à votre client à 10 h (dans votre fuseau horaire) à la date que vous avez sélectionnée. Remarque : Il n’est pas possible de personnaliser l’heure d’envoi d’une facture. Vous recevrez un courriel de notification une fois la facture réglée et les fonds seront déposés dans votre compte bancaire lié selon votre calendrier des dépôts.
Pour le moment, les notifications poussées pour les factures peuvent être activées uniquement à partir de l’application Factures Square.
Partagez une facture (soit en ligne ou en l’imprimant) dans votre Tableau de bord Square en ligne en suivant les étapes ci-dessous :
- À partir de la page Aperçu de Vente en ligne Square, sélectionnez Envoyer une facture.
- Choisissez votre date d’échéance. Sous Communication, sélectionnez l’option d’envoi de votre facture manuellement.
- Terminez de remplir la facture et sélectionnez Créer.
- Sélectionnez Partager le lien pour partager manuellement la facture avec vos clients par courriel, par message texte ou sur les médias sociaux.
- Sélectionnez Plus > Télécharger le PDF pour enregistrer la facture en format PDF ou l’imprimer pour votre client.
Remarque : Pour le moment, il n’est pas possible d’imprimer une facture à partir d’un navigateur sur appareil mobile.
À partir de l’onglet Factures, vous pouvez sélectionner plusieurs factures et les marquer en bloc comme étant payées, annulées, archivées ou imprimées. Vous pouvez également supprimer des factures dont l’état est Ébauche. Vous ne pouvez pas supprimer de factures qui ont été envoyées au client ou payées. Une fois que vous avez supprimé en bloc des ébauches de facture, cette action ne peut pas être annulée.
Pour effectuer des actions en bloc, vous pouvez cocher manuellement les cases à côté des factures concernées ou cocher la case dans l’en-tête pour tout sélectionner. Vous pouvez effectuer une action en bloc à la fois.