Cómo aceptar pagos: una guía completa

CONTENIDO

Introducción a la aceptación de pagos
Cinco preguntas frecuentes sobre los pagos
Elegir un PDV
Recibir depósitos
Administrar los recibos
Administrar las facturas
Gestionar las devoluciones de pagos
Aceptar tarjetas de crédito
Aceptar tarjetas con chip EMV
Aceptar pagos móviles (NFC)

INTRODUCCIÓN

Introducción a la aceptación de pagos

Cobrar es la base de cualquier negocio. Pero si estás comenzando, el mundo de los pagos puede parecer un poco abrumador. Y por más que tengas años de experiencia, es importante que estés actualizado a medida que el panorama de los pagos cambia. Pero no te preocupes; en esta guía te explicaremos todo lo que tienes que saber sobre aceptar pagos como propietario de un negocio.

Preguntas frecuentes

Cinco preguntas frecuentes sobre los pagos

1. ¿Cómo acepto pagos?

Para aceptar pagos, necesitarás un sistema de punto de venta (también conocido como PDV). Tu PDV debe ser capaz de manejar efectivo, tarjetas de crédito (especialmente tarjetas con chip) y pagos móviles.

2. ¿Cómo se depositan las ventas?

Tienes que asociar tu cuenta bancaria a tu PDV para que los fondos se puedan depositar. El calendario de depósitos de Square es rápido, normalmente los depósitos se efectúan al siguiente día hábil. Es fundamental que tengas un acceso rápido a tus fondos para asegurarte de que el flujo de caja se mantenga positivo y que tengas dinero disponible para reinvertir en tu negocio.

3. ¿Qué son las devoluciones de pagos?

Las devoluciones de pagos se producen cuando un cliente reclama un cargo a tu negocio con el banco emisor de su tarjeta. Cuando se produce una devolución de pagos, los fondos reclamados se retienen del comercio hasta que se resuelve la situación.

4. ¿Cómo puedo aceptar tarjetas con chip EMV?

Las tarjetas con chip son mucho más seguras que las tarjetas de banda magnética. Se procesan de forma diferente que las tarjetas de banda magnética, por lo que necesitas un lector habilitado para EMV a fin de poder aceptarlas.

5. ¿Cómo puedo aceptar pagos móviles?

Los pagos sin contacto (NFC) son seguros, rápidos y convenientes. Para aceptar pagos móviles como Apple Pay, Android Pay y Samsung Pay, necesitas un lector de pagos equipado con NFC.

ANÁLISIS EN DETALLE

Elegir un PDV

Para aceptar pagos, necesitas un sistema de punto de venta PDV. Un PDV cuenta con el hardware que permite procesar pagos y el software que te permite agregar artículos y cobrar a las personas. Tu sistema de PDV también puede encargarse de enviar fondos a tu cuenta bancaria después de cada venta.

Cuando evalúes tener un PDV para tu negocio, asegúrate de que no solo acepte efectivo, sino también tarjetas de crédito (en especial, las tarjetas con chip, que pronto reemplazarán a las tarjetas de banda magnética) y pagos móviles sin contacto (NFC). Las personas se alejan cada vez más del efectivo y los cheques, y optan por pagar con tarjetas de crédito y carteras móviles.

Tu sistema de PDV debe poder hacer mucho más que simplemente procesar pagos. Busca un PDV con un software que te ayude a administrar tu negocio en su totalidad (cuestiones como informes de ventas, control de inventario, administración de empleados, software de compromiso con el cliente y mucho más). Piensa en tu PDV como un centro de mando para tu negocio. Lee nuestra guía completa de sistemas de PDV para obtener más información.

Recibir depósitos

Para recibir los depósitos de las ventas, tienes que conectar tu PDV con tu cuenta bancaria. Con Square, esto es rápido y sencillo (Aprende cómo asociar tu cuenta bancaria a Square). La verificación de la cuenta bancaria generalmente tarda aproximadamente cinco días (sin contar los fines de semana y los días festivos). Luego, estarás listo para comenzar. Obtén más información sobre cómo conectar tu cuenta bancaria a Square.

La administración eficiente del flujo de caja puede afectar de gran manera en el éxito de tu negocio. Busca un sistema con depósitos confiables y rápidos.

Los depósitos de Square son confiables y rápidos. Con nuestro calendario estándar de depósitos, los fondos generalmente se depositan tan rápido como el siguiente día hábil. Si tu negocio tiene un horario especial, puedes personalizar la hora a la que deseas que se agrupen las transacciones para un depósito diario (esto se llama tu hora del “cierre del día”). Square también ofrece depósitos instantáneos, que te permiten enviar las ventas a tu cuenta bancaria al instante.

Administrar los recibos

Tienes que darles a los clientes un registro de su transacción (u ofrecérselos). Tu PDV debe ser capaz de ocuparse de este aspecto, ya sea mediante una impresora de recibos de papel periférica o mediante recibos digitales. Cada vez más, los negocios y los clientes consideran que los recibos digitales (es decir, los que se envían por correo electrónico o por mensaje de texto) son el tipo de confirmación de pago preferido. Los recibos digitales permiten ahorrar papel y son mucho más prácticos. Además, es mucho más sencillo realizar su seguimiento (porque, seamos sinceros, los recibos en papel a menudo terminan en la basura).

Los recibos han experimentado una revolución en los últimos años. Los recibos digitales son prácticos y pueden ofrecer funciones como comentarios.

Además de todos los detalles de la venta (incluidos los impuestos, las tasas o los descuentos), los recibos deben incluir la información de contacto y el nombre de tu negocio. Los recibos digitales Square (que puedes enviar directamente al cliente por correo electrónico después de realizar una venta) también incluyen otras ventajas, como un lugar en el que los clientes pueden enviar rápidamente comentarios sobre su experiencia. Conoce todas las funciones de los recibos Square aquí.

Administrar las facturas

Si estás en el sector de los servicios, es probable que tengas que crear y enviar facturas para que te paguen. Al igual que con los recibos, puedes optar por el papel o por las facturas. En las facturas, asegúrate de incluir la información de tu negocio (nombre, dirección de correo electrónico, dirección física, número de teléfono), la información del cliente (nombre completo y dirección), el número de la factura (para tus registros), la fecha y las condiciones (en donde figure específicamente el periodo en el que esperas recibir el pago), el precio y la descripción de los artículos (al igual que la cantidad), y los impuestos, las tasas y los descuentos. En algunos sectores, es posible que haya que agregar más información en las facturas (los profesionales médicos probablemente quieran agregar códigos de procedimiento a efectos del seguro, por ejemplo).

Las facturas son una extensión de tu marca y la plantilla correcta puede ayudarte a establecer una sensación de confianza y profesionalidad.

Al igual que con los recibos, el uso de facturas digitales permite optimizar el proceso. Square cuenta con plantillas de facturas profesionales listas para utilizar que puedes enviar a los clientes por correo electrónico. A partir de allí, pueden pagarte con un solo clic. También puedes dar seguimiento a todas tus facturas en un lugar en tu Panel de Datos Square y organizarlas por pagadas y pendientes de pago.

Gestionar las devoluciones de pagos

Las devoluciones de pagos se producen cuando un cliente reclama un cargo en su estado de cuenta con el banco emisor de su tarjeta. Las personas reclaman cargos por distintos motivos. Tal vez no reconozcan el cargo o sientan que los servicios no estuvieron a la altura de lo publicitado. Sea cual sea la razón, todo este asunto es un fastidio. Cuando se produce una devolución de pagos, los fondos reclamados se retienen del comercio hasta que el emisor de la tarjeta resuelve la situación y decide qué hacer. “Resolver la situación” puede ser complicado, lento y requerir tiempo, ya que implica mucho papeleo y documentación.

Square cuenta con expertos en reclamos para ayudarte con las devoluciones de pagos y responder tus preguntas. Te guiaremos en todo el proceso, gracias a nuestra experiencia en el sector para aconsejarte sobre los documentos que te harán tener más posibilidades de ganar el reclamo. Y nuestro Panel de Datos de Reclamos te ayudará a enviar la documentación, a realizar un seguimiento de los reclamos activos y a eliminar posibles horas de conversaciones telefónicas con el banco del titular de la tarjeta.

Aceptar tarjetas de crédito

Si no aceptas tarjetas de crédito, es probable que te pierdas posibles ventas. Los clientes llevan cada vez menos efectivo y la molestia de tener que encontrar un cajero automático cercano puede ser suficiente para que renuncien a una compra. Estas son más razones por las que tiene sentido aceptar tarjetas de crédito en tu negocio:

Los pagos han atravesado varios cambios (incluido el cambio a tarjetas con chip EMV y la introducción de pagos sin contacto como Apple Pay).

Mejoras tu flujo de caja

¿Por qué emitir una factura y luego esperar junto al teléfono a que alguien llame, o peor aún, empiece a perseguir esa factura sin pagar? Los pagos con tarjeta son rápidos y seguros, y se pueden depositar directamente en tu cuenta bancaria tan rápido como el siguiente día hábil. Eso significa que tendrás acceso a tus fondos rápidamente para poder reinvertirlos en tu negocio y equipo.

Atraes a más clientes

Las personas buscan la comodidad. Y si solo llevan tarjetas, puede que te pasen por alto y opten por la competencia. Aceptar tarjetas de crédito garantiza que tus clientes tengan la mejor experiencia posible. A su vez, esto puede hacer que recomienden tu negocio a sus amigos.

Tus clientes gastan más

Las personas suelen gastar más cuando realizan pagos con tarjeta. De hecho en un estudio reciente se descubrió que las personas gastan entre un 12% y un 18% más cuando utilizan tarjeta de crédito en lugar de efectivo. Esto se traduce en más ventas impulsivas en el mostrador.

Infundes un sentimiento de confianza

Si en la caja registradora tienes los logotipos de las principales tarjetas que aceptas, es probable que eso infunda una sensación de confianza en la gente.

No tienes que lidiar con los cheques rebotados

Las transacciones con tarjeta de crédito están sumamente controladas para reducir el riesgo de fraude. Square supervisa cada una de las transacciones, desde el deslizamiento hasta el pago, para asegurarse de que los vendedores no tengan que lidiar con ningún dolor de cabeza (mayor o menor).

No tienes que invertir mucho dinero

Incluso si tienes un presupuesto muy reducido, es fácil configurar la aceptación de tarjetas de crédito. Square ofrece lectores de tarjetas de crédito asequibles con una comisión competitiva de solo 2.6% + 10¢ por transacción.

Aceptar tarjetas con chip EMV

Las tarjetas de banda magnética (lamentablemente anticuadas y susceptibles de fraude) van a desaparecer. En su lugar, los bancos están emitiendo ahora tarjetas con chip EMV, que están equipadas con un diminuto chip informático. La información en el chip cambia constantemente, lo que dificulta enormemente que un estafador pueda extraer algo significativo.

El procesamiento de las tarjetas EMV también es mucho más seguro. Las tarjetas de banda magnética divulgan la información bancaria a la terminal de pago tal y como aparece en la tarjeta. Por otro lado, las tarjetas con chip se comunican con la terminal de pago en un lenguaje cifrado para asegurarse de que nada parezca fuera de lugar. El EMV, que ha sido el estándar de procesamiento de tarjetas de crédito en la mayoría de los países durante décadas, ha demostrado ser eficaz para frenar ciertos tipos de fraude.

Si bien no hay ninguna ley que exija a los negocios aceptar tarjetas con chip, es aconsejable prepararse para hacerlo por dos motivos. En primer lugar, es la forma más segura de procesar transacciones con tarjeta de crédito. En segundo lugar, el 1 de octubre de 2015 entró en vigor algo llamado cambio de responsabilidad. Los negocios que no están preparados para aceptar tarjetas con chip pueden ser responsables de ciertos tipos de transacciones fraudulentas (mientras que antes los bancos asumían ese costo).
Puedes obtener más información sobre el cambio de responsabilidad en nuestra Guía sobre el cambio de responsabilidad.

Para aceptar EMV en tu negocio, necesitas un nuevo lector equipado con EMV. Las tarjetas con chip se procesan de una forma diferente que las tarjetas de banda magnética. Se introducen verticalmente (con la parte del chip hacia abajo) en lugar de deslizarlas horizontalmente. Nos gusta llamarlo chip and dip (insertar chip). El Square Reader sin contacto y con chip acepta EMV. También acepta pagos NFC como Apple Pay.

Prepara tus sistemas de pago para el futuro y asegúrate de poder aceptar tanto tarjetas con chip EMV como lo último en pagos sin contacto.

Aceptar pagos móviles (NFC)

Pronto, cada vez más clientes querrán pagar “sin contacto” a través de sus dispositivos móviles. Los pagos sin contacto (NFC) no requieren ningún contacto físico entre el dispositivo y el lector de pagos: los clientes solo tienen que acercar o mantener su dispositivo sobre el lector para pagar. Los ejemplos más populares de soluciones de pago sin contacto son Apple Pay, Android Pay y Samsung Pay.

Los pagos NFC son tan seguros como los de EMV. El proceso cuenta con varias capas de seguridad para proteger tu información bancaria. Los datos reunidos mediante una transacción NFC están codificados y son dinámicos, es decir, cambian constantemente. Esto significa que la información de la cuenta almacenada en tu dispositivo no se puede clonar ni convertir en algo valioso para los estafadores. Además, Apple Pay está protegido por Touch ID, que es la tecnología de huellas dactilares de Apple. Para iniciar una transacción con Apple Pay, tienes que desbloquear el teléfono con tu huella dactilar. Por lo tanto, incluso si te robaran el dispositivo, nadie podría acceder a tu información. (Esta es la razón por la que Apple Pay solo funciona con los modelos más recientes de iPhone, los cuales están equipados con Touch ID). Puedes obtener toda la información sobre Apple Pay en nuestra completa Guía sobre Apple Pay.

A diferencia de las transacciones EMV, que pueden ser bastante lentas, los pagos sin contacto son extremadamente rápidos (tardan apenas unos segundos en procesarse). Y como no hay que sacar la cartera para pagar, son mucho más cómodos. Así que, para ofrecer la mejor experiencia posible al cliente (y asegurar tu negocio), es una buena idea prepararte para aceptar tanto los pagos NFC como los EMV.